เดือนที่ผ่านมาผมได้ทดลองทำ To-Do List ที่ค่อนข้างประหลาดแต่ก็ให้ผลดี

ผมได้ไอเดียนี้มาจาก Oliver Burkeman ผู้เขียนหนังสือ Four Thousand Weeks

วิธีการนั้นง่ายมาก

1. เขียนรายการที่จะทำแค่ข้อเดียว
2. ทำสิ่งนั้นให้เรียบร้อย
3. ขีดฆ่ารายการนั้นทิ้ง

แล้วก็กลับไปที่ข้อ 1 ใหม่

หากระหว่างที่ทำสิ่งนั้นอยู่ เกิดเจออะไรหรือนึกอะไรขึ้นมาได้ ก็ให้หักห้ามใจ ไม่กระโดดลงไปทำสิ่งนั้นทันที ให้จดเอาไว้ก่อน แล้วกลับมาอยู่กับสิ่งที่เราควรจะทำ

ผมพบว่าวิธีนี้ช่วยให้เรา single-tasking ได้ดีขึ้น

การทำงานสมัยใหม่นั้นมี “กับดัก” ระหว่างทางมากมาย ไม่ว่าจะเป็นอีเมล สแล็ค (หรือไลน์) รวมถึงโซเชียลมีเดียที่เรียกร้องความสนใจของเราตลอดเวลา

ดังนั้นการทำ To-Do List แบบทำทีละอย่างนี้จะช่วยให้เรามีสติมากขึ้นว่ากำลังทำอะไรอยู่ และฝึกให้เรามีวินัยที่จะอยู่กับสิ่งนั้นจนกว่าจะเสร็จ

คราวนี้เมื่อเสร็จงานชิ้นนั้นแล้ว จะเล่นเฟซบุ๊คก็ทำได้ แต่เราควรจะใช้หลักการเดียวกันนั่นก็คือ

1. เขียนคำว่า “เล่นเฟซบุ๊ค” เป็นรายการที่เราจะทำ
2. เล่นเฟซบุ๊ค
3. ขีดค่ารายการ “เล่นเฟซบุ๊ค” ทิ้งไป

เมื่อเราบังคับให้ตัวเองต้อง “เขียนทุกอย่าง” ที่เราจะทำทีละข้อ เราจะมองเห็นตัวเองมากขึ้นว่าแต่ละวันเราว่อกแว่กแค่ไหน และบางทีก็ช่วยให้เรายับยั้งชั่งใจได้มากขึ้น

เตือนไว้นิดนึงว่าวิธีการนี้อาจทำให้เราหงุดหงิดและรู้สึกยุ่งยาก เพราะมันทวนกระแสนิสัยที่เราคุ้นเคยมานาน

ลองเอาไปปรับใช้กันดูนะครับ

ช่วงวันหยุดสุดสัปดาห์ที่พาลูกๆ ไปสนามเด็กเล่น หนึ่งในเครื่องเล่นที่ไม่ได้เห็นมานานแล้วคือไม้กระดก (ภาษาอังกฤษเรียกว่า seesaw)

วิธีเล่นนั้นง่ายมาก แค่ต่างฝ่ายต่างเข้าประจำที่คนละฝั่ง แล้วก็ผลัดกันถีบตัวขึ้นจากพื้น “ปรายฝน” ลูกสาววัยหกขวบครึ่งกับ “ใกล้รุ่ง” ลูกชายวัยสี่ขวบครึ่ง เล่นกันอย่างหัวเราะชอบใจ

เล่นไปครู่นึงปรายฝนเกิดครึ้มอกครึ้มใจ พอถึงคราวที่ตัวเองขาแตะพื้นก็นั่งแช่อยู่อย่างนั้น ใกล้รุ่งเลยลอยอยู่กลางอากาศ พยายามจะขย่มตัวเองลงมาก็ไม่เป็นผลเพราะน้ำหนักห่างกับพี่สาวอยู่หลายกิโล

เมื่อค้างอยู่ได้หลายวินาที ใกล้รุ่งเริ่มไม่สนุก ก็เลยตัดพ้อกับเจ่เจ้ ผมเองก็เลยต้องบอกปรายฝนว่าปล่อยน้องให้ลงมาได้แล้ว

อดคิดไม่ได้ว่าพลวัตหรือ dynamics ระหว่างหัวหน้ากับลูกน้อง หรือระหว่างผู้บริหารกับพนักงานก็มีความคล้ายคลึงกับไม้กระดก ที่ต้องอาศัยความร่วมมือของทั้งสองฝ่ายในการกระดกขึ้นและลงเพื่อให้การกระดกไม้นี้ยังคงอยู่ต่อไป

