ลูกน้องที่ดีต้องช่วยปิด Loop ให้หัวหน้า

หนึ่งในช่วงเวลาที่ทำให้หัวหน้าเป็นกังวลได้มากที่สุด ก็คือหลังจากสั่งงานลูกน้องไปแล้ว

น้องเค้าเข้าใจเราใช่มั้ย น้องเริ่มทำไปแล้วรึยัง น้องติดอะไรรึเปล่า น้องจะทำงานเสร็จเมื่อไหร่

ความกังวลทั้งหลายแหล่นี้ผมขอเรียกมันว่า Loop หรือความคิดที่เวียนวนอยู่ในหัวสมองของหัวหน้า

เมื่อสั่งงานก็จะมี Loop เกิดขึ้นมา เมื่องานนั้นเสร็จเรียบร้อยดี ก็จะถือเป็นการ Close the Loop และหัวหน้าก็จะเลิกกังวลเรื่องนั้น

ยิ่งตำแหน่งสูงขึ้น ก็ยิ่งมีการมอบหมายงานยิ่งขึ้น ยิ่งสั่งงานเยอะ Open Loops ก็ยิ่งเยอะ (เติม s ให้ด้วย)

การมี Open Loops เยอะๆ เป็นสิ่งที่กัดกินใจหัวหน้ามาก จนบางทีก็อดไม่ได้ ต้องลงไปทำหรือลงไปจี้เอง เพราะถ้าน้องทำงานช้า ทำไม่เสร็จ หรือทำผิด หัวหน้าก็ต้องรับผิดชอบอยู่ดี

ทุกคนในองค์กรมีหัวหน้า แม้กระทั่ง CEO ก็มีบอร์ดเป็นหัวหน้า

ดังนั้นเราต้องคิดเสมอว่าเราจะช่วยปิด Loop ให้หัวหน้าได้อย่างไร

Loop นั้นจะปิดได้ถาวรก็ต่อเมื่อเราทำงานชิ้นนั้นเสร็จเรียบร้อยแล้ว

แต่เราสามารถช่วยหัวหน้า “ปิด Loop ชั่วคราว” ด้วยการสื่อสารกับหัวหน้าอย่างสม่ำเสมอ

เช่นถ้ากำลังถกงานกันอยู่ ก็ควรจะถกงานในห้อง Slack/MS Teams/LINE ที่มีหัวหน้าอยู่ด้วย เขาจะได้รู้ว่าเราไม่ได้ลืมและกำลังผลักดันงานชิ้นนี้อยู่นะ และถ้าเรากำลังไปผิดทาง เขาจะได้ช่วยเบรคและตั้งลำให้เราใหม่

ถ้าหัวหน้าเราไม่ได้อยากอ่านที่เราคุยกัน เราก็อาจจะสรุปให้เขาฟังซักสัปดาห์ละครั้งว่างานที่หัวหน้ามอบหมายมาแต่ละชิ้นไปถึงไหนแล้ว เขาจะได้มั่นใจว่าเราไม่ได้ตกหล่นเรื่องอะไรไป

แต่ถ้ามีงานไหนที่สำคัญและเร่งด่วน ผมแนะนำว่าให้อัพเดตหัวหน้าบ่อยๆ แม้กระทั่งจะยังไม่มี progress มากนักก็ควรบอกหัวหน้า เขาจะได้รู้ว่าเรากำลังใส่ใจในสิ่งที่สำคัญสำหรับเขา

เมื่อเรามี status updates ให้หัวหน้าอย่างสม่ำเสมอ หัวหน้าก็จะไม่กังวล และเอาเวลาไปทำอย่างอื่นที่มีคุณค่าต่อทีมได้

วิธีวัดง่ายๆ ว่าเราปิด Loop ให้หัวหน้าได้ดีพอรึยัง คือดูว่าเราโดนหัวหน้าตามงานบ้างรึเปล่า

ถ้าหัวหน้ายังต้องเอ่ยปากถาม แสดงว่าเรายังปิด Loop ไม่ดีพอ

มองให้มันเป็นเกมที่เราอ่านใจหัวหน้า และชิงบอกหัวหน้าก่อนที่เขาจะถาม

หัวหน้าจะได้ไม่กังวล และนึกนิยมเราอยู่ในใจครับ

ช่วงนี้งานที่บริษัทกำลังสนุก เพราะมีโปรเจกต์ใหม่ๆ เกิดขึ้นมากมาย

หลายคนเลยต้องรับบทหนักหน่อย น้องจูเนียร์ในทีมบางคนต้องทำงานที่ไม่เคยทำมาก่อน ทั้งยังเป็นงานที่กดดันพอสมควร แต่ผมมองว่านี่คือโอกาส เพราะงานที่น้องได้ทำมี visibility สูง คือผู้บริหารมองเห็น ถ้าทำได้ดีเขาจะจำชื่อเราได้ ถ้าทำได้ไม่ดีเขาก็จะจำชื่อเราได้เหมือนกัน เข้าข่ายพลิกโอกาสให้เป็นวิกฤติ

