ข้อแรก แตกงานใหญ่ให้เป็นงานย่อยที่ใช้เวลาไม่เกิน 10 นาที
เพราะงานใหญ่นั้นมันน่ากลัว ดูแล้วต้องใช้เวลาหลายชั่วโมง เราก็เลยหลีกเลี่ยงมันมาตลอด แต่ถ้าเราลองแตกมันออกมาเป็นงานย่อยๆ ที่ทำเสร็จโดยใช้เวลาไม่เกิน 10 นาที เราจะกล้าทำแต่ละสเต็ปมากขึ้น สิ่งสำคัญคือการเริ่มต้น เมื่อได้เริ่มแล้วเราจะมีโมเม็นตัมที่จะไปต่อได้เอง

ข้อที่สอง เมื่อทำงานย่อยแต่ละชิ้นเสร็จแล้ว จงให้รางวัลตัวเอง
อาจจะกินขนม อาจจะเดินไปคุยกับเพื่อน อาจจะเข้า social media (แต่อย่านาน) เมื่อเราให้รางวัลตัวเองตอนทำงานเสร็จ สมองเราจะเชื่อมโยงการกระทำกับรางวัล (associate action with reward) และทำให้เรามีความรู้สึกที่ดีต่องานมากขึ้นจนเกิดเป็น positive loop

ไม่ต้องห่วงว่าจะให้รางวัลตัวเองมากเกินไป เพราะพอทำไปสักพัก ความก้าวหน้าในงานจะตอบแทนตัวมันเอง

สิ่งสำคัญตอนนี้คือการเริ่มต้นและสร้างอารมณ์ในเชิงบวกให้กับงานที่เราหลีกเลี่ยงมาโดยตลอดครับ

เมื่อวานนี้ผมมีสอนเรื่อง Time Management ให้พนักงานใหม่

ผมพูดว่ามี productivity hacks สองข้อที่ทุกคนควรใส่ใจ

หนึ่งคือนอนให้เพียงพอ เพราะการนอนมักเป็นสิ่งแรกที่เรายอมแลกเมื่อมีเรื่องให้ต้องทำมากเกินไป แต่จริงๆ แล้วการนอนให้พอนั้นเป็นเรื่องสำคัญมากสำหรับการมีวันที่ดีและการทำงานให้ได้ดี

ส่วนแฮ็คที่สองคือเราต้องหัด say no ให้เป็น

เราไม่ค่อยกล้าปฏิเสธใครเพราะเรากลัวจะดูเป็นคนไม่มีน้ำใจ แต่ถ้าเราไม่หัดปฏิเสธคนบ้างเลย สุดท้ายเราจะไม่ได้ทำเรื่องสำคัญสำหรับเรา เพราะเรามัวแต่ทำเรื่องสำคัญของคนอื่น

เวลาจะปฏิเสธนั้นไม่ใช่ทำอย่างไร้เยื่อใย เราต้องรู้จักมอบทางเลือกให้คนที่มาขอความช่วยเหลือด้วย เช่นต่อรองเรื่องเวลาว่าจะทำให้ได้เมื่อไหร่ หรือแนะนำคนอื่นที่อาจจะช่วยแทนเราได้

อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญไม่แพ้กัน คือเราต้องแยกแยะให้ออกว่าการปฏิเสธคำขอกับการปฏิเสธตัวตนของคนที่ขอนั้นไม่เหมือนกัน

เวลาใครมาขอให้เราช่วยอะไร เขากำลัง “ขาย” อะไรบางอย่าง อาจจะเป็นไอเดีย อาจจะเป็นงาน อาจจะเป็นเป้าหมาย ถ้าเขาขายเราสำเร็จ เราก็ต้อง “ซื้อ” ไอเดียนั้น ซึ่งไม่ใช่การซื้อด้วยเงิน แต่เป็นการซื้อด้วยเวลา

ดังนั้น ก่อนที่เราจะจ่ายเวลาอันมีค่าออกไป ลองคิดให้ดีว่าเราอยากซื้อไอเดียนั้นจากเขาจริงรึเปล่า ถ้าไม่อยากซื้อ เราก็ยังไม่จำเป็นต้องจ่าย และการที่เราปฏิเสธข้อเสนอก็เป็นคนละเรื่องกับการปฏิเสธคนที่มาเสนอ – denying a request is not the same thing as denying the person making the request.

