สมัยที่ผมเรียนอยู่นิวซีแลนด์นั้น ผมเตะบอลให้กับทีมประจำเมืองด้วย (ไม่ได้เตะบอลเก่งอะไรนะครับ เพราะเมืองของเขามีคนแค่ 4500 คนเท่านั้น และคนเตะบอลจริงๆ ก็มีไม่เท่าไหร่)

ทีมของเราจะมีซ้อมกันทุกค่ำวันอังคารกับค่ำวันพฤหัสฯ ใช้เวลาซ้อมประมาณ 2-3 ชั่วโมง

แต่เกือบทุกครั้ง ช่วงหนึ่งชั่วโมงแรก โค้ชจะไม่ยอมให้เราได้แตะบอลเลย (บอลหลายสิบลูกจะถูกเก็บไว้ในตาข่ายที่โค้ชวางไว้ข้างกาย)

กิจกรรมอย่างแรกที่พวกเราต้องทำคือวิ่งวอร์มรอบสนามบอลซัก 4-5 รอบให้เหงื่อซึมๆ ก่อน

จากนั้นจึงมายืนล้อมวงยืดเส้นยืดสายแล้วค่อยจัดแถวหน้ากระดานเรียงหนึ่งยืนตรงเส้นหลังประตู แล้วเริ่มวิ่งเหยาะๆ ซัก 20 เมตร วิ่งหันข้าง 20 เมตร วิ่งถอยหลัง 20 เมตร แล้วค่อยกลับตัววิ่งสุดแรงไปจนถึงเส้นหลังประตูอีกฝั่งหนึ่ง ทำอย่างนี้ไปกลับอย่างน้อยสี่รอบ

ยังไม่พอ เรายังมีฝึกความแข็งแกร่งและความว่องไวเช่นการวิ่งซิกแซกผ่านโคน หรือวิ่งเปี้ยวเพื่อไปแตะทีมฝั่งตรงข้าม

จนเหงื่อท่วมกายแล้วนั่นแหละ โค้ชถึงจะเอาลูกฟุตบอลมาให้เราได้เตะกัน

—–

ถามว่าทำไมซ้อมฟุตบอล แล้วไม่ให้แตะลูกฟุตบอล?

โค้ชอธิบายว่า ในสนามมีผู้เล่น 22 คน แต่ ณ ขณะใดขณะหนึ่ง จะมีคนที่ได้แตะบอลอยู่เพียงคนเดียวเท่านั้น

ดังนั้น โดยเฉลี่ยแล้ว ในเกม 90 นาที ผู้เล่นแต่ละคนจึงได้แตะบอลแค่เพียง 4 นาที

ส่วนอีก 86 นาทีคือการ “เล่นบอล” โดยปราศจาก “ลูกบอล”

ดังนั้น สิ่งที่เราทำระหว่างที่ไม่มีบอลจึงสำคัญมาก อาจจะสำคัญกว่าตอนมีบอลเสียอีก

—–

ผมว่าการซ้อมบอลก็เหมือนการทำสไลด์

เวลาจะทำสไลด์ขึ้นมาซักชุด คุณทำยังไง?

หลายคนจะเปิดโปรแกรม Powerpiont / Keynote ขึ้นมาเลย โดยอาจจะเปิดไฟล์เก่า (เพื่อจะได้ใช้เท็มเพลตเดิม) แล้ว Save As ก่อนจะนั่งแก้เนื้อหา

วิธีการทำสไลด์อย่างนี้ไม่ต่างกับการมาถึงสนามฟุตบอล ใส่รองเท้าเสร็จแล้ว ก็ลงไปแข่งเลย

