การทำสไลด์เพื่อการนำเสนอ ไม่ว่าจะเป็น Powerpoint หรือ Keynote คืองานที่คนทำงานเกือบทุกคนต้องได้ทำกัน
อย่างที่ผมเคยเขียนไปว่าเราพรีเซ้นต์เพื่อจะเปลี่ยนคนฟัง เปลี่ยนจากคนไม่รู้ให้กลายเป็นรู้ เปลี่ยนจากคนที่ไม่สนใจให้กลายเป็นสนใจ เปลี่ยนจากคนตั้งแง่ให้กลายมาเป็นพวกเดียวกับเรา
ดังนั้น เมื่อเราทำสไลด์เสร็จแล้ว เราควรตรวจทานให้ดีว่าสไลด์ของเรานั้นดีเท่าที่มันควรจะเป็นรึยัง โดยผมมีวิธีที่ใช้เป็นประจำและเห็นว่าได้ผลที่อยากนำมาเล่าสู่กันฟังครับ
1. ลองซ้อมพรีเซ้นต์ดูซักรอบนึงก่อน
ผมเชื่อว่าคนจำนวนไม่น้อยที่ไม่ได้ซ้อมก่อนพรีเซนต์จริงเลย โดยน่าจะมีสองเหตุผลหลัก คือทำเสร็จแบบเผาขน หรือไม่ก็มั่นใจว่าตัวเองทำได้ดีอยู่แล้ว
แต่การได้ซ้อมพรีเซนต์ก่อนนั้นมีประโยชน์มากๆ ขนาดสตีฟ จ๊อบส์เองยังซ้อมพรีเซนต์หลายสิบเที่ยว แล้วเราเก่งมาจากไหนถึงคิดว่าจะทำได้ดีโดยไม่ต้องซ้อม
ควรจะซ้อมโดยให้เพื่อนซักหนึ่งคนมาช่วยฟังและจับเวลา แต่ถ้าทำไม่ได้ อย่างน้อยที่สุดก็ซ้อมด้วยการพูดคนเดียวเบาๆ ที่โต๊ะก็ยังดี
2.คนฟังจำอะไรได้บ้าง
เมื่อซ้อมเสร็จแล้ว ลองถามเพื่อนว่าจำอะไรได้บ้าง และสิ่งที่เขาจำได้นั้นใช่แก่นสารของเรื่องที่เราอยากนำเสนอรึเปล่า ถ้าเพื่อนบอกว่าจำอะไรไม่ค่อยได้ หรือสิ่งที่เขาจำได้ดันไม่ใช่เรื่องที่ควรจำ นั่นเป็นสัญญาณว่าเราต้องปรับสไลด์หรือวิธีการนำเสนอใหม่
ถ้าเป็นกรณีที่เราซ้อมคนเดียว ก็ต้องถามตัวเองอย่างซื่อสัตย์ว่า เมื่อเราพูดจบแล้ว คิดว่าคนฟังจะจำอะไรได้บ้าง
3.เราพูดยาวเกินไปรึเปล่า
เราควรจะพูดให้น้อยกว่าเวลาที่กำหนดเสมอ (อ่านบทความ “น้อยไปนิดนึงแล้วจะพอดีเอง“) จะได้สามารถพูดได้โดยไม่รีบ และมีเวลาเน้นย้ำบางเนื้อหาหรือบางถ้อยคำที่เราอยากให้ติดตัวคนฟังไป
ถ้าซ้อมแล้วใช้เวลาเกิน ควรกลับมาตัดเนื้อหาออก ไม่ใช่พยายามพูดให้เร็วขึ้น ทักษะของการลดทอนเนื้อหาให้เหลือแต่แก่นเป็นทักษะที่สำคัญมากๆ ในยุคที่ข้อมูลมีมากมายเกินความจำเป็น
4.สไลด์ของเราเคารพคนฟังเพียงพอมั้ย?
ให้คิดเสมอว่าคนฟังไม่รู้อะไรเลย แต่ในขณะเดียวกันเขาก็ไม่ได้โง่ด้วย
Assume the audience knows nothing and assume they are not stupid.
เราเห็นสไลด์นี้หลายสิบรอบแต่เขาจะเห็นมันเป็นรอบแรก ดังนั้นเนื้อหาส่วนไหนที่ควรจะปูพื้นให้คนฟังได้ก็ควรทำ อย่างน้อยที่สุดถ้าจะมีตัวย่อหรือชื่อเฉพาะอะไรโผล่ขึ้นมาในสไลด์ของเรา ต้องให้แน่ใจว่าคนฟังรู้ว่าชื่อเฉพาะเหล่านั้นหมายถึงอะไร
ในขณะเดียวกัน เราก็ต้องเชื่อมั่นว่าคนฟังของเราฉลาดพอที่จะเข้าใจเนื้อหาได้โดยที่เราไม่จำเป็นต้องอธิบายยิบย่อยจนการพรีเซ็นต์ของเรายืดยาวเกินกว่าเหตุ
5.แต่ละสไลด์ทำให้คนฟังประหลาดใจรึเปล่า?