ผมเลยฝากหัวหน้าเขาไปบอกน้องว่า “คิดแบบซีเนียร์แล้วจะได้เป็นซีเนียร์”

คืองานมารออยู่ตรงหน้าแล้ว ทำให้สุดฝีมือ แล้วทางที่เขาจะได้เติบโตในองค์กรนี้ก็จะเปิดกว้างขึ้น

ผมเคยเขียนบทความ “ข้อแนะนำสำหรับคนอยากเป็นซีเนียร์” เอาไว้ดังนี้

• ทำงานของตัวเองให้ดี (Do your job well)
• ทำให้มากกว่าที่ขอ (Go the extra mile)
• ทำโดยไม่ต้องให้ใครมาบอก (Be proactive)
• ขยันอย่างฉลาด (Work hard & work smart)
• เป็นคนไว้ใจได้ (Be reliable)
• กล้าแสดงความคิดเห็น (Speak up)
• พร้อมช่วยเหลือคนอื่นเสมอ (Be there when someone needs you)
• เป็นแบบอย่างที่ดี (Be a role model)
• ผูกพันกับองค์กร (Be an engaged employee)
• คิดเหมือนเราเป็นเจ้าของบริษัท (Think & act like the owner)

ถ้าทำได้ครบทุกข้อ มันจะเข้าข่ายหนังสือของ Cal Newport ที่ชื่อว่า “So good they can’t ignore you.” คือเก่งเสียจนผู้ใหญ่อยู่เฉยไม่ได้ ต้องทำอะไรบางอย่างเพื่อตอบแทนพนักงานคนนั้น

แน่นอนว่าไม่ใช่ทุกองค์กรจะตอบแทนคนทำงานดี ไม่มีอะไรการันตีว่าโลกนี้จะแฟร์กับเรา

แต่สิ่งหนึ่งที่แฟร์เสมอ คือใครทำคนนั้นก็ได้ ทั้งทักษะและทัศนคติที่จะติดตัวไปตลอดชีวิตการทำงานและชีวิตส่วนตัว

คิดแบบซีเนียร์แล้ว(อาจ)จะได้เป็นซีเนียร์

ส่วนใครที่คิดแบบจูเนียร์ก็จะได้เป็นจูเนียร์ต่อไปครับ

เทคนิคหนึ่งที่ผมเริ่มทำในช่วงปิดสงกรานต์ คือการกลับมาเขียน To Do List

จริงๆ แล้ววันหยุดไม่ต้องเขียน To Do List ก็ได้ เพราะไม่มีอะไรให้ทำมากขนาดนั้น แต่เมื่อทำแล้วพบว่ามีประโยชน์ เลยอยากมาเล่าให้ฟัง

“เขียน To Do List ลงกระดาษด้วยลายมือบรรจง” มีสามองค์ประกอบ

1. เขียน To Do List – เป็นการสร้างเจตนาและจุดมุ่งหมายว่าวันนี้ – หรือ 10 นาทีต่อจากนี้ – เราจะทำอะไรบ้าง มันช่วยให้เรามีทิศทางที่เราจะมุ่งไป เป็นเหมือน GPS ที่ช่วยให้เราไม่หลงไปกับ distractions ต่างๆ

2. ลงกระดาษ – หลายคนใช้ To Do List app หรือจดลงคอมพิวเตอร์ ซึ่งมีประโยชน์ตรงที่เรา capture ทุกอย่างที่เข้ามาในหัวได้ (ตามแบบฉบับ Getting Things Done ของ David Allen) แต่ผมค้นพบว่าการเขียนลงกระดาษอีกครั้งช่วยให้สิ่งที่เราจะทำมันจับต้องได้มากกว่า และมีปริมาณที่สมเหตุสมผลมากกว่า เพราะกระดาษนั้นมีพื้นที่จำกัด ไม่เหมือน application ที่เขียนอะไรได้ไม่จำกัด ซึ่งไม่สอดคล้องกับ finitude ในตัวเรา

