(โพสต์นี้เหมะสำหรับคนทำงานออฟฟิศที่ใช้ Outlook)
หนึ่งในทักษะสำคัญที่สุดที่ผมได้เรียนรู้สมัยทำงานที่ทอมสันรอยเตอร์คือการจัดการอีเมล
ช่วงที่ทำงานอยู่ทีมซัพพอร์ตผมน่าจะได้เมลวันละไม่ต่ำกว่า 200 ฉบับ ก็เลยมีโอกาสได้ลองผิดลองถูกจนพบหนทางที่เหมาะกับตัวเองและอาจจะมีประโยชน์ต่อคนอื่น ผมเลยเปิดคอร์ส Email Inbox Zero ให้กับเพื่อนพนักงานและหลายๆ คนก็นำไปใช้แล้วได้ผลดี
เคยมีน้องคนนึงเดินเข้ามาในคลาสพร้อมเมล Unread 20,000 กว่าฉบับ หลังจาก 3 ชั่วโมงที่นั่งอยู่ด้วยกัน เธอก็เดินออกไปพร้อม Inbox Zero และหนึ่งปีหลังจากที่สอนคลาสนี้ไปแล้ว เธอบอกผมว่า Inbox เธอยังเป็น Zero อยู่
—–
ในช่วงสามสี่เดือนที่ผ่านมา ผมเปิดสอนคลาส Time Management ให้กับบุคคลทั่วไป พอผมพูดถึงทักษะ Inbox Zero ว่าเป็นเรื่องสำคัญ ก็มีหลายคนบอกว่าผมควรจะเปิดสอนคอร์สนี้บ้าง ถึงจะเก็บตังค์เป็นพันเขาก็จะมาเรียนเพราะการจัดการอีเมลเป็นเรื่องที่ร้าวรานมาก
แต่พอลองมานั่งคิดดูแล้ว ผมรู้สึกว่าผมเขียนเป็นบทความให้อ่านฟรีๆ ดีกว่า
หนึ่งเพราะเนื้อหาเกือบทั้งหมดสามารถถ่ายทอดได้ผ่านการเขียน (ผิดกับคอร์ส Time Management ที่ต้องใช้ปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนในคลาส)
สองคือมันมีเนื้อหาค่อนข้างยิบย่อย ถ้าเขียนออกมาเป็นบล็อก ทุกคนจะได้กลับมาอ่านได้บ่อยๆ
สามคือแม้ผมจะสูญเสียโอกาสจากการสร้างรายได้จากคอร์สนี้ไปแต่ผมก็เชื่อว่าผลประโยชน์มวลรวมมันคุ้มค่าและมันอาจจะนำมาสู่โอกาสดีๆ อื่นๆ ในอนาคตก็ได้
——
Inbox Zero คืออะไร ทำไมต้อง Inbox Zero?
