สวัสดีครับคุณผู้ชม

นี่คือเรื่องที่จะเขียนตั้งแต่เมื่อคืนแต่เผอิญมีเรื่อง “วิธีคลายกังวล” มาแทรกเสียก่อน

ดั่งที่เคยเล่าให้ฟังว่าสมัยก่อนผมเคยทำงานเป็นหัวหน้าทีมซัพพอร์ตด้วย โดยทั้งทีมมีกันอยู่ทั้งหมด 8 คน และแต่ละคนก็จะมีไอเดียดีๆ มานำเสนอให้กับทีมอย่างเช่นโปรเจ็ค I’m Farang ที่ช่วยให้พวกเราคุยกันเป็นภาษาอังกฤษโดยไม่เก้อเขิน

สิ่งที่จะมาเขียนวันนี้ก็เป็นเรื่องที่คนในทีมเสนอมาอีกเช่นกัน ถ้าจำไม่ผิดน่าจะเป็นพี่เอ้ ซึ่งตอนนั้นเป็นผู้หญิงคนเดียวภายในทีม

งานหลักๆ ของซัพพอร์ตคือรับเคสจากลูกค้า ซึ่งทีมเรามีโปรดักท์ที่ต้องดูแลอยู่หลายตัว และแต่ละตัวก็จะมีอย่างน้อยสองคนที่มีความรู้โปรดักท์ตัวนั้นๆ (เพื่อที่ว่าหากใครคนใดคนหนึ่งลางาน ก็ยังมีอีกคนที่สามารถแก้ปัญหาให้ลูกค้าได้)

ดังนั้นจึงมีความจำเป็นระดับหนึ่งที่คนในทีมควรจะรู้ว่า เพื่อนๆ แต่ละคนถือเคสอะไรอยู่บ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหัวหน้าทีมที่ต้องดูภาพรวมว่าเคสไหนต้องการความใส่ใจเป็นพิเศษ และลูกทีมคนไหนงานหนัก-งานเบา

จึงมีการนำเสนอสิ่งที่เรียกว่า Weekly Focus ขึ้นมาครับ

หลักการก็ง่ายๆ เพียงให้ทุกคนลิสต์งานที่ต้องทำ 5-6 อย่างภายในสัปดาห์นี้ แล้วส่งเมล์ให้ทุกคนในทีม คนอื่นๆ ก็ทำเช่นเดียวกันด้วยการ Reply All

นอกจากจะบอกว่าสัปดาห์นี้จะทำอะไรแล้ว ยังให้แปะลงไปด้วยว่า ที่ตั้งใจว่าจะทำเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ได้ทำเสร็จจริงรึเปล่า (อันไหนที่ทำเสร็จก็ย้อมฟอนท์ให้เป็นสีเทา อันไหนไม่เสร็จก็ย้อมฟอนท์ทำให้เป็นสีแดง)

จากอีเมล์ที่มีแต่ Text ธรรมดาก็ค่อยๆ วิวัฒนาการมาเรื่อยๆ จนกลายมาเป็น Template ใน Excel ที่ผมโชว์อยู่ที่ด้านล่างนี้ครับ

สามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้ที่ https://goo.gl/d3Lutx แล้วไปที่ File-> Download as -> Microsoft Excel

ชื่อคอลัมน์ก็มีความหมายดังนี้

Type = งานชิ้นนี้ตกอยู่ใต้ Objective ข้อไหน*
Task Name = ชื่อของงานชิ้นนั้น
Action = สิ่งที่จะทำในสัปดาห์นี้ (สังเกตว่าประโยคจะขึ้นต้นด้วย Verb)
Mon-Fri = จะทำงานชิ้นนี้วันไหน เช้าหรือบ่าย?

