สวัสดีครับ

วันนี้จะมานำเสนอทางเลือกในการจดบันทึกการประชุมครับ

การเขียนรายงานการประชุมนี่ถือเป็นเรื่องที่น่าเบื่ออย่างหนึ่ง

แต่การอ่านรายงานการประชุมอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อยิ่งกว่า!

เพราะรายงานการประชุมที่เราเห็นๆ กันมักจะยืดยาวและเป็นทางการเอามากๆ ในขณะที่ตอนนี้พวกเราส่วนใหญ่ทำงานแบบส่งอีเมล์คุยกันแล้ว แต่รายงานการประชุมก็ยังยึดรูปแบบสมัยที่เรายังใช้กระดาษโรเนียวกันอยู่เลย

ผมลองกูเกิ้ลคำว่า “รายงานการประชุม” ก็เจอตัวอย่างจาก JobsDB ประมาณนี้:

ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมิได้มาประชุม โดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด พร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่สามารถมาประชุม ถ้าหากทราบด้วยก็ได้

ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งได้เข้ามาร่วมประชุม และหน่วยงานที่สังกัด (ถ้ามี)

เริ่มประชุม ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม

ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุมกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่อง ประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้

วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

วาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม (กรณีเป็นการประชุมที่ไม่ใช่การประชุมครั้งแรก)

วาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ

วาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา

วาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม

ผู้จดรายงานการประชุม ให้เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงานการประชุมลงลายมือชื่อ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุล ไว้ใต้ลายมือชื่อในรายงานการประชุมครั้งนั้นด้วย

—–

วิธีการจดการประชุมแบบนี้ดูครบถ้วนก็จริง แต่คำถามคือมันจำเป็นแค่ไหนสำหรับการทำงานในยุคนี้

จำเป็นหรือไม่ที่ต้องระบุว่าใครมาหรือไม่มาประชุมบ้าง (ถ้าการประชุมเกิดขึ้นได้แสดงว่าคนที่สำคัญมาเพียงพอที่จะให้การประชุมเดินหน้าอยู่แล้ว)

เวลาเริ่ม/เลิกประชุม ก็ไม่มีนัยยะอันใด และถ้าเราใช้โปรแกรมพวก Outlook ซึ่งระบุเวลาเริ่มและเลิกอยู่แล้ว ก็ยิ่งไม่จำเป็นต้องใส่ไว้ในนี้

ผู้จดรายงานการประชุมก็ไม่ต้องใส่ เพราะมักจะเป็นคนเดิม และเป็นคนที่ส่งเมล์รายงานการประชุมอยู่แล้วเช่นกัน

