ประชุมอย่างไรให้ได้เรื่องได้ราว

20160406_Meeting

เมื่อวานนี้ผมเพิ่งจัดงาน Connect Day ที่บริษัทไป

งาน Connect Day เป็นงานที่พนักงานในออฟฟิศต่างๆ ทั่วโลกมาคุยกันถึงเป้าหมายหลักขององค์กรในปีนี้ เพื่อให้ เข้าใจว่าสิ่งที่เราทำมัน connect กับทิศทางของบริษัทอย่างไรบ้าง

งานที่เราจัดที่ออฟฟิศกรุงเทพมีคนมาร่วมงานหลายร้อยคน ภาพงานที่กรุงเทพถูกเลือกไปอยู่บน homepage ของ intranet ของบริษัท (ซึ่งมีพนักงานทั่วโลกห้าหมื่นกว่าคน) แสดงว่าผลงานของคนไทยมีดีพอตัวเลย

การจัดงานของเราประสบความสำเร็จขนาดนี้ โดยมีทีมงานหลักแค่ 6 คน และที่ผมคิดว่าเจ๋งมากก็คือ เราจัดงานนี้ด้วยการประชุมกันแค่สามครั้ง ครั้งละ 30 นาทีเท่านั้น

วันนี้ก็เลยอยากมาแชร์ว่า เราประชุมกันอย่างไรเพื่อให้ได้เนื้อได้หนัง ได้เรื่องได้ราวครับ

อย่าประชุมเกิน 1 ชั่วโมง
เพราะคนเราไม่สามารถโฟกัสอะไรได้นานไปกว่านั้นอยู่แล้ว ถ้าจำเป็นต้องประชุมนานกว่าหนึ่งชั่วโมงจริงๆ ก็ควรจะมีเวลาให้พักเบรค เพื่อเป็นการชาร์จแบตก่อนจะมาลุยกันใหม่

ให้ทุกคนเห็นภาพตรงกันก่อน
ว่าสิ่งที่เรากำลังจะทำคืออะไร ข้อมูลสำคัญๆ มีอะไรบ้าง และเนื้องานมีด้านไหนบ้าง อย่างงานของผม ก็จะมีเรื่องเกี่ยวกับการจัดเตรียมสถานที่ การเตรียมอาร์ทเวิร์ค การสื่อสารให้พนักงานในองค์กรรับทราบ การหาและบรี๊ฟตากล้อง ฯลฯ

ให้แต่ละคนเลือกงานที่ตัวเองถนัด
ในกรณีนี้ งานที่เราทำมันเป็นงานอาสา คือเป็นทีมงานที่รวมกันเฉพาะกิจเพื่อมาจัดงาน Connect Day พอทุกคนรู้แล้วว่างานที่ต้องทำมีอะไรบ้าง ก็ให้เขาได้เลือกงานที่ตัวเองถนัดและอยากทำ อย่างพี่ใหญ่ก็จะดูแลเรื่อง sourcing ทั้งหมด (เตรียมงบ สั่งอาหาร สั่งเสื้อ) ส่วนผมดูแลเรื่องการสื่อสารทั้งหมด เป็นต้น

ให้คนที่รับผิดชอบงานนั้นมีดาบกายสิทธิ์
ในความหมายที่ว่า เมื่อเขารับผิดชอบงานนั้นแล้ว เขาควรจะมีอิสระพอสมควรที่จะเลือกว่าอยากจะทำออกมาแบบไหน เช่นโอ๋กับไตเติ้ลดูเรื่องการจัดเตรียมสถานที่ ผมก็ให้เขาคิดเองเลยว่าอยากจะจัดออกมาในรูปแบบไหน และถ้าเขาต้องการความช่วยเหลืออะไรจากเรา (เช่นคำพูดหรือ wording ที่จะใช้ในฉาก) เราก็คอยช่วยเติมเต็มตรงนั้น ส่วนน้องอีกคนชื่อเดียร์ที่ดูแลด้านอาร์ทเวิร์ค ผมก็แค่บอกเขาไปว่าไอเดียหลักๆ เป็นอย่างไร จะไปเอาโปรแกรมทำภาพฟรีได้ที่ไหน ที่เหลือก็ให้เขาโซโลตามที่เห็นว่าเหมาะ และส่งงานมาให้เราดูเป็นระยะๆ

เวลาประชุม ให้ทุกคนได้พูด
ข้อดีของการที่ทุกคนมีหน้าที่ที่ชัดเจน (และมีดาบกายสิทธิ์) ก็คือ ทุกคนจะรู้สึกว่าตัวเองมีบทบาทและส่วนร่วมในการประชุมนั้น เวลาประชุมก็จะง่าย เพราะแต่ละคนก็จะผลัดกันพูดถึงงานที่ตัวเองรับผิดชอบ ซึ่งถ้าเราคิดงานให้ละเอียดและแจกจ่ายงานได้ครบถ้วนแล้วล่ะก็ การประชุมจะไหลลื่นมาก

ทุกคนมี Action ชัดเจนหลังประชุมเสร็จ
เป้าหมายหลักของการประชุมมีอยู่สามอย่างเท่านั้น คือแชร์ข้อมูลที่สำคัญ ตัดสินใจร่วมกัน ก่อนจะแยกย้ายไปทำงานที่ได้รับมอบหมายมา (อ่านเพิ่มเติมได้ที่เขียนรายงานการประชุมแบบคนรุ่นใหม่) ดังนั้น การประชุมที่ดี คือการประชุมที่ทุกคนรู้ว่า ตัวเองต้องทำอะไรบ้างเมื่อเดินออกจากห้องนี้ไปแล้ว

ทีมงานรองไม่จำเป็นต้องเข้าประชุม
นอกจากทีมงาน 6 คนแล้ว เรายังได้รับความช่วยเหลือจากคนอื่นๆ (ซึ่งผมขอเรียกว่าทีมงานรอง) อย่างน้อยอีกสิบคน แต่เราไม่ได้เชิญคนเหล่านี้เข้าประชุม เพราะเราถือว่าให้เจ้าของงานไปขอความช่วยเหลือและคุยเองได้เลย ซึ่งทำให้คล่องตัวกว่าและไม่ไปรบกวนเวลาคนเหล่านั้นมากเกินไปด้วย

การประชุมนั้นเป็นเครื่องมือที่ดีในการสื่อสารและในการผลักให้งานเดินหน้า แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นก็ต้องใช้มันให้เป็นด้วย ไม่อย่างนั้นแล้วการประชุมจะเป็นเพียงข้ออ้างที่ทำให้เรา “ยุ่ง” จนไม่ได้ทำงานที่สำคัญจริงๆ ครับ

—-

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ที่ปุ่มไลค์จะมี drop down menu ให้เลือกได้ว่าอยากจะให้มี notifications หรืออยากเห็นโพสต์จากเพจนี้อยู่ต้นๆ ฟีดรึเปล่าครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่

ขอบคุณภาพจาก Pixabay.com

 

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s