สำหรับผม Inbox Zero คือการก้าวขึ้นเป็น “นายของอีเมล” หลังจากที่เป็น “บ่าวของอีเมล” มานมนาน
สัญญาณว่าเราเป็นนายของอีเมลก็เช่น
- ไม่มีเมลไหนขึ้นว่าเป็น unread
- ทุกเมลได้รับการ action ที่เหมาะสมภายในเวลาอันรวดเร็ว
- หาเมลอะไรก็เจอ
- และจะเท่ยิ่งขึ้นถ้า Inbox มีเมลเป็น 0 ตอนหมดวันเสมอ
ส่วนคนที่เป็นบ่าวของอีเมลก็มีอาการตรงกันข้าม คือเมลคงค้างเต็มไปหมด ตอบเมลช้ามากหรือไม่ตอบเลย ทำเมลตกหล่น มีเมล follow up หลายสิบ มีเมล Unread หลายร้อย
ซึ่งก็เป็นเรื่องน่าเห็นใจเพราะบริษัทไม่เคยสอนเราเลยว่าควรจะจัดการอีเมลอย่างไร อาจเพราะเค้าคิดว่าอีเมลเป็นเรื่องตรงไปตรงมา เขาเลยถีบเราลงสระว่ายน้ำแล้วปล่อยให้เราป๋อมแป๋มกันเอาเอง
วันนี้ผมจะมาสอน (หนึ่งใน) วิธีว่ายน้ำที่ถูกต้องครับ
หลักการมีแค่ 4 ข้อใหญ่ๆ เท่านั้น
- ใช้ Search ให้เก่งๆ
- ลดจำนวนโฟลเดอร์ให้เหลือน้อยที่สุด
- พาตัวเองสู่ Inbox Zero ใน 3 นาที
- สร้างอุปนิสัยของ Inbox Zero Master
ผมต้องขอออกตัวก่อนว่าตอนนี้ (พฤศจิกายน 2560) ผมไม่ได้ใช้ Outlook แล้ว (เราใช้ Gmail ที่ Wongnai) ดังนั้นสิ่งที่ผมเขียนจึงวางอยู่บนพื้นฐานของ Outlook 2013 ตอนที่ผมอยู่ที่ Thomson Reuters ผมจึงไม่ค่อยมีตัวอย่างหรือภาพประกอบมาให้ ผู้อ่านอาจจะต้องใช้เวลาทำความเข้าใจมากขึ้นนิดนึงแต่ผมเชื่อว่ามันจะคุ้มค่าครับ
มาเข้าเรื่องกันเลยดีกว่า
1.ใช้ Search ให้เก่งๆ
ก่อนปี 2010 Outlook มีฟังก์ชั่น Search ที่ค่อนข้างแย่ เพราะว่าเมลไม่ได้ถูก index ทำให้การหาเมลแต่ละทีใช้เวลานานมาก แต่ตั้งแต่ Outlook 2013 เป็นต้นมา การค้นหาอีเมลก็ง่ายขึ้นมาก แถมถ้าคุณรู้คีย์เวิร์ดบางอย่าง ก็ยิ่งจะทำให้การหาอีเมลของคุณรวดเร็วยิ่งขึ้น
เช่น
from:john monthly report หาเมลจากคนชื่อ John ที่มีคำว่า monthly report อยู่ในเมล
from:john sent:sep2017 หาเมลจากคนชื่อ John ที่ส่งมาในเดือน Sep 2017
from:john sent:yesterday หาเมลจากคนชื่อ John ที่ส่งมาเมื่อวานนี้
from:john *.xls หาเมลจากคนชื่อ John ที่มีไฟล์ Excel แนบมาด้วย
from:john to:jack sent:lastweek หาเมลจากคนชื่อ John ส่งหา Jack เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว (ถ้าปีที่แล้วก็ใช้ sent:lastyear)
from:john to:AllStaff หาเมลจากคนชื่อที่ส่งหา distribution list ชื่อ
AllStaff ที่มีพนักงานทุกคน
from:john to:jack cc:jim หาเมลจากคนชื่อ John ส่งหา Jack และ cc Jim
from:john subject:Q2 หาเมลจากคนชื่อ John ที่ subject มีคำว่า Q2
from:john subject:”Q2 results” หาเมลจากคนชื่อ John ที่ subject มีคำว่า Q2 results
เมื่อเราใช้ Search จนคล่องแล้ว เราจะมีความมั่นใจมากในระดับที่ว่าเราน่าจะหาเมลอะไรก็เจอ
2. ลดจำนวนโฟลเดอร์ให้เหลือน้อยที่สุด
ถ้าคุณมีโฟลเดอร์ใน Outlook น้อยอยู่แล้วก็อาจข้ามข้อนี้ไปได้เลยนะครับ
แต่สำหรับคนที่มีโฟลเดอร์เกิน 5 แฟ้มขึ้นไป ขอให้อ่านข้อนี้ให้ดีๆ
ก่อนอื่นผมขอถามก่อนว่า
1.เราเก็บเมลไว้ทำไม?
2.เรามีโฟลเดอร์ไว้ทำไม?
