หนึ่งในเครื่องมือที่ทรงพลังที่สุดสำหรับหัวหน้าทีมคือการพูดคุยแบบ 1:1 (อ่านว่า One on One)
1:1 คือการคุยแบบตัวต่อตัวของหัวหน้ากับลูกน้อง โดยจะคุยกันในห้องประชุมหรือที่ร้านกาแฟก็ได้
แต่ 1:1 ก็เป็นเครื่องมือที่ถูกละเลยบ่อยที่สุดเช่นกัน เพราะหัวหน้ามักจะคิดว่า “ไม่มีเวลา” หรือ “ไม่รู้จะคุยอะไร” ทั้งๆ ที่มีเรื่องให้คุยมากมายและถ้าคุยเป็นก็จะสามารถประหยัดเวลาจากเรื่องปวดหัวที่อาจเกิดขึ้นได้อีกด้วย
ตัวผมเองพยายามจะนัดคุย 1:1 กับน้องในทีมอย่างน้อยเดือนละหนึ่งครั้ง โดยผมเห็นประโยชน์ของมันดังนี้
- ทำความรู้จักในฐานะเพื่อนมนุษย์ด้วยกัน
เจ้านายเก่าคนหนึ่งของผมเคยพูดไว้ว่า หัวหน้าไม่ได้มีฐานะสูงกว่าลูกน้อง แค่มีหน้าที่ต่างกันเท่านั้นเอง
เราต่างก็เป็นมนุษย์เงินเดือนเหมือนๆ กัน มีความหวัง ความต้องการ ความกังวลเหมือนกัน
หัวหน้าจึงควรทำความรู้จักว่าลูกน้องเป็นคนยังไง มีพื้นเพแบบไหน ช่วงนี้สนใจเรื่องอะไร และมีเป้าหมายอะไรในอนาคต
เมื่อเราเข้าใจตัวตนของลูกน้องและสิ่งที่ขับเคลื่อนเขา เราจะเกาได้ถูกที่คันกับน้องคนนี้มากขึ้น และเราจะตัดสินใจได้ดีขึ้นเวลาที่ต้องมอบหมายงานใหม่ๆ ให้ลูกน้องคนนี้
- คุยในสิ่งที่คุยในที่ประชุมอื่นไม่ได้
หลักการง่ายๆ หรือ Rule of Thumb ของการคุย 1:1 ก็คือให้โฟกัสไปในสิ่งที่คุยในการประชุมอื่นๆ ไม่ได้
เรื่องอย่างการติดตามงานว่าไปถึงไหนแล้วจึงไม่ใช่เรื่องที่ควรคุยใน 1:1 เพราะเราใช้การประชุมทีมหรือการประชุมโปรเจ็คทำได้อยู่แล้ว
จุดแข็งของ 1:1 คือความ private เราจึงควรเน้นไปที่เรื่องที่เราทั้งสองสบายใจที่จะพูดคุยกันในยามที่ไม่มีสายตาอื่นจับจ้องอยู่
เช่นถามเขาว่าตอนนี้กังวลใจเรื่องอะไรบ้าง มีเพื่อนร่วมงานคนไหนที่ทำงานด้วยแล้วยังติดขัดรึเปล่า มีใครในทีมที่เราเป็นห่วงหรือไม่
รวมถึงเรื่องส่วนตัวว่าที่บ้านเป็นยังไงบ้าง มีแผนจะไปเที่ยวที่ไหน ช่วงนี้ดูซีรี่ส์เรื่องอะไร
หลังจากฟังน้องแล้ว เราก็ใช้โอกาสนี้ในการฟีดแบ็คลูกน้องเรื่องที่เขาทำได้ดีและยังทำได้ไม่ดี รวมถึงสิ่งที่เราอยากให้เขาโฟกัสในช่วงนี้
การชวนคุยเรื่องที่ “กึ่งความลับ” เช่นนี้จะช่วยสร้างพื้นที่แห่งความสบายใจและความไว้เนื้อเชื่อใจให้เกิดขึ้นได้อย่างช้าๆ แต่ยั่งยืน
3. โอกาสที่เขาจะบอกว่าเราควรปรับปรุงอะไร
ถึงแม้เราจะเป็นหัวหน้าที่เปิดกว้างต่อการรับฟีดแบ็ค ลูกน้องก็คงไม่กล้าบอกกับเราในห้องประชุมที่มีคนอื่นอยู่ด้วยเยอะๆ
แต่ใน 1:1 เราสามารถถามเขาได้ว่า อยากให้พี่ปรับอะไรตรงไหนมั้ย มีอะไรที่พี่ควรจะเปลี่ยนแปลงเพื่อให้น้องทำงานได้ดีขึ้นรึเปล่า
ซึ่งก็เป็นไปได้ว่าน้องอาจจะยังไม่กล้าพูดอยู่ดี ก็ต้องให้เวลาเขาหน่อย และหมั่นทำข้อ 1 & 2 ให้เยอะๆ เพื่อให้เขาพร้อมเปิดอกคุยกับเรามากขึ้นในครั้งต่อไป
- การนัดแบบอื่นไม่สามารถทดแทนได้
แน่นอนว่าองค์กรอาจจะสร้างโอกาสให้เรามีสถานการณ์ 1:1 อยู่แล้ว เช่นการพูดคุย Performance Review แต่การคุยแบบนี้เกิดขึ้นแค่ปีละหนึ่งหรือสองครั้ง ซึ่งไม่เพียงพอและไม่อาจทดแทน 1:1 ได้เลย
เพราะแม้เราจะไปหาหมอฟันทุก 6 เดือน แต่ช่วงที่ไม่ได้ไปหาหมอฟันเราก็ยังจำเป็นต้องแปรงฟันอยู่ทุกวัน ไม่อย่างนั้นต่อให้หมอฟันเทพแค่ไหนก็ดูแลไม่ไหว
หัวหน้าจึงควรมี 1:1 กับลูกน้องบ่อยๆ เพื่อสร้างความไว้เนื้อเชื่อใจ สร้างพื้นที่ปลอดภัยในการพูดคุย และสร้างโอกาสให้ทั้งสองฝ่ายทำหน้าที่ของตัวเองได้ดียิ่งขึ้นครับ
Anontawong's Musings 