เขียนรายงานการประชุมแบบคนรุ่นใหม่

20150816_MeetingMinutes

สวัสดีครับ

วันนี้จะมานำเสนอทางเลือกในการจดบันทึกการประชุมครับ

การเขียนรายงานการประชุมนี่ถือเป็นเรื่องที่น่าเบื่ออย่างหนึ่ง

แต่การอ่านรายงานการประชุมอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อยิ่งกว่า!

เพราะรายงานการประชุมที่เราเห็นๆ กันมักจะยืดยาวและเป็นทางการเอามากๆ ในขณะที่ตอนนี้พวกเราส่วนใหญ่ทำงานแบบส่งอีเมล์คุยกันแล้ว แต่รายงานการประชุมก็ยังยึดรูปแบบสมัยที่เรายังใช้กระดาษโรเนียวกันอยู่เลย

ผมลองกูเกิ้ลคำว่า “รายงานการประชุม” ก็เจอตัวอย่างจาก JobsDB ประมาณนี้:

ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมิได้มาประชุม โดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด พร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่สามารถมาประชุม ถ้าหากทราบด้วยก็ได้

ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งได้เข้ามาร่วมประชุม และหน่วยงานที่สังกัด (ถ้ามี)

เริ่มประชุม ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม

ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุมกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่อง ประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้

วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

วาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม (กรณีเป็นการประชุมที่ไม่ใช่การประชุมครั้งแรก)

วาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ

วาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา

วาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม

ผู้จดรายงานการประชุม ให้เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงานการประชุมลงลายมือชื่อ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุล ไว้ใต้ลายมือชื่อในรายงานการประชุมครั้งนั้นด้วย

—–

วิธีการจดการประชุมแบบนี้ดูครบถ้วนก็จริง แต่คำถามคือมันจำเป็นแค่ไหนสำหรับการทำงานในยุคนี้

จำเป็นหรือไม่ที่ต้องระบุว่าใครมาหรือไม่มาประชุมบ้าง (ถ้าการประชุมเกิดขึ้นได้แสดงว่าคนที่สำคัญมาเพียงพอที่จะให้การประชุมเดินหน้าอยู่แล้ว)

เวลาเริ่ม/เลิกประชุม ก็ไม่มีนัยยะอันใด และถ้าเราใช้โปรแกรมพวก Outlook ซึ่งระบุเวลาเริ่มและเลิกอยู่แล้ว ก็ยิ่งไม่จำเป็นต้องใส่ไว้ในนี้

ผู้จดรายงานการประชุมก็ไม่ต้องใส่ เพราะมักจะเป็นคนเดิม และเป็นคนที่ส่งเมล์รายงานการประชุมอยู่แล้วเช่นกัน

ส่วนการบันทึกรายงานการประชุมเป็นวาระๆ ไปนั้น ในแง่หนึ่งก็ดูครบถ้วนดี แต่มันอาจจะไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้คนที่อ่านรายงานรู้ว่าต้องทำอะไรบ้าง

เพราะการจดรายงานการประชุมมันยืดยาวและไม่มีใครอยากอ่าน คนจดก็เลยไม่ค่อยจะอยากเขียนตามไปด้วย

การเขียนรายงานการประชุมสำหรับองค์กรยุคใหม่จึงควรเป็นกันเอง กระชับ และนำไปใช้ประโยชน์ต่อได้จริงๆ


รายงานการประชุมแบบคนรุ่นใหม่ที่ผมจะมานำเสนอ ผมได้มาจากฟิลลิป คนที่เล่าเรื่องนิทานปั้นหม้อให้อ่านในบล็อกของบริษัทครับ

ฟิลิปบอกว่าการประชุมมีจุดประสงค์อยู่แค่สามอย่าง คือ

1. Getting in sync about a particular topic แลกเปลี่ยนข้อมูลเพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจที่ตรงกัน

2. Collaborative brainstorming ช่วยกันระดมสมอง

3. Making Decisions ตัดสินใจร่วมกันว่าจะเอายังไงกันต่อ

ดังนั้น รายงานการประชุมจึงควรจะมีสามอย่างนี้

1. Insights (“ah-ha” moments for the participants) ข้อมูลหรือแนวทางสำคัญๆ ที่เกิดจากการพูดคุยกันในที่ประชุม

2. Decisions – สิ่งที่ที่ประชุมตัดสินใจร่วมกัน

3. Action Items – สิ่งที่แต่ละคนต้องทำหลังจากประชุมเสร็จ

ฟิลิปยังเสนออีกเรื่องหนึ่งที่น่าสนใจ คือเราควรจะทำรายงานการประชุมแบบ Realtime ไปเลย โดยอาจจะใช้ Google Docs และฉายขึ้นโปรเจคเตอร์ให้ทุกคนเห็น (หรือส่งลิงค์ให้ทุกคนที่ประชุมเปิดจาก laptop ของตัวเอง)

คนจดรายงานการประชุมก็พิมพ์ไป แต่เป็นหน้าที่ของทุกคนที่จะบอกคนจดรายงานว่า อ๊ะ ตรงนี้ควรจดนะเพราะมันเป็น Insights / Decisions / Action items จะได้ไม่มีอะไรตกหล่น

สมมติว่าผมเป็นคนจดรายงานการประชุมการจัดงานเลี้ยงบริษัท ก็จะได้ Meeting Minutes ประมาณนี้

Annual Party Committee Meeting Minutes
Thursday, 13 August 2015 11:00 a.m.-12:00 p.m.

Insights

  • We could use the hotel foyer for free of charge
  • At the last party, two buckets of beer were not used
  • The proposed schedule is too tight and should be adjusted
  • 500 people have signed up so far

Decisions

  • We will arrange some activities for the staff waiting at the foyer before the party starts
  • We will re-calculate the number of drinks to be ordered
  • We will take one or two activities out of the schedule to make it lighter
  • The proposed lucky draw prizes are good to go

Action Items

  • Rut to adjust the schedule
  • Rut to send out a reminder for staff to sign up for the party
  • Rut to schedule another meeting with an extended team in two weeks
  • Mo to work with First on the sound system quotation & invoice
  • Kan to get approval on the final budget
  • Kan to ensure we get most of lucky draw items by the end of August

เท่านี้ รายงานการประชุมก็จะกระชับ เข้าใจง่าย และทุกคนที่เข้าร่วมประชุมก็จะรู้ว่าต้องทำอะไรบ้างครับ


UPDATE: 25 Aug 2017: เขียนรายงานการประชุมแบบคนรุ่นใหม่ เป็นหนึ่งในหลายเทคนิคที่ผมกล่าวถึงในหนังสือ “Thank God It’s Monday ขอบคุณโลกนี้ที่มีงานประจำ” หนังสือเล่มแรกของผม หาซื้อได้ที่ซีเอ็ด นายอินทร์ คิโนะคุนิยะ เอเชียบุุ๊คส์ บีทูเอส และศูนย์หนังสือจุฬาครับ bit.ly/tgimannounce

ขอบคุณภาพจาก Pixabay.com

ขอบคุณตัวอย่างรายงานการประชุมจาก JobsDB

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก Show First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s