แต่หากผู้บริหารครึ้มอกครึ้มใจ นั่งแช่ (“ยืนกราน”) ที่จะเอาสิ่งใดสิ่งหนึ่ง อีกฝ่ายนั้นแทบจะไม่มีกำลัง (powerless) ที่จะทำอะไรได้เลย เพราะน้ำหนักของคำพูดและน้ำหนักของอำนาจนั้นต่างกันอยู่หลายกิโล หากลูกน้องแข็งขืนก็คงได้แต่ลอยค้างอยู่อย่างนั้น

ดังนั้น ในฐานะ “ผู้ใหญ่ที่ตัวหนักกว่า” เราต้องมีน้ำใจนักกีฬา ต้องยอมถีบตัวเองให้ตัวเบา ลูกน้องของเราจะได้มีน้ำหนักบ้าง เกมการทำงานจะได้ดำเนินต่อไปได้

เพราะหากเราเคยชินกับการนั่งแช่ ปล่อยให้อีกฝ่ายค้างเติ่งบ่อยๆ

สุดท้ายจะไม่มีใครอยากเล่นไม้กระดกกับเราครับ

เมื่อวันหยุดสุดสัปดาห์ ผมกับแฟนพาลูกๆ ไปเที่ยวที่สนามเด็กเล่นแห่งหนึ่งที่มีของเล่นหลากหลาย ทั้งไม้กระดก สะพานเชือก รอก ชิงช้า สไลเดอร์ ปีนหน้าผา ฯลฯ

เมื่อเล่นเสร็จแล้วก็มากินข้าวเย็นกัน แฟนรู้ใจ สั่ง Mango Smoothie มาให้กิน รสชาติโอเคดับกระหายได้เป็นอย่างดี แต่เสียอารมณ์นิดหน่อยตรงที่ปั่นไม่ละเอียด มีน้ำแข็งขนาดก้อนกรวดเต็มไปหมด

อันนี้อาจจะนับได้ว่าเป็นปัญหาคลาสสิค เมื่อเครื่องปั่นน้ำผลไม้ใช้ไปนานๆ ใบมีดก็อาจจะหายคม สมูธตี้จึงไม่ค่อยมีความสมูธเท่าไหร่นัก

แล้วผมก็อดคิดไม่ได้ว่า แม่ครัว/พ่อครัวนั้นเขาได้กินสมูธตี้ที่ตัวเองทำบ้างรึเปล่า

ผมเดาว่าอาจจะไม่ได้กิน พอไม่ได้กินก็เลยไม่รู้ และดูด้วยตาเปล่าก็เลยไม่อาจมองเห็นปัญหา

ส่วนลูกค้าส่วนใหญ่ก็น่าจะเป็นอย่างผม คือเห็นเป็นเรื่องเล็กน้อยกว่าจะเดินไปบอกให้รู้ตัว

ในการทำงานหลายๆ อย่างก็เป็นเช่นนั้น ถ้าเราไม่ได้ใช้ “โปรดักท์” ที่ตัวเองสร้างขึ้นมา ก็เป็นการยากที่จะสร้างของที่มีคุณภาพได้

ยกตัวเองอย่างง่ายๆ แบบฟอร์มบางใบที่ต้องกรอกด้วยมือมีพื้นที่ว่างสำหรับบางหัวข้อน้อยเกินไป แม้จะเขียนตัวเล็กๆ แล้วก็ยังไม่วายไปเกยข้อความส่วนอื่นอยู่ดี ถ้าคนที่ออกแบบฟอร์มพวกนี้ได้ลองกรอกด้วยตัวเองเสียก่อน ปัญหาขั้นพื้นฐานเหล่านี้จะไม่เกิดเลย

หรือการออกแบบไฟล์ Excel บางไฟล์จากส่วนกลางเช่นแผนกบัญชีหรือแผนก HR ก็ไม่ได้ให้คนในทีมได้ทดลองกรอกเองเสียก่อน ทำให้ข้อมูลที่แต่ละทีมกรอกกลับมานั้นสับสนและอาจเป็นคนละฟอร์แมตกัน ลำบากคนที่ต้องมานั่งรวมไฟล์ทีหลังอีก

ช่วงนี้เห็นคุณชัชชาติ ว่าที่ผู้ว่ากทม.คนใหม่ขยันลงพื้นที่ ส่วนตัวผมคิดว่าอาจจะถี่ไปนิดนึง แต่ก็ยังดีกว่าคนที่ไม่ได้ลงพื้นที่เลย เพราะดูจากปัญหาที่หมักหมมในกทม. มันชวนให้คิดได้ว่าผู้ที่ต้องรับผิดชอบปัญหาเหล่านี้เขาอาจจะไม่ได้มีบ้านอยู่ในพื้นที่ตรงนั้น ถึงเขาจะไม่แก้ปัญหา ตัวเขาและครอบครัวเขาก็ไม่ได้เดือดร้อนอะไร มันคือการขาด skin in the game ในภาษาของ Nassim Taleb ผู้เขียนหนังสือ The Black Swan

