8 วิธีบอกลา Powerpoint ห่วยๆ

คนทำงานยุคใหม่เกือบทุกคนน่าจะเคยต้องทำสไลด์โดยใช้โปรแกรม Powerpoint มาแล้ว (หรือ Keynote หากคุณเป็นสาวกแอปเปิ้ล)

แต่อย่างที่ผมเคยเขียนไว้ใน แปดสิ่งที่ควรทำให้สามปีแรกของการทำงาน ว่าทักษะการทำ Powerpoint นั้นยังขาดแคลนอยู่มาก

ผมเองก็ไม่ใช่คนที่มีหัวทางศิลปะเลย ยังห่างไกลต่อคำว่าผู้ออกแบบ Powerpoint มือโปร

แต่อย่างน้อยถ้าเราหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด 8 ข้อนี้ได้ ก็จะทำให้ Powerpoint ของเรา “น่าชม” กว่า Powerpoint ส่วนใหญ่แล้ว

1. คิดก่อนทำ

หลายคนออกแบบสไลด์ด้วยการเปิดโปรแกรม Powerpoint ขึ้นมา แล้วก็ก๊อปข้อมูลมาแปะลงไปในสไลด์เปล่าๆ อย่างไร้สติ ด้วยความอยากแชร์นู่นแชร์นี่จนข้อมูลท่วมจอ

ผลลัพธ์ที่ออกมาคือสไล์ดไม่มีเรื่องราว จับประเด็นไม่ได้ คนฟังก็งง คนพูดก็งงยิ่งกว่า

หนึ่งในวิธีเริ่มต้นที่ดี คือการใช้กระดาษ post-it ที่เราสามารถเขียนประเด็นหลักๆ ลงไปใบละ 1 ประเด็นแล้วลองย้าย post-it นั้นไปมาจนเกิดเป็นเรื่องราวที่ไหลลื่น เมื่อพอใจกับเรื่องราวแล้ว จึงค่อยเปิดโปรแกรม Powerpoint ครับ

2. อย่าห่วงเรื่องจำนวนสไลด์ให้มากนัก

การพูดจะยาวหรือสั้น น่าเบื่อหรือน่าสนใจไม่ได้ขึ้นอยู่กับจำนวนสไลด์

ถ้าสไลด์มันดี แม้จะมี 50 สไลด์และพูดจบใน 20 นาทีก็ไม่มีปัญหา ตราบใดที่สไลด์เหล่านั้นช่วยเสริมประเด็นที่คุณพูด

แต่ถ้าสไลด์มันห่วย ต่อให้มีแค่ 5 สไลด์ ก็อาจจะทำให้คนฟังไม่รู้เรื่องก็ได้

3. อย่ายัดข้อมูลเยอะเกินไป

แฟนผมเคยโดนสั่งให้ยุบข้อมูลจาก 10 สไลด์เหลือเพียง 1 สไลด์ เพราะต้องการให้ “เรื่องทุกเรื่องจบภายในหน้าเดียว” และอาจจะเป็นเพราะความเชื่อผิดๆ จากข้อที่แล้วว่า ยิ่งสไลด์น้อยๆ ยิ่งดี

จากที่เรามีเรื่องที่จะอยากพูด 10 เรื่องใน 10 สไลด์ คุณเอา 10 เรื่องมาอัดไว้ในสไลด์เดียว ผลลัพธ์ก็คือ “สภาวะสไลด์ไร้อากาศหายใจ”

พอข้อมูลในแต่ละสไลด์มันเยอะ คนฟังก็จะต้องใช้พลังงานอย่างมหาศาลที่จะทำความเข้าใจสไลด์ของคุณ จนไม่มีสมาธิฟังสิ่งที่คุณพูดออกมาเลย

4. อย่าใส่ทุกคำที่จะพูดไว้ในสไลด์

ถ้าคุณทำอย่างอย่างนี้ คุณก็จะโดนมองได้ทันทีว่าขี้เกียจ ไม่ได้เตรียมตัวมา และไม่ได้เข้าใจสิ่งที่พูดจริงๆ

มีเรื่องเล่าว่า พนักงานคนหนึ่งเคยทำสไลด์สไตล์นี้ขึ้นมาพรีเซ้นท์ให้เจ้านาย

สไลด์แรกลูกน้องเล่นอ่านทุกคำพูด พอขึ้นสไลด์ที่สองที่มีแต่คำพูดเหมือนกัน เจ้านายเลยสั่งลูกน้องให้หยุดพูด

เจ้านายนั่งอ่านสไลด์เงียบๆ ประมาณ 15 วินาที แล้วก็บอกลูกน้องให้คลิ้กไปสไลด์แผ่นต่อไป แล้วก็นั่งอ่านเงียบๆ อีก แล้วก็บอกให้ลูกน้องคลิ้กแผ่นต่อไปเรื่อยๆ จนครบทุกสไลด์

เสร็จแล้วก็หันมาบอกลูกน้องว่า “ถ้าจะมาอ่านสไลด์ให้ผมฟังอย่างนี้ คุณก็ไม่ต้องมา ผมอ่านเองเร็วกว่า”

เจ็บป่ะล่ะ

Powerpoint กับ Document มีวัตถุประสงค์ต่างกัน ถ้าคุณจะใช้มันสำหรับอ่าน คุณก็แค่ส่งไฟล์ทาง email ไปให้คนที่อยากจะส่งสาส์นก็พอแล้ว จะได้ไม่ต้องมาเสียเวลานั่งอ่านให้ฟัง