* พนักงานทุกคนจะต้องมี Objectives ประจำปีที่ชัดเจน ประมาณ 4-6 ข้อ ดังนั้นงานที่เราทำส่วนใหญ่ควรจะสอดคล้องกับ Objective ข้อใดข้อหนึ่ง โดย Mapping ของ Type/Objective Detail อยู่ในตารางด้านล่างสุดครับ

และแน่นอน ในเทมเพลตเราก็มีตารางสำหรับ Last Week’s Review เพื่อดูว่างานของสัปดาห์ที่แล้วสำเร็จไปมากน้อยแค่ไหน

เมื่อทุกคนในทีมแชร์ว่าตัวเองจะทำอะไรบ้าง (และทำอะไรไปแล้วบ้าง) ความโปร่งใสก็จะเกิดขึ้น หัวหน้าทีมก็จะรู้แล้วว่า สัปดาห์นี้ควรจะดูแลเรื่องไหนเป็นพิเศษ

และหากบางคนตกหล่นเรื่องอะไรไป (หรือเอาเวลาไปลงกับเรื่องที่เรายังไม่เห็นว่าจำเป็นต้องทำตอนนี้) เราก็สามารถไปบอกให้เขาปรับ Weekly Focus ได้

การใช้ Weekly Focus น่าจะเหมาะกับทีมที่คนส่วนใหญ่ยังค่อนข้างใหม่ (ทำงานมาไม่เกิน 5 ปี) ใจกว้างและซื่อสัตย์พอที่จะเปิดเผยงานที่สำเร็จและยังไม่สำเร็จให้เพื่อนๆ ได้รับทราบครับ

(ส่วนคนที่ทำงานมาเป็น 10 ปีแล้ว อาจจะไม่จำเป็น เพราะเก๋าแล้ว รู้ว่าเรื่องไหนควรทำตอนไหนและทำเยอะแค่ไหน)

ใครสนใจ เอาไปใช้ได้เลยนะครับ ไม่คิดค่าลิขสิทธิ์!

—–

ป.ล. ตัวอย่างที่เอามาโชว์นั้นดัดแปลงมาจาก Weekly Focus สมัยที่ผมหันมาทำงานด้าน communication แล้ว เนื้อหาของงานจึงไม่มีอะไรเกี่ยวกับซัพพอร์ต

—–

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก See First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”

“Don’t do something just for the money. Money is a side effect of persistence. You persist in things you are interested in. Explore your interests. Then persist. Then enjoy all the side effects.”

“อย่าทำอะไรเพียงเพื่อให้ได้เงิน เงินเป็นเพียงผลข้างเคียงของความยืนหยัด และคุณจะยืนหยัดได้ก็เฉพาะในเรื่องที่คุณสนใจเท่านั้น จงค้นหาตัวเองว่าสนใจเรื่องอะไร ยืนหยัดกับมัน แล้วจึงค่อยเพลิดเพลินกับผลข้างเคียง”

– James Altucher

—–

นับตั้งแต่วันที่ 2 มกราคม ตอนนี้ผมเขียนบล็อกติดต่อกันมาร่วมเก้าเดือน รวมจำนวนบทความทั้งหมดก็ใกล้ๆ จะ 300 ตอนแล้ว ถือเป็นเรื่องภูมิใจพอดู

แต่ “ความสำเร็จ” ของผมถือว่าจิ๊บจ๊อยมาก เมื่อเทียบกับ Seth Godin ซึ่งเขียนบล็อกทุกวันจนครบ 6,000 ตอนเมื่อวันพุธฯ ที่ผ่านมา

ผมเองเป็นคนเห็นอะไรใหม่ๆ ก็ตาลุกวาวไปหมด สิ่งที่เคยสนใจและหมกมุ่นในช่วงสองสามปีที่ผ่านมาก็เช่นเรื่องการลงทุนและการทำแอพมือถือ ถึงขนาดซื้อหนังสือเป็นตั้งๆ และสมัครสมาชิกเว็บไซต์ที่เกี่ยวข้อง เสียเงินไปไม่ใช่น้อย

แต่มาในวันนี้ผมแทบไม่ได้แตะสองเรื่องนี้เลย ใจนึงก็คิดว่าอาจจะเพราะว่าเราไม่มีความพยายามมากพอ หรือไม่มีวินัยมากพอ

แต่เหตุผลอาจเป็นเพียงเพราะว่า ผมไม่ได้สนใจมันจริงๆ ก็ได้

การเขียนบล็อกน่าจะเป็นกิจกรรมอย่างแรกที่ผมมีความสนใจเพียงพอที่จะลงแรงกับมันมายาวนานขนาดนี้ แถมเขียนไปก็ไม่ได้ตังค์ซักกะบาท แต่สิ่งที่ได้กลับมาคือความสุขเวลาที่เจอใครแล้วเขาเอ่ยปากว่า ตามอ่านบล็อกอยู่นะ (และส่วนใหญ่เป็นคนที่ผมมักนึกไม่ถึงด้วย!)