เมื่อเราแยกแยะได้ระหว่างสิ่งที่ขอกับตัวตนของคนที่ขอ เราก็จะมีความกล้ามากขึ้นที่จะปฏิเสธคำขอนั้นอย่างนุ่มนวลและด้วยความเคารพ และยังรักษาสัมพันธภาพอันดีเอาไว้ได้

เรียนรู้ที่จะ say no แล้วเราจะจัดการชีวิตได้ดีขึ้นครับ

หลายคนคงเคยได้ยินคำว่า extrinsic motivation และ intrinsic motivation

Extrinsic motivation คือแรงจูงใจจากภายนอก เช่นเงินตรา ตำแหน่ง ชื่อเสียง

ส่วน intrinsic motivation คือแรงจูงใจที่ขับมาเองจากภายใน เช่นอยากเห็นงานนี้มันสำเร็จ หรือว่างานนี้มันเติมเต็มอะไรบางอย่าง

นักวิทยาศาสตร์พบว่า แรงจูงใจสองอย่างนี้ต่างกันมาก และถูกขับเคลื่อนจากสมองคนละส่วนด้วยซ้ำไป

Extrinsic motivation นั้นถูกขับเคลื่อนจากสมองส่วนเดียวกับที่เกี่ยวกับวินัยแบะการควบคุมตนเอง ในขณะที่ intrinsic motivation นั้นถูกขับเคลื่อนโดยสมองส่วนเดียวกับที่ดูแลเรื่องความต้องการและความปรารถนา (needs & desires)

ดังนั้น ถ้าเราหา intrinsic motivation ของงานแต่ละชิ้นได้เจอ เราจะรู้สึก “อยาก” ที่จะทำมันมากขึ้นและจะมีความสุขกับมันมากขึ้นด้วย

สิ่งนี้เรียกสั้นๆ ว่า Personal Why หรือเหตุผลที่เราจะลงมือทำงานแต่ละอย่าง

มีเรื่องเล่าจาก “เดวิด” ซึ่งเป็น CEO โรงพยาบาลชุมชนแห่งหนึ่งที่อยากจะเข้าใจเนื้องานในโรงพยาบาลมากขึ้น เขาจึง “ปลอมตัว” เป็นหนึ่งในเจ้าหน้าที่พยาบาล และวิ่งเข้าวิ่งออกห้องฉุกเฉินพร้อมกับเตียงผู้ป่วยไปพร้อมกับเจ้าหน้าที่คนอื่นๆ

เดวิดสังเกตเห็นช่างคนหนึ่งกำลังง่วนอยู่กับประตูแบบ swing door เหมือนที่เราเห็นในหนัง เดวิดถามช่างคนนั้นว่าทำอะไรอยู่ ช่างเลยตอบว่า

“ผมพยายามไขน็อตประตูให้มันแน่นพอดีๆ เพราะถ้าแน่นเกินไป ประตูจะแข็งและเหวี่ยงแรงมาก ถ้าคนไข้ที่อยู่บนเตียงถูกลากผ่านประตูแบบนั้นคงจะตกใจ และไม่ช่วยให้คนไข้อาการดีขึ้น!”

ทั้งๆ ที่ช่างอาจจะมองว่างานซ่อมประตูเป็นเรื่องที่ซ้ำซากน่าเบื่อ แต่เขากลับมี personal why ที่มอบคุณค่าและความหมายให้กับเขา

กลับมามองที่ตัวเอง

บางทีเราก็ยุ่งมาก วุ่นมาก มีเรื่องให้ต้องทำเยอะเกินไป บางงานก็สนุก บางงานก็ต้องกัดฟัน บางงานก็ดูไร้สาระ จนบางทีก็อดไม่ได้ที่จะขุ่นข้องหมองใจอยู่ลึกๆ

แต่ทุกงานที่เราทำมันกำลังสร้างคุณค่าบางอย่าง

มองให้ออกว่างานนั้นมันสร้างคุณค่าอย่างไร และมันสอดคล้องกับสิ่งที่เรายึดมั่นอย่างไร

หา Personal Why ของเราให้เจอ แล้วเราจะมีความสุขกับงานมากขึ้น

หรืออย่างน้อยที่สุดก็จะไม่ทุกข์ทนกับมันจนเกินควรครับ

—–

ขอบคุณเนื้อหาบางส่วนจากหนังสือ How To Have A Good Day by Caroline Webb

ธรรมดาผมจะใช้แอป Todoist ในการจดงานทุกอย่าง

เมื่อเริ่มต้นวัน ผมก็จะเปิด Todoist เพื่อจะเลือก 3 MIT หรือ Most Important Tasks ขึ้นมาเขียนในสมุด นี่คืองานสามงานที่เราต้องพยายามให้เสร็จหรือสร้างความก้าวหน้าในวันนี้เพราะมันมี impact มากที่สุด

จากนั้นก็จะลิสต์งานอื่นๆ ที่ใช้เวลาไม่มากนัก อีกซัก 5-10 งาน โดยแบ่งเป็นงานที่ต้องทำที่โต๊ะและงานที่ไม่ต้องทำที่โต๊ะ

ปัญหาหนึ่งของวิธีการนี้ก็คือ พอมีงานแทรกระหว่างวัน งานที่เราวางแผนไว้มักจะไม่ได้ทำ

วิธีที่ช่วยบรรเทาปัญหานี้ได้ คือมี to do list ของอีกสองวันถัดไปรอไว้เลย

ถ้างานที่เข้ามาระหว่างวันมันไม่ได้ด่วนมากและไม่ได้สำคัญมาก แต่ก็อยากทำให้เสร็จภายในวันสองวันนี้ ผมก็จะไปเขียนใส่ to do list ของวันพรุ่งนี้หรือมะรืนนี้แทน

แน่นอนว่าวิธีนี้ไม่ได้เพอร์เฟ็กต์ งานบางอย่างที่เข้ามาก็ต้องทำทันทีจริงๆ แต่อย่างน้อยมันก็ช่วยสร้างโอกาสให้เราหยุดคิดมากขึ้นว่า งานนี้จำเป็นต้องทำตอนนี้จริงรึเปล่า

เพราะงานที่สำคัญสำหรับคนอื่น มันอาจไม่ได้สำคัญสำหรับเรา

มี to do list ของวันพรุ่งนี้และวันมะรืนเพื่อเป็นบัฟเฟอร์สำหรับงานที่รอได้

เราจะได้สะสางเรื่องสำคัญจริงๆ ของวันนี้ให้แล้วเสร็จตามที่ตั้งใจครับ

“There are no bad teams, only bad leaders”
-Jocko Willink

คนทำงานทุกคนมีศักยภาพอยู่ในตัว ผู้นำที่ดีคือคนที่สามารถดึงศักยภาพเหล่านั้นออกมาเพื่อสนับสนุนเป้าหมายของทีมได้

เวลาทีมฟุตบอลฟอร์มตก คนแรกๆ ที่จะโดนตำหนิก็คือผู้จัดการทีม

ถ้าทีมทำงานช้า เกี่ยงงาน ไม่ให้ความร่วมมือ คนที่ควรโดนตำหนิก็คือหัวหน้าเช่นกัน

ถ้าเราเป็นหัวหน้า แล้วลูกน้องยังทำงานไม่ได้ดั่งใจ ลองกลับมาทบทวนตัวเองใหม่ว่าเราสอนเขาดีพอหรือยัง ใช้คนถูกกับงานหรือยัง เรามีความเป็นผู้ใหญ่พอหรือยัง

มีคนกล่าวไว้ว่าฝูงแกะที่นำโดยสิงโตนั้นน่ากลัวยิ่งกว่าฝูงสิงโตที่มีแกะเป็นจ่าฝูง

ถ้ารู้ตัวว่าทีมของเรามีสิงโตเป็นหัวหน้า ก็ขอแสดงความยินดีด้วย แม้งานจะหนัก งานจะยาก แต่เราก็ยังโชคดีกว่าใครหลายคน

แต่ถ้าทีมของเรามีแกะเป็นหัวหน้า หรือหนักกว่านั้นคือมีเด็กเลี้ยงแกะเป็นหัวหน้า ก็ขอให้ใช้โอกาสนี้ในการหล่อหลอมตัวเองให้เก่งและแกร่งกว่าเดิม

และเรียนรู้ว่าโตขึ้นเราจะไม่เป็นหัวหน้าแบบนั้นครับ