ข้อแรกอาจตอบง่ายหน่อย คือเราเก็บเมลเอาไว้เพราะวันหนึ่งเราอาจต้องกลับมาเปิดมันอีก
สำหรับข้อสอง คำตอบอาจไม่ตรงไปตรงมาอย่างที่คิด
เช่นบางคนอาจตอบว่า เรามีโฟลเดอร์ไว้จัดระเบียบ ไว้แบ่งเมลเป็นหมวดหมู่ ฯลฯ
แต่นั่นไม่ใช่เหตุผลที่เราควรมีโฟลเดอร์ใน Outlook ครับ
เราอาจจะติดภาพจากโลกแอนาล็อกที่มีตู้เอกสารสีเทา 4 ชั้น แต่ละชั้นพอดึงออกมาก็มีแฟ้มสีชมพูบานเย็นแขวนเรียงรายเต็มไปหมด
แต่ในโลก digital เราไม่มีความจำเป็นต้องเก็บเมลให้เรียบร้อยเหมือนโลกกายภาพซักนิด
เราเก็บเมลเอาไว้เพื่อวันนึงเราจะกลับมาเปิดมันได้อีกครั้ง และหากเราใช้ฟังก์ชั่่น Search จนคล่อง เราก็น่าจะหาเมลได้ทุกฉบับอยู่แล้ว ยังจะเหลือเหตุผลอะไรที่จะต้องมีโฟลเดอร์อีกหรือ?
สำหรับผม เหตุผลเดียวที่เราควรมีโฟลเดอร์ ก็ต่อเมื่อมันช่วยให้เราหาเมลได้เร็วกว่าการ Search
ย้ำอีกครั้งนะครับ ถ้ามีโฟลเดอร์แล้วหาเมลได้ช้ากว่า Search ก็อย่ามีโฟลเดอร์เสียดีกว่า
ผมเดาว่าปัญหาโฟลเดอร์เยอะเกินไป น่าจะเกิดกับคนที่ทำงานมาเกิน 10 ปี เพราะสมัยก่อนฟังก์ชั่น Search ใน Outlook ยังกระจอกมาก เราจึงต้องพึ่งพาโฟลเดอร์ในการจัดเก็บและในการค้นหา โดยเรามักจะจำแนกโฟลเดอร์โดยใช้เนื้อหาเป็นหลัก เช่น แบ่งตามโปรเจ็ค แบ่งว่าเป็นเรื่องงานหรือเรื่องส่วนตัว ฯลฯ
แต่แม้ Search ใน Outlook จะดีขึ้นมากแล้ว เราก็ยังเคยชินกับการมีโฟลเดอร์เยอะๆ อยู่ดี ซึ่งมันนำมาซึ่งความปวดหัวหลายอย่าง เช่น
- เมลบางเมลไม่สอดคล้องกับโฟลเดอร์ไหนเลย เราเลยต้องสร้างโฟลเดอร์เพิ่มขึ้นมาถ้าไม่อยากเก็บมันไว้ใน Inbox
- เมลบางเมลก็เหมาะที่จะอยู่ได้หลายโฟลเดอร์ พอคิดไม่ออกว่าจะเอาไปลงอันไหนดี ก็เลยทิ้งไว้ใน Inbox อย่างนั้นแหละ
- พอเมลบางเมลอยู่ใน Inbox บางเมลอยู่ในโฟลเดอร์ คุณก็ไม่มีทางรู้เลยว่าเมลที่คุณคิดจะหาอยู่ตรงไหนกันแน่ เลยต้องดูมันทั้งสองที่
สรุปรวบยอดก็คือ การมีหลายโฟลเดอร์ที่แบ่งแยกตามเนื้อหาอีเมลนั้น ใช้พลังงานในการจัดการมากเกินไป แถมตอนหาก็ยังหายากอีก ผิดวัตถุประสงค์ของการมีโฟลเดอร์สุดๆ
แล้วจะแก้ปัญหานี้ยังไง?