นอกจากจะเล่นไม่ค่อยออกแล้ว ยังมีความเสี่ยงที่จะบาดเจ็บอีกด้วย

ถ้าต้องทำสไลด์ที่มีเนื้อหาใหม่และมีความสำคัญ ผมขอนำเสนออีกทางเลือกหนึ่ง

• เอากระดาษเปล่าๆ มา 1 แผ่น
• เขียนหัวข้อเรื่อง
• เขียนจุดประสงค์ว่าเราจะพรีเซ้นต์เรื่องนี้ไปทำไม
• ใช้กระดาษโพสต์อิทจดประเด็นต่างๆ ที่เราต้องการจะพูด โดยหนึ่งโพสต์อิทมีได้เพียงหนึ่งประเด็นเท่านั้น
• บางประเด็นที่ควรมีภาพประกอบ ก็เขียนลงไปในโพสต์อิทด้วยว่าควรจะใช้ภาพอะไร ประมาณไหน
• ขยับโพสต์อิทไปมาเพื่อจัดกลุ่มความคิด และวางแผนว่าเราจะดำเนินเรื่องอย่างไร ควรจะนำเสนอประเด็นอะไรก่อนหลัง
• เราจะพบว่า ประเด็นบางประเด็นอาจจะควบรวมเป็นหนึ่งสไลด์ก็ได้ และบางประเด็นอาจจะต้องแตกย่อยออกมาเป็นหลายสไลด์ก็ได้
• อย่าลืมด้วยว่าตอนทิ้งท้าย เราจะฝากอะไรให้ผู้ฟังไปทำต่อรึเปล่า

ต่อเมื่อเราเคลียร์แล้วเท่านั้นว่าเราจะนำเสนออะไร เพื่ออะไร และจะเล่าเรื่องอย่างไร เราจึงค่อย เปิด Powerpoint ครับ

เพราะ Powerpoint ก็เหมือนลูกฟุตบอลที่เราใช้ยิงเข้าประตู (Deliver you presentation)

แต่เนื้อหนังของการนำเสนอจริง ๆ คือสิ่งที่เราทำระหว่างที่ไม่ได้  “ครองบอล” อย่างกระบวนการคิด ตรรกะ และวิธีการนำเสนอต่างหาก

อาจจะใช้เวลามากกว่าหน่อย แต่เท่าที่ได้ลองทำ ผมว่าสไลด์นั้นจะเข้าใจง่ายและลื่นไหลกว่ากันเยอะเลยครับ

—–

ขอบคุณภาพจาก Pixabay.com

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก See First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”

เชื่อว่าผู้อ่าน Anontawong’s Musings ทุกคนน่าจะรู้จัก Amazon ร้านขายหนังสือออนไลน์ที่ใหญ่ที่สุดในโลก (และตอนนี้กำลังกลายร่างเป็น Everything Store คือขาย “สากกะเบือยันเรือรบ”)

ผู้ก่อตั้งแอมะซอนคือ เจฟ เบโซส (Jeff Bezos) ซึ่งได้ชื่อว่าเป็นห้วหน้าที่เป็นเผด็จการพอตัว เพราะทุกอย่างในแอมะซอนต้องทำตามทิศทางของเขาทั้งหมด

สิ่งหนึ่งที่เจฟ เบโซสทำที่แอมะซอนคือการ “แบน” PowerPoint ในห้องประชุม

เจฟให้เหตุผลว่า PowerPoint ทำให้ชีวิตของคนพรีเซ้นท์ง่าย แต่ทำให้ชีวิตของคนฟังยาก

เนื้อหาที่อยู่ในสไลด์มักจะมาเป็น bullet points ซึ่งบางทีก็อาจจะกว้างเกินไปหรือตกหล่นเนื้อหายิบย่อยที่มีความสำคัญ

การทำ PowerPoint มักจะทำให้เจ้าของเรื่องใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำสไลด์ให้สวยงาม แทนที่จะเอาเวลามานั่งคิดให้ละเอียดว่าต้องการนำเสนออะไร ดังคำพูดของเจฟที่ว่า

“Now we’ve got highly paid people sitting there formatting slides—spending hours formatting slides—because it’s more fun to do that than concentrate on what you’re going to say. . . . Millions of executives around the world are sitting there going, “Arial? Times Roman? Twenty-four point? Eighteen point?”

“สิ่งที่เกิดขึ้นก็คือพนักงานที่เราจ้างมาแพงๆ ใช้เวลาหลายชั่วโมงนั่งทำสไลด์ เพราะมันสนุกกว่ามานั่งใส่ใจว่าเขาควรจะพูดอะไร (และพูดอย่างไร) ผู้บริหารนับไม่ถ้วนจึงนั่งอยู่หน้าจอคอมแล้วถามตัวเองว่า “จะใช้ฟอนท์ Arial หรือ Times New Roman ดีนะ? จะใช้ฟอนท์ขนาด 24 pts หรือ 18 pts ดีนะ?”