เขียนมาถึงตรงนี้ ผมว่าการค้นหาว่าเราสนใจเรื่องอะไรจริงๆ ก็ดูไม่ยากนะ

นั่นคือ อะไรก็ได้ที่เราพร้อมจะทำมันทุกวันแม้ไม่ได้ตังค์

อารมณ์เดียวกับบทความเรื่อง “คำถามหนึ่งล้านเหรียญ” ที่ผมเขียนเมื่อสองสัปดาห์ที่แล้ว ว่าถ้าคุณมีเงินสดหนึ่งล้านเหรียญ (คือเงินไม่ใช่ข้อจำกัดอีกต่อไป) คุณจะทำอะไร? เมื่อได้คำตอบแล้ว ก็จงลงมือทำไปเลย

ตอนที่แชร์บล็อกนี้ลงเฟซบุ๊ค มีน้องคนนึงมาคุยด้วยบอกว่า “ผมอยากเตะบอลครับ แต่ไม่มีใครจ้าง เลยต้องจ้างตัวเอง”

ซึ่งก็จริงนะครับ เราหลายคนรู้อยู่แล้วว่ามี passion อะไร

คนบางคนสามารถนั่งเล่นเกมได้ทั้งวัน คนบางคนสามารถอดหลับอดนอนดูบอลคู่ดึกๆ แต่ก็จนปัญญาที่จะเปลี่ยน “ความสนใจ” เหล่านี้มาเป็นสิ่งที่จะช่วยหาเลี้ยงชีพ

เค้าว่ากันว่า คนที่ประสบความสำเร็จมักจะเกิดจากการทำสิ่งที่วงกลมสามวงตัดกัน

วงกลมแรก คือสิ่งนั้นเป็นสิ่งที่ตัวเองรัก
วงกลมที่สอง คือเป็นสิ่งที่ตัวเองมีความถนัดหรือมีพรสวรรค์
วงกลมที่สาม สิ่งนั้นเป็นประโยชน์ต่อผู้คนจำนวนมาก

น้องคนที่มาคุยด้วย ถึงจะชอบเตะบอลและเตะบอลเก่ง ก็ยังเป็นเพียงการ “ตัดกัน” ของวงกลมสองวงแรก แต่พอมันไม่ได้สร้างประโยชน์กับคนอื่น มันก็เลยยังใช้หาเงินไม่ได้

ยิ่งกลับมาดูตัวเองยิ่งเห็นชัด เพราะสำหรับผม การลงทุนหรือการทำแอพมันไม่ได้ตกอยู่ในวงกลมไหนซักวงเลย (อาจจะอยู่ในวงแรกแค่ชั่วคราว) จึงไม่ใช่เรื่องน่าแปลกใจที่ผมบ้าได้แค่เพียงซักพักแล้วก็เลิกเห่อ

ตอนนี้มีแต่การเขียนบล็อกนี่แหละ ที่คิดว่าเป็นสิ่งที่ตัวเองชอบ ยิ่งเขียนยิ่งถนัดมือขึ้นเรื่อยๆ และหวังว่าจะมีประโยชน์ต่อผู้คนจำนวนมาก

ก็ได้แต่รอดูต่อไปว่าเจ้าตัว side effects ที่คุณเจมส์พูดถึงนี่มันจะเกิดขึ้นเมื่อไหร่!

—–

ขอบคุณภาพจาก Pixabay.com

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก See First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”

Being busy is a form of laziness – lazy thinking and indiscriminate action

การทำตัวยุ่งก็เป็นรูปแบบหนึ่งของความเกียจคร้าน – เกียจคร้านทางความคิดและลงมือทำโดยไม่ไตร่ตรอง

– Tim Ferriss

—–

เชื่อว่าหลายคนที่ทำงานประจำน่าจะมีเพื่อนร่วมงานประเภท “ยุ่งตลอดเวลา”

ระหว่างวันก็มีแต่เข้าประชุม เวลาอยู่ในห้องประชุมก็ไม่ค่อยมีส่วนร่วมเพราะต้องนั่งทำงานอย่างอื่นไปด้วย เราส่งอีเมล์ไปเขาก็ไม่อ่าน ติดปัญหาอะไรเขาก็ไม่มีเวลามาช่วย แถมยังทำงานดึกๆ ดื่นๆ เป็นอาจิณอีกด้วย

ที่น่าสนใจคือ คนที่มีพฤติกรรมแบบนี้ น้อยคนมากที่จะมีผลงานออกมาดีหรือเป็นที่ชื่นชมของเพื่อนร่วมงาน

ทั้งๆ ที่ทุ่มเทเวลาให้กับงานวันละสิบกว่าชั่วโมงทุกวัน แต่ทำไมผลงานถึงไม่เข้าตากรรมการ?