ผมกลับมาถามตัวเองว่า เวลาผมไม่ใช้ฟังก์ชั่น Search ผมหาเมลยังไง
ก็ได้คำตอบว่า ผมมักจะ sort by sender โดยกดไปที่หัวคอลัมน์ From จากนั้นก็พิมพ์ตัวอักษรแรกของคนที่ผมค้นหา เช่นพิมพ์ “K” เพื่อกระโดดไปยังเมลจากคนที่ชื่อขึ้นต้นด้วยตัว K
แต่ในกรณีที่จำชื่อคนส่งไม่ได้ ผมก็จะ sort by date โดยกดไปที่หัวคอลัมน์ Received แล้วก็ไล่ดูจากวันที่ได้รับเมลนั้น เช่นเมื่อประมาณสัปดาห์ที่แล้ว แล้วมองหา Subject ที่เกี่ยวข้อง
ดังนั้น เมื่อเข้าใจพฤติกรรรมในการค้นหาเมลของตัวเองแล้ว ผมเลยจำแนกเมลออกเป็น 2 ประเภทเท่านั้น
1. เมลที่ผมจำชื่อคนส่งได้
2. เมลที่ผมจำชื่อคนส่งไม่ได้
เมลที่ผมจำชื่อคนส่งได้ผมก็จะเก็บไว้ในโฟลเดอร์เดียวเลย ซึ่งมีเมลประมาณ 99% ของเมลทั้งหมด สมมติผมตั้งชื่อว่าโฟลเดอร์ Friends แล้วกัน
ส่วนเมลที่ผมจำชื่อคนส่งไม่ได้ เช่นเมลจากส่วนกลาง เมลจากคนข้างนอกที่นานๆ คุยกันที หรือเมลที่ตั้งชื่อแปลกๆ ผมก็จะมีอีกโฟลเดอร์นึง อาจตั้งชื่อว่า Strangers*
ดังนั้น ใน Outlook ผมก็จะเหลือ แค่ 3 โฟลเดอร์เท่านั้น คือ Inbox, Friends แล้วก็ Strangers
ระหว่างวัน ถ้าผมเจอเมลจากคนข้างนอก หรือเมลจากส่วนกลาง ผมก็จะย้ายไปอยู่ใน Strangers
พอหมดวัน ผมก็จะกด Ctrl+A เพื่อจะเลือกเมลทั้งหมดใน Inbox แล้วลากมันไปเก็บไว้ในโฟลเดอร์ Friends
เมื่อมีโฟลเดอร์น้อย แยกตามประเภทของคนส่ง การย้ายเมลออกจาก Inbox จึงง่ายดาย ไม่ซับซ้อนเหมือนตอนที่เรามี 10 โฟลเดอร์
อีกสิ่งที่ตามมาเมื่อมีโฟลเดอร์ที่ง่าย ก็คือเราไม่จำเป็นต้องมี Outlook Rules อะไรมากมาย ซึ่งคนที่จบสายวิทย์ชอบใช้กัน และมีแนวโน้มที่จะ over-engineer หรือใช้มันมากจนเกินเหตุด้วย
—–
3.พาตัวเองสู่ Inbox Zero ใน 3 นาที
คงมีคนจำนวนไม่น้อยมีเมลค้างไม่ได้อ่านหลายสิบ หลายร้อย หรือแม้กระทั่งหลายพันฉบับ
แต่ไม่ว่าคุณจะมีเมลค้างมากมายแค่ไหน คุณก็สามารถพาตัวเองไปสู่ Inbox Zero ได้ภายใน 3 นาทีครับ
ก่อนอื่น สำหรับคนที่มีเมล Unread นับพันหรือนับหมื่นฉบับ เป็นไปได้ว่าคุณอาจจะมี RSS Feeds ที่แผนก IT เค้าเปิดไว้ให้โดย Default (น้องคนที่มีเมลค้าง 20,000 กว่าฉบับที่ผมเล่าถึงตอนต้นก็เพราะเหตุผลนี้)
ใน Panel ด้านซ้าย ลองเลื่อนไปดูด้านล่างว่าเรามี RSS Feeds จากพวก Microsoft อะไรอยู่หรือไม่ ถ้าเจอก็ลบโฟลเดอร์ทิ้งได้เลย
คราวนี้ก็จะเหลือแต่เมลงานจริงๆ แล้ว
ผมขอถามก่อนว่า ถ้าคุณส่งเมลหาเพื่อนร่วมงานแล้วเค้าไม่ตอบ คุณจะรอนานแค่ไหนถึงจะส่งเมลตาม?