Derek Sivers เล่าว่า เวลาที่เขาเตรียมตัวจะขึ้นพูด TED Talk สไลด์ไหนที่ไม่ทำให้คนดูเซอร์ไพรส์เขาจะตัดออก
I try to leave out slides that don’t surprise the audience.
ดังนั้นสไลด์ไหนที่พูดไปแล้วไม่ได้สร้างมูลค่าเพิ่มให้กับคนฟังเราก็ควรลบทิ้ง เหลือไว้เพียงสไลด์ที่มี insight ให้คนฟังได้เรียนรู้อะไรใหม่ๆ หรือสไลด์ที่ทำให้คนฟัง “รู้สึก” ไปกับเราได้ ไม่ว่าจะสุข เศร้า หรือซึ้ง
แต่ถ้าสไลด์ไหนดูแล้วเฉยๆ แถมพูดเรื่องที่รู้ๆ กันอยู่ ก็ตัดทิ้งไปได้เลย
6. แต่ละสไลด์มีตัวนำสายตาหรือไม่
อดีตหัวหน้าชื่อซุปปี้เคยสอนผมว่า
When the audience sees your slide, there should be no doubt where they should look at.
ซึ่งหมายความว่า เวลาที่เราเปิดแต่ละสไลด์ขึ้นมา มันควรจะมีตัวนำสายตาให้คนฟังมองไปที่จุดเดียวกัน เขาจะได้เข้าใจสิ่งที่เราพูดทันที ซึ่งทำได้โดยการ
- มี 1 key message ต่อ 1 สไลด์
- พาดหัวด้วย key message
- มีฟอร์แมตที่เสมอต้นเสมอปลาย (เช่นพาดหัวที่เดิมเสมอ)
- (optional) ค่อยๆ โชว์เนื้อหาขึ้นมาทีละส่วนด้วย animation
- (optional) มีรูปประกอบที่เตะตาและสื่อสารเนื้อหาหลักของสไลด์นั้นได้
ความผิดพลาดที่คนพรีเซนต์มักจะทำกันคือยัดเนื้อหาลงไปในสไลด์เยอะจนเกินไป พอเปิดสไลด์ขึ้นมา คนฟังก็เลยงง ไม่รู้ว่าจะมองตรงไหนดี เขาเลยใช้เวลาไปกับการกวาดสายตาบนสไลด์จนไม่มีสมาธิฟังสิ่งที่เราพูด
7. พรีเซนต์ของเราตอบ 3 คำถามนี้รึเปล่า
เทคนิคนี้ได้มาจากหนังสือ TED Talks: The Official TED Guide to Public Speaking ที่เขียนโดย Chris Anderson (เจ้าของลิขสิทธิ์ TED) คือการนำเสนอของเราต้องบอกได้ว่าเรากำลังพูดเรื่องอะไร (What?) ทำไมเรื่องนี้จึงสำคัญ (So what?) แล้วจากนี้ไปจะเป็นยังไงต่อหรือผู้ฟังสามารถจะมีส่วนร่วมอะไรได้บ้างรึเปล่า (Now what?)
What? So what? Now what?
สไลด์ส่วนใหญ่น่าจะมี What อยู่แล้ว แต่หากเรามี So what ก็จะทำให้คนสนใจและให้คุณค่ากับสิ่งที่เราพูดมากขึ้น และ Now what ก็จะทำให้คนเกิด action หลังจากที่การพรีเซนต์ของเราได้ “เปลี่ยน” เค้าเป็นที่เรียบร้อยแล้ว
และนี่คือ 7 วิธีที่ผมเชื่อว่าจะทำให้การนำเสนอของคุณดีขึ้นได้ไม่มากก็น้อย
ลองเอาไปใช้ดูนะครับ
หนังสือ Thank God It’s Monday ขอบคุณโลกนี้ที่มีงานประจำ พิมพ์ครั้งที่ 3 แล้วนะครับ!
วันเสาร์ที่ 7 เมษายน เวลา 12.15-13.00 ผมจะไปเซ็นหนังสือที่บู๊ธซีเอ็ด งานสัปดาห์หนังสือแห่งชาติ ศูนย์ประชุมสิริกิติ์ แวะมาทักทายกันได้นะครับ!
พบบทความใหม่ได้ทุกวันที่เพจ Anontawong’s Musings
Anontawong's Musings 