5. งดใช้สีประหลาดๆ
เข้าใจครับว่าบางคนชอบสีแจ่มๆ อย่าง ชมพู เขียว เหลือง

แต่คุณอย่าลืมว่าสิ่งที่เห็นบนหน้าจอคอม กับสิ่งที่เครื่องโปรเจ็คเตอร์ฉายออกไป มันมักจะไม่เหมือนกัน

สีแจ่มๆ พวกนี้ใช้ได้ครับ แต่ต้องอยู่บนแบ็คกราวด์ที่ถูกต้องด้วย ถ้าไปอยู่บนแบ็คกราวด์สีขาวหรือสีอ่อน คนฟังจะแอบด่าคุณในใจทันทีว่า “คุณมาทำร้ายชั้นทำไม?”

6. ใช้ Font ให้ใหญ่เพียงพอ

Guy Kawasaki ซึ่งเคยเป็น Chief Evangelist ของ Apple เคยบอกติดตลกไว้ว่า ก่อนที่คุณจะลงมือทำพรีเซ็นต์ ให้ถามก่อนว่า คนที่แก่ที่สุดที่จะมาฟังคุณพรีเซนต์นั้นอายุเท่าไหร่

แล้วให้เอาอายุนั้นหาร 2

และฟอนท์ไซส์ไม่ควรจะเล็กไปกว่าค่านี้แล้ว

เช่นถ้าคนแก่สุดเป็นคนอายุ 40 ก็ไม่ควรจะใช้ฟอนท์เล็กกว่า 20pt ไม่อย่างนั้นคุณอาจจะโดนกล่าวหาได้ว่ารังแกคนแก่

อีกทริคนึงที่แฟนผมเล่าให้ฟัง คือเมื่อทำสไลด์เสร็จแล้ว ให้มายืนหลังเก้าอี้ และดูว่าขนาดฟอนท์มันโอเครึยัง ต้องหรี่ตาอ่านรึเปล่า

7. ไม่ใส่อะไรๆ ที่ดูฟรุ้งฟริ้งเกินไป

แน่นอน ใครๆ ก็อยากทำให้สไลด์ออกมาให้มีลูกเล่นและมีสีสัน

แต่สิ่งที่สำคัญมากกว่าการทำสไลด์ให้สวยๆ คือการทำให้สไลด์ให้ “ดูง่าย อ่านง่าย เข้าใจง่าย”

หลายคนเหลือเกินที่เมามันกับการใช้ “ของเล่น” ต่างๆ ที่มีใน Powerpoint จนเกินพอดี

ทั้งการทำ Animation ให้ตัวหนังสือหรือรูปภาพวิ่งเฟี้ยวฟ้าวไปมาชวนเวียนหัว

หรือการทำกราฟเป็นภาพสามมิติ ทั้งๆ ที่แบบสองมิติธรรมดาดูง่ายกว่ากันตั้งเยอะ

หรือใช้ WordArt หรือ ClipArt ที่มีมาตั้งแต่สมัย Windows 98 ซึ่งบ่งบอกได้เลยว่าคุณ “เชย” แค่ไหน

ระลึกไว้เสมอว่าของเล่นที่ใช้ไม่เป็นจะทำให้สไลด์ของคุณดูเหมือน “ของเล่น” ด้วยเช่นกัน

8. ลองเอา bullet point ออกไปจากชีวิตเสียบ้าง

คุณเคยเห็นสตีฟ จ๊อบส์ใช้ bullet point มั้ย?

ครับ ผมก็ไม่เคยเห็นเหมือนกัน

และในสไลด์ของพวก presenter ระดับโลกที่งาน TED.com ก็มักจะไม่มี bullet point เช่นกัน

การมี bullet point ช่วยให้เราพรีเซ้นต์ง่าย ไม่ต้องเตรียมตัวเยอะ เพราะมันจะเป็นเครื่องช่วยจำให้เราอยู่แล้ว

แต่ถ้าอยากให้การพรีเซนต์ของคุณมันเจ๋งจริงๆ ต้องลองทำสไลด์แบบไม่มี bullet point ดูนะครับ

และนี่คือ 8 ข้อที่จะช่วยให้สไลด์ของคุณดูดีมีสไตล์ และเป็นมืออาชีพครับ

โบนัส: ใครมีเวลาอีกซัก 4 นาที อันนี้คือวีดีโอที่ “โคตรฮา” และสมควรอย่างยิ่งที่จะเปิดแชร์ให้เพื่อนๆ ร่วมทีม (รวมถึงหัวหน้า) ได้ดูกันนะครับ

(UPDATE: 24 Aug 2017) หากคุณอยากเรียนรู้เทคนิคที่จะทำงานได้ดีขึ้น รวมทั้งเป็นคนที่มีความสุขความพอใจในชีวิตไปพร้อมๆ กัน ขอแนะนำหนังสือเล่มแรกของผม Thank God It’s Monday ขอบคุณโลกนี้ที่มีงานประจำ หาซื้อได้ที่ ซีเอ็ด นายอินทร์ คิโนะฯ เอเชียบุ๊คส์ บีทูเอส และศูนย์หนังสือจุฬาครับ >> bit.ly/tgimannounce

TGIM_HardCopies