แน่นอนว่ามันขึ้นอยู่กับความสำคัญหรือความเร่งด่วนของงาน เช่นถ้างานปกติ ก็อาจจะรอซักสองวันแล้วส่งไปหาใหม่ แต่ถ้าด่วน ก็อาจจะรอแค่วันเดียว
แล้วถ้าเขาไม่ตอบอีกล่ะ?
ก็อาจจะส่งเมลตามอีกครั้ง
และถ้าเขายังไม่ตอบอีกล่ะ?
ผมก็คงจะใช้วิธีโทร.ไปหา เดินไปหา Instant Message ไปหา หรือไม่ก็แจ้งให้หัวหน้าเค้ารับทราบ หรือไม่ก็ส่งเมลหาคนอื่นแทน
ดังนั้น หากส่งเมลแล้วไม่ตอบ ผมจะรอเต็มที่ไม่เกิน 2 สัปดาห์ ก่อนจะพยายามติดต่อด้วยช่องทางอื่นแทน
ในทางกลับกัน ถ้าใครส่งเมลหาคุณมาเกิน 2 สัปดาห์แล้วคุณยังไม่ได้เปิดอ่าน ก็แสดงว่าเมลนั้นหมดอายุไปแล้ว ถ้าเขามีเรื่องสำคัญจริงๆ ป่านนี้เค้าคงโทร.หาคุณหรือฟ้องเจ้านายคุณไปเรียบร้อยแล้ว
ดังนั้นจึงไม่มีเหตุผลอันใดที่จะเก็บเมลที่เก่ากว่า 2 สัปดาห์ให้เป็น Unread ไว้
ผมแนะนำว่าเมลที่เก่ากว่า 2 สัปดาห์ให้ Mark as Read ให้หมดครับ แต่ไม่ต้องลบเมลนะ** เพราะอนาคตเราอาจต้องใช้มัน
บางคนอาจบอกว่า 2 สัปดาห์น้อยไป รู้สึกไม่ปลอดภัย จะเพิ่ม cut off date เป็น 3 หรือ 4 สัปดาห์ผมก็ได้ แต่ถ้าเกิน 4 สัปดาห์ผมว่าคุณกำลังหลอกตัวเองแล้ว
เอาล่ะ เรามาเริ่มทำ Inbox ให้เป็น Zero ใน 3 นาทีกันดีกว่า
1.เปิดโฟลเดอร์ Unread Mail ขึ้นมา โดยไปที่ File > New > Search Folder > Unread Mail จากนั้นก็คลิ้กขวาไปที่ Unread Mail แล้วเลือก Show in Favorites จะได้เห็นง่ายๆ
2. ในโฟลเดอร์ Unread Mail ให้ sort by date เลือกเมลที่เก่ากว่า 2 สัปดาห์แล้ว “Mark as Read”
3. สร้างโฟลเดอร์ใหม่ชื่อ ToRead
4. ย้ายเมลที่ใหม่กว่า 2 สัปดาห์ที่ยังอยู่ใน Unread Mail มาไว้ในโฟลเดอร์ ToRead แล้ว Mark as Read ให้หมด ซึ่งจะทำให้คุณไม่เหลือ Unread Mail ซักฉบับเดียว
5. สร้างโฟลเดอร์ใหม่ชื่อ InboxOld แล้วย้ายเมลทั้งหมดใน Inbox มาไว้ใน InboxOld
เท่านี้คุณก็มี Inbox Zero ครั้งแรกในรอบหลายปีแล้ว เย่!