ซึ่งผมก็เห็นด้วยจริงๆ ว่าการเปิดโอกาสให้ทำ PowerPoint มักจะทำให้คนที่ต้องพรีเซ้นท์ไม่ค่อยจะเตรียมตัวอะไรเท่าไหร่ เผลอๆ นั่งทำขึ้นมาก่อนเข้าประชุมนั่นแหละ

สิ่งที่เจฟสั่งให้พนักงานทุกคนในแอมะซอนทำก็คือ แทนที่จะใช้สไลด์ คนที่เป็นเจ้าของเรื่องต้องเขียน Narrative Memo ความยาว 6 หน้าแทน

ผมไม่มีข้อมูลว่า Narrative Memo ที่ว่ามีเนื้อหาอย่างไรบ้าง แต่ถ้าให้เดาคงอารมณ์คล้ายๆ รายงาน ที่ต้องบอกรายละเอียดว่าจะนำเสนอเรื่องอะไร มีข้อดี ข้อเสียอย่างไร ทำไมถึงคุ้มที่จะทำโปรเจ็คนี้ ฯลฯ

และ Memo นี้จะได้รับการแจกในที่ประชุม และในช่วง 10-15 นาทีแรกของการประชุม ทุกคนจะนั่งอ่านรายงานนี้อย่างเงียบๆ

คนสัมภาษณ์ถามเจฟว่า ทำไมไม่ส่งรายงานให้อ่านก่อนเข้าประชุมไปเลย

“Time doesn’t come from nowhere. This way you know everyone has the time. The author gets the nice warm feeling of seeing their hard work being read.”

“เวลาไม่ได้หากันได้ง่ายๆ ถ้าเราให้ทุกคนอ่านพร้อมกันในห้องประชุมเราก็แน่ใจได้ว่าทุกคนมีเวลาอ่านแน่นอน แถมคนทำรายงานก็รู้สึกดีด้วยที่เห็นทุกคนนั่งอ่านรายงานที่ตัวเองทุ่มเทเขียนขึ้นมา”

เมื่อต้องมานั่งเขียน Memo ที่ทุกคนจะต้องอ่านและต้องใช้ในการถกเถียง คนที่เป็นเจ้าของเรื่องย่อมต้องใช้ความคิดและความตั้งใจมากกว่าการทำ PowerPoint ซึ่งนั่นก็จะทำให้ความคิดของเขาตกผลึกมากขึ้น และนำเสนอข้อมูลได้ครอบคลุมมากยิ่งขึ้น (โดยที่ความยาวไม่เกิน 6 หน้า)

อีกข้อดีหนึ่งของการทำ Memo ก็คือเราจะไม่เสียเวลากับคำถามที่ไม่จำเป็น

“If you have a traditional ppt presentation, executives interrupt. If you read the whole 6 page memo, on page 2 you have a question but on on page 4 that question is answered.”

“ถ้าคุณพรีเซ้นต์โดยใช้พาวเวอร์พอยท์ ผู้บริหารที่ฟังอยู่มักจะถามคำถามขัดจังหวะอยู่เรื่อยๆ แต่ถ้าคุณนั่งอ่านรายงานเงียบๆ ทั้ง 6 หน้า ตอนคุณอ่านถึงหน้า 2 คุณอาจจะมีคำถาม แต่พออ่านถึงหน้า 4 คุณก็จะได้คำตอบด้วยตัวคุณเอง”

—–

ผมยังไม่เคยได้ยินว่าองค์กรไหนนอกจากแอมะซอนใช้วิธีการเขียน Narrative Memo ก่อนเข้าประชุมอย่างนี้นะครับ

(ยิ่งเมืองไทยยิ่งไม่ต้องพูดถึง บางที่ไม่มีวาระการประชุมด้วยซ้ำ)

แต่เห็นว่าเป็นคอนเซ็ปต์ที่น่าสนใจดีเลยอยากเอามาแชร์

ถ้าใครเอาไปลองใช้แล้วได้ผลยังไง กลับมาเล่าให้ฟังบ้างนะครับ

—–

* EDIT: 30 Sep 2015: ตอนแรกผมเขียนชื่อภาษาไทยของ Jeff Bezos ว่า เจฟ เบซอส แต่จริงๆ ควรจะเป็น เจฟ เบโซส มากกว่าครับ ขอบคุณคุณ Choopong Choosamer และ ussatlantis ที่ท้วงติงมาครับ

—–

ขอบคุณข้อมูลจาก Moving People To Action: AMAZON STAFF MEETINGS: “NO POWERPOINT,  Philantropy Daily: Jeff Bezos’ PowerPoint prohibition 

ขอบคุณภาพจาก Pexels.com

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก See First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”