อาจเพราะว่าเขาใช้เวลาไปกับสิ่งที่ไม่ได้สร้างคุณค่าต่อองค์กรเท่าไหร่นักก็ได้

—–

คุณเคยมีอาการอย่างนี้มั้ย

วิ่งวุ่นทั้งวันจนแทบจะไม่มีเวลาพักหายใจ และทำอะไรไปตั้งหลายอย่าง

แต่พอหมดวันแล้วกลับรู้สึกว่างเปล่า แถมอาจรู้สึกผิดอยู่ลึกๆ เพราะรู้ตัวว่าไม่ได้ทำอะไรเสร็จเป็นชิ้นเป็นอันซักอย่าง

ผมเองก็มีอาการอย่างนี้บ่อยๆ ครับ

ไอ้ความ “เป็นชิ้นเป็นอัน” นี่มันก็นิยามยากอยู่เหมือนกัน เพราะถึงผมจะทำอะไรเสร็จหลายอย่าง แต่ถ้างานนั้นเป็นงานที่ไม่ค่อยมีคุณค่าเท่าไหร่ (ทั้งในสายตาผมและในสายตาของหัวหน้า) ผมก็ไม่ถือว่างานเหล่านั้น “เป็นชิ้นเป็นอัน” อยู่ดี

และเท่าที่สังเกต ความไม่เป็นชิ้นเป็นอัน มักจะเกิดขึ้นเมื่อปัจจัยเหล่านี้เกิดพร้อมกัน (อาจจะบางส่วนหรือทั้งหมด)

– นอนไม่พอ
– สิ่งแรกที่ทำตอนถึงออฟฟิศคือเช็คเมล์หรือเปิดเฟซบุ๊ค
– ไม่เขียน To Do List ว่าวันนี้จะทำอะไร
– ไม่ตัดสินใจว่างานชิ้นไหนคืองานที่สำคัญที่สุดของวันนี้และต้องทำให้เสร็จ
– ทำงานจิ๊บจ๊อยเพื่อจะได้ไม่ต้องทำงานที่สำคัญและยากกว่า
– ทำงานสลับไปสลับมา
– โดนขัดจังหวะตลอดเวลา (จากการประชุม/คนมาหา/เมาธ์มอย)

ถ้าทั้งเจ็ดอย่างอย่างเกิดขึ้นพร้อมกัน ว้นนั้นจะเป็นวันที่ผมโคตร unproductive เลย

แต่ในทางกลับกัน ถ้า “พลิก” ทั้งเจ็ดข้อนี้ได้ วันนั้นก็จะเป็นวันที่เหนื่อยแต่รู้สึกดีสุดๆ เหมือนกัน

– พักผ่อนมาเพียงพอ
– ไม่เปิดเฟซบุ๊คจนกว่าจะทำงานชิ้นแรกเสร็จ (หรืออย่างน้อยวางแผนเสร็จ)
– วางแผนว่าวันนี้จะทำอะไรบ้าง
– รู้ว่าอะไรคืองานที่สำคัญที่สุดของวันนี้
– เอางานสำคัญที่สุดขึ้นมาทำก่อน (ก่อนที่จะโดนคนอื่นหรืองานอื่นเข้ามาแทรก)
– จดจ่อกับงานทีละชิ้น
– ไม่เข้าประชุมที่ไม่จำเป็นและ say no with an option เวลามีคนมาขอความช่วยเหลือในจังหวะที่เรายังไม่สะดวก

ถ้าทำได้ ถึงจะยุ่งเราก็ยุ่งอย่างสบายใจ และทำงานออกมาได้ดีครับ

—–

ขอบคุณภาพจาก Pexels.com

ขอบคุณข้อมูลจาก MindTools และ Educational Business Articles

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก See First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”