หลายคนอาจประท้วงว่านี่มันเป็นการซุกใต้พรมชัดๆ
ใช่ครับนี่เป็นการซุกใต้พรม แต่มันคือ “จุดพลิกผัน” ที่เปลี่ยนสถานะคุณจาก “บ่าว” ให้เป็น “นาย” ของอีเมล
ตอนนี้งานยังเหลืออยู่สองอย่าง คือทยอยอ่านเมล/ตอบเมลใน ToRead ให้เสร็จ และย้ายเมลจาก InboxOld รวมถึง ToRead ที่อ่านแล้ว ไปไว้ในที่ๆ ควรอยู่ ซึ่งน่าจะทำได้ไม่ยากหาคุณลดจำนวนโฟลเดอร์ให้เหลือเท่าที่จำเป็น
ถ้าเมลใน ToRead มีหลายร้อยฉบับ ไม่สามารถอ่านจบได้ภายในครั้งเดียว ผมแนะนำให้สร้าง event ใน Calendar วันละ 15 หรือ 30 นาทีในการมาจัดการเมลใน ToRead นี้ ซึ่งถ้าคุณทำติดต่อกัน 5 วัน คุณจะจัดการอีเมลครบทุกฉบับอย่างแน่นอน
เมื่ออ่านเมลครบและจัดการย้ายไปอยู่ในที่ที่ควรอยู่แล้ว ก็จะไม่เหลือเมลในโฟลเดอร์ ToRead และ InboxOld อีกต่อไป จึงสามารถลบสองโฟลเดอร์นี้ทิ้งได้เลย
4.สร้างอุปนิสัยของ Inbox Zero Master
ส่วนตัว ผมจะเช็คเมลแค่วันละ 4-5 รอบ และแต่ละรอบผมจะ “จัดการให้จบไป”
เช่นหากเช้านี้เปิดคอมมาเจอเมล 30 ฉบับ ผมก็ใช้เวลาไม่เกิน 15 นาทีจัดการอีเมลรวดเดียว 30 ฉบับเลย ไม่มีเลือกที่รักมักที่ชัง เพราะไม่อย่างนั้น Unread Mail จะกลับมาล้นอีกครั้ง
เมลมีอยู่ไม่กี่ประเภท
- เมลที่อ่าน subject ก็พอ เช่นคนล่าป่วย หรือเมล invitation เมลพวกนี้ Mark As Read ที่ละหลายๆ ฉบับเลยก็ได้
- เมลที่อ่านแล้วเก็บเป็น reference ไว้เฉยๆ
- เมลที่อ่านแล้วต้องส่งต่อให้คนอื่นๆ ได้อ่านต่อ เราก็ส่งต่อไปเลย
- เมลที่อ่านแล้วใช้เวลาตอบกลับไม่เกิน 2 นาที ก็ตอบกลับไปเลย (ใช้กฎ 2 นาที)
- เมลที่อ่านแล้วอาจใช้เวลาในการ action ต่อ นานเกิน 2 นาที แนะนำให้ติด follow up flag เอาไว้
แค่นี้เราก็จะจัดการเมลทั้ง 30 ฉบับได้ภายในเวลาอันไม่นาน
จากนั้นก็มาดูเมลที่ติด follow up ไว้ว่า จะเลือกอันไหนขึ้นมาทำต่อ หรือมันจะกลายมาเป็นส่วนหนึ่งใน To Do List ของเราวันนี้อย่างไรบ้าง
หลักการที่ผมยึดถือคือ ถ้ามี follow up เกิน 10 ฉบับ ผมจะบล็อกเวลาตัวเองอย่างน้อย 30 นาทีถึง 1 ชั่วโมงเพื่อมาจัดการเมลเหล่านี้ เพราะไม่อยากเป็นคอขวดที่ทำให้คนอื่นเสียเวลา