3. ด้วยลายมือบรรจง – ผมเป็นคนลายมือหวัดเป็นทุนเดิม เวลาเขียน To Do List ความคิดมักจะโลดแล่นเลยทำให้เขียนแต่ละเรื่องแบบเร็วๆ และอ่านยาก แต่ผมค้นพบว่าการเขียนแต่ละข้อให้ช้าลง มี verb+object ชัดเจน ด้วยความตั้งใจและให้อ่านง่าย มันสร้างความ “หนักแน่น” และ “รอบคอบ” ให้กับสิ่งที่เราจะทำ ซึ่งส่งผลให้ตอนลงมือทำจริงนั้นหนักแน่นและรอบคอบตามไปด้วย ดังคำกล่าวที่ว่า How you do anything is how you do everything.

วันนี้วันแรกของการกลับมาทำงานของหลายคน

ขอให้ทำงานอย่างมีความสุขและมีสติตลอดวันครับ

ผมได้ฟังพ็อดแคสต์ที่ Tim Ferriss สัมภาษณ์ Cal Newport เมื่อกุมภาพันธ์ ปี 2022

Tim Ferriss เป็นผู้เขียนหนังสือ The 4-Hour Workweek ส่วน Cal Newport เป็นผู้เขียนหนังสือ Deep Work

หนึ่งในหัวข้อที่น่าสนใจ คือคำว่า Slow Productivity

เทคนิค productivity ที่เราเห็นในตลาดมักจะเป็น “Fast Productivity” ที่สอนเรื่องการทำงานอย่างไรให้รวดเร็วขึ้นและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในแต่ละวัน พวกแอปด้าน productivity ทั้งหลายก็พยายามช่วยเราทำสิ่งนี้ ด้วยการลดแรงเสียดทานในการเริ่มงานแต่ละชิ้น ช่วยให้เราเข้าถึงข้อมูลเร็วขึ้น หรือลดจำนวนขั้นตอนในการทำงานเพื่อให้เสร็จได้เร็วขึ้น

หลักการใหญ่ของ Slow Productivity คือการปรับ timeframe ใหม่ จากรายวันเป็นรายเดือนหรือรายปีแทน

แทนที่จะถามว่าจะทำอย่างไรถึงจะทำงานเสร็จได้มากที่สุดในสัปดาห์นี้ ให้ถามว่าต้องทำอย่างไรเราถึงจะสร้างผลงานที่มีประโยชน์จริงๆ ใน 5 ปีต่อจากนี้ – How do I maximize the amount of meaningful stuff I get done in the next five years?

เมื่อปรับเป้าให้ยาวขึ้น เกมก็จะเปลี่ยนทันที เราจะลดความหมกมุ่นกับการทำงานให้ได้มากที่สุดในเวลาที่สั้นที่สุด เราจะคิดให้ดีก่อนที่จะลงมือทำโปรเจ็คอะไร เหมือนที่ Peter Drucker เคยกล่าวไว้ว่า

“There is nothing so useless as doing efficiently that which should not be done at all.”

ด้วยมายด์เซ็ตของ Slow Productivty หากวันนี้เราทำได้แค่นิดหน่อยเราก็จะไม่ตีอกชกตัว เพราะชีวิตมีฤดูกาลของมัน บางวันก็เก็บเกี่ยวได้เยอะ บางวันฟ้าฝนไม่เป็นใจก็เก็บเกี่ยวได้น้อย แต่ในภาพรวมเราจะยังมุ่งหน้าไปในทิศทางที่ถูกต้อง

สิ่งที่ต้องบอกไว้ก่อน คือ Cal Newport ทำงานเป็นอาจารย์สอนในมหาวิทยาลัย ดังนั้นเขาอาจจะมีเวิร์คโหลดไม่เท่ากับคนที่ทำงานบริษัทเอกชนหรือสตาร์ตอัป และอาจมีสิทธิ์มีเสียงในการ say no มากกว่าคนทำงานตัวเล็กๆ ที่กำลังอ่านบทความนี้อยู่ หลายคนคงกังวลว่าถ้ามัวแต่ slow ก็อาจจะไปไม่รอดเช่นกัน

อย่างไรก็ดี ผมคิดว่าคอนเซ็ปต์ Slow Productivity นั้นมีประโยชน์ และเป็นเรื่องที่เราควรได้ใช้เวลาเพื่อครุ่นคิดในช่วงเทศกาลสงกรานต์แบบนี้ครับ