วางแผนการทำงานด้วย Weekly Focus

20151008_WeeklyFocus

สวัสดีครับคุณผู้ชม

นี่คือเรื่องที่จะเขียนตั้งแต่เมื่อคืนแต่เผอิญมีเรื่อง “วิธีคลายกังวล” มาแทรกเสียก่อน

ดั่งที่เคยเล่าให้ฟังว่าสมัยก่อนผมเคยทำงานเป็นหัวหน้าทีมซัพพอร์ตด้วย โดยทั้งทีมมีกันอยู่ทั้งหมด 8 คน และแต่ละคนก็จะมีไอเดียดีๆ มานำเสนอให้กับทีมอย่างเช่นโปรเจ็ค I’m Farang ที่ช่วยให้พวกเราคุยกันเป็นภาษาอังกฤษโดยไม่เก้อเขิน

สิ่งที่จะมาเขียนวันนี้ก็เป็นเรื่องที่คนในทีมเสนอมาอีกเช่นกัน ถ้าจำไม่ผิดน่าจะเป็นพี่เอ้ ซึ่งตอนนั้นเป็นผู้หญิงคนเดียวภายในทีม

งานหลักๆ ของซัพพอร์ตคือรับเคสจากลูกค้า ซึ่งทีมเรามีโปรดักท์ที่ต้องดูแลอยู่หลายตัว และแต่ละตัวก็จะมีอย่างน้อยสองคนที่มีความรู้โปรดักท์ตัวนั้นๆ (เพื่อที่ว่าหากใครคนใดคนหนึ่งลางาน ก็ยังมีอีกคนที่สามารถแก้ปัญหาให้ลูกค้าได้)

ดังนั้นจึงมีความจำเป็นระดับหนึ่งที่คนในทีมควรจะรู้ว่า เพื่อนๆ แต่ละคนถือเคสอะไรอยู่บ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหัวหน้าทีมที่ต้องดูภาพรวมว่าเคสไหนต้องการความใส่ใจเป็นพิเศษ และลูกทีมคนไหนงานหนัก-งานเบา

จึงมีการนำเสนอสิ่งที่เรียกว่า Weekly Focus ขึ้นมาครับ

หลักการก็ง่ายๆ เพียงให้ทุกคนลิสต์งานที่ต้องทำ 5-6 อย่างภายในสัปดาห์นี้ แล้วส่งเมล์ให้ทุกคนในทีม คนอื่นๆ ก็ทำเช่นเดียวกันด้วยการ Reply All

นอกจากจะบอกว่าสัปดาห์นี้จะทำอะไรแล้ว ยังให้แปะลงไปด้วยว่า ที่ตั้งใจว่าจะทำเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ได้ทำเสร็จจริงรึเปล่า (อันไหนที่ทำเสร็จก็ย้อมฟอนท์ให้เป็นสีเทา อันไหนไม่เสร็จก็ย้อมฟอนท์ทำให้เป็นสีแดง)

จากอีเมล์ที่มีแต่ Text ธรรมดาก็ค่อยๆ วิวัฒนาการมาเรื่อยๆ จนกลายมาเป็น Template ใน Excel ที่ผมโชว์อยู่ที่ด้านล่างนี้ครับ

สามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้ที่ https://goo.gl/d3Lutx แล้วไปที่ File-> Download as -> Microsoft Excel

WeeklyFocusFull

ชื่อคอลัมน์ก็มีความหมายดังนี้

Type = งานชิ้นนี้ตกอยู่ใต้ Objective ข้อไหน*
Task Name = ชื่อของงานชิ้นนั้น
Action = สิ่งที่จะทำในสัปดาห์นี้ (สังเกตว่าประโยคจะขึ้นต้นด้วย Verb)
Mon-Fri = จะทำงานชิ้นนี้วันไหน เช้าหรือบ่าย?

* พนักงานทุกคนจะต้องมี Objectives ประจำปีที่ชัดเจน ประมาณ 4-6 ข้อ ดังนั้นงานที่เราทำส่วนใหญ่ควรจะสอดคล้องกับ Objective ข้อใดข้อหนึ่ง โดย Mapping ของ Type/Objective Detail อยู่ในตารางด้านล่างสุดครับ

และแน่นอน ในเทมเพลตเราก็มีตารางสำหรับ Last Week’s Review เพื่อดูว่างานของสัปดาห์ที่แล้วสำเร็จไปมากน้อยแค่ไหน

เมื่อทุกคนในทีมแชร์ว่าตัวเองจะทำอะไรบ้าง (และทำอะไรไปแล้วบ้าง) ความโปร่งใสก็จะเกิดขึ้น หัวหน้าทีมก็จะรู้แล้วว่า สัปดาห์นี้ควรจะดูแลเรื่องไหนเป็นพิเศษ

และหากบางคนตกหล่นเรื่องอะไรไป (หรือเอาเวลาไปลงกับเรื่องที่เรายังไม่เห็นว่าจำเป็นต้องทำตอนนี้) เราก็สามารถไปบอกให้เขาปรับ Weekly Focus ได้

การใช้ Weekly Focus น่าจะเหมาะกับทีมที่คนส่วนใหญ่ยังค่อนข้างใหม่ (ทำงานมาไม่เกิน 5 ปี) ใจกว้างและซื่อสัตย์พอที่จะเปิดเผยงานที่สำเร็จและยังไม่สำเร็จให้เพื่อนๆ ได้รับทราบครับ

(ส่วนคนที่ทำงานมาเป็น 10 ปีแล้ว อาจจะไม่จำเป็น เพราะเก๋าแล้ว รู้ว่าเรื่องไหนควรทำตอนไหนและทำเยอะแค่ไหน)

ใครสนใจ เอาไปใช้ได้เลยนะครับ ไม่คิดค่าลิขสิทธิ์!

—–

ป.ล. ตัวอย่างที่เอามาโชว์นั้นดัดแปลงมาจาก Weekly Focus สมัยที่ผมหันมาทำงานด้าน communication แล้ว เนื้อหาของงานจึงไม่มีอะไรเกี่ยวกับซัพพอร์ต

—–

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก See First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s