สำหรับคนที่มีเมล follow up เป็นร้อย ขอให้ตั้งสมมติฐานไว้เลยว่าคุณกำลังใช้เครื่องมือผิดประเภท เช่นติด follow up เอาไว้เพื่อที่จะหาเมลสำคัญๆ ได้ง่ายๆ ซึ่งจริงๆ แค่ใช้ search จากข้อ 1 หรือทำโฟลเดอร์ให้หาของง่ายๆ อย่างข้อ 2 ก็เพียงพอแล้ว หรือถ้ามันต้องเปิดดูบ่อยๆ ก็สร้างโฟลเดอร์ชื่อ Frequent และย้ายเมลจำพวกนั้นมาไว้ตรงนี้ก็ได้
Follow up ควรจะใช้เฉพาะกับเมลที่เราต้องมี action ต่อจริงๆ เท่านั้น
เมื่อเราใช้เครื่องมือถูกประเภท และให้ความสำคัญกับการจัดการอีเมลมากพอ (ด้วยการบล็อกเวลาเพื่อมาจัดการอีเมลโดยเฉพาะ) การเป็น Inbox Zero Master จะไม่ใช่เรื่องไกลเกินฝันอีกต่อไป
สุดท้ายแล้ว Inbox Zero ไม่ใช่ทักษะ แต่เป็นนิสัย เหมือนการเก็บเตียงนอนหรือการแปรงฟัน
หลังจากอ่านบล็อกตอนนี้ ทุกคนจะรู้วิธีการพาตัวเองไปสู่ Inbox Zero แล้ว
เหลือแค่เพียงจะลงมือทำรึเปล่า และเมื่อได้ทำแล้ว จะทำอย่างสม่ำเสมอแค่ไหน
“การบ้าน” อย่างหนึ่งที่ผมมอบให้เพื่อนพนักงานที่มาเข้าคลาส Email Inbox Zero ก็คือ ทุกเย็นวันศุกร์ก่อนกลับบ้าน เขาต้องส่งสกรีนช็อต Outlook ของเขาที่เป็น Inbox Zero มาให้ผม ถ้าทำอย่างนี้ได้ 4 สัปดาห์ติดต่อกัน นั่นแสดงว่าเขาได้ทำ Inbox Zero จนเป็นนิสัยแล้ว ได้กลายร่างจากบ่าวมาเป็นนาย ได้ชื่อว่าเป็น Inbox Zero Master แล้ว
ขอให้ทุกคนโชคดีกับการเดินทางบนวิถี Inbox Zero Master หากมีข้อสงสัยอะไรมาคุยกันต่อที่เพจ Anontawong’s Musings ได้นะครับ
* ในความเป็นจริง ตอนนั้นผมไม่ได้ตั้งชื่อโฟลเดอร์ว่า Friends ครับ แต่ตั้งชื่อว่า comm ซึ่งย่อมาจาก communication manager ตำแหน่งที่ผมทำอยู่ ส่วนโฟลเดอร์ Strangers ผมตั้งชื่อว่า Outside (สำหรับคนนอก) และ Corporate สำหรับเมลจากส่วนกลาง
** เราไม่ควรลบเมลทิ้ง (ยกเว้นเมลที่ไม่มีข้อมูลเช่น Accept/Decline invitation) สำหรับคนที่มีปัญหาเมลเกินโควต้า ให้ Archive mail ลงเครื่องแทนครับ ใครไม่แน่ใจลองคุยกับแผนก IT ดู
ช่วงขายของ หนังสือ Thank God It’s Monday ขอบคุณโลกนี้ที่มีงานประจำ ฉบับพิมพ์ครั้งที่ 2 วางแผงแล้วนะครับ รอบนี้ไม่มีหน้าซ้ำครับ! หาซื้อได้ที่ซีเอ็ด นายอินทร์ B2S คิโนะ Asia Books และร้านหนังสือชั้นนำทั่วไป หรือสั่งตรงกับสำนักพิมพ์ได้ที่ bit.ly/tgimorder2 ครับ
Anontawong's Musings 