ดังนั้น ในฐานะคนทำงาน ถ้าเราอยากให้งานออกมาดีและให้คนชื่นชม (หรืออย่างน้อยก็คือให้คนด่าน้อยที่สุด) เราต้อง put skin in the game บ้าง ด้วยการลงพื้นที่ ด้วยการเป็นหนึ่งในผู้ที่ต้องได้รับผลกระทบจากผลงานตัวเอง

อย่าเป็นคนขายสมูธตี้ที่ไม่เคยรู้ตัวว่าน้ำแข็งของตัวเองนั้นปั่นไม่ละเอียดครับ

ในงานวิจัยชิ้นหนึ่งของ Adam Grant และ Francesca Gino อาสาสมัครถูกขอให้เขียนจดหมายแนะนำเพื่อใช้สมัครงาน (recommendation letter) ให้กับนักศึกษาคนหนึ่งที่ชื่อว่า “อีริค”

เมื่อเขียนจดหมายเสร็จแล้ว อาสาสมัครครึ่งหนึ่งจะได้จดหมายจากอีริคที่เขียนกลับมาขอบคุณ ในขณะที่อาสาสมัครอีกครึ่งหนึ่งได้รับจดหมายตอบรับที่มีข้อความกลางๆ

จากนั้น อาสาสมัครก็ได้รับการร้องขอจากนักศึกษาอีกคนที่ชื่อว่า “สตีฟ” ให้เขียนจดหมายแนะนำให้เขาเหมือนกัน

ปรากฎว่า อาสาสมัครที่ได้รับจดหมายขอบคุณนั้น เขียนจดหมายให้สตีฟมากกว่าอาสาสมัครที่ได้จดหมายกลางๆ ถึงสองเท่า

นั่นแสดงว่าการได้รับคำขอบคุณนั้นทำให้เราใจดีและใจกว้างขึ้นกว่าเดิม แถมไม่ใช่การใจดีแค่กับคนที่ขอบคุณเราเท่านั้นด้วย

เมื่อเราได้รับคำขอบคุณ เราจะรู้สึกว่าโลกนี้มันปลอดภัย น่าอยู่ และทำให้เรามีกำลังใจที่จะทำสิ่งดีๆ ต่อไป

อ่านงานวิจัยชิ้นนี้แล้วก็ต้องหันกลับมามองตัวเองครับว่า ที่ผ่านมาเราปากหนักเกินไปรึเปล่า เราแสดงความขอบคุณกับคนที่บ้านและที่ทำงานน้อยไปหรือไม่

เพราะคำคำนี้ไม่ได้ส่งผลระหว่างคนสองคนอีกต่อไป แต่มันอาจจะช่วยให้บรรยากาศที่บ้านและที่ทำงานดีขึ้นได้อย่างไม่น่าเชื่อครับ

---

ขอบคุณเนื้อหาจาก The Culture Playbook by Daniel Coyle

ในหนังสือ Leading at a Distance ของ James M.Citrin และ Darleen DeRosa ได้กล่าวเอาไว้ว่า การเป็นผู้นำทีมโดยที่ไม่ได้เข้าออฟฟิศมาเจอหน้ากันนั้นไม่ใช่เรื่องง่ายดาย

หนังสือจึงแนะนำให้เราสร้างทีมด้วยโมเดล RAMP

R: Relationship ความสัมพันธ์
ทีมชั้นยอดจะมีสภาพแวดล้อมที่เอื้อต่อการร่วมมือกันและการทุ่มเทเพื่อบรรุลเป้าหมายของทีม

A: Accountability ความรับผิดชอบ
ทีมที่แข็งแรงจะรับมือกับความผิดพลาดโดยไม่มีข้อแก้ตัว พวกเขาจะยืดอกรับและมองหาหนทางที่จะแก้ไขต้นตอของปัญหา

M: Motivation แรงจูงใจ
ทีมที่ดีย่อมรู้ว่าจุดมุ่งหมายและความหมายของงานที่เกิดจากทีมนี้คืออะไร พวกเขาจึงมีมาตรฐานที่สูงกับตัวเองและกับทุกคนในทีม

P: Process กระบวนการ
ทุกคนรู้หน้าที่ของตัวเอง และส่งงานให้กันได้อย่างไม่มีสะดุด

ในฐานะหัวหน้าทีม หากเราสามารถทำให้ทีมมีครบทั้ง 4 ปัจจัยนี้ได้ ก็น่าจะช่วยให้ทำงานแบบ virtual ได้อุ่นใจขึ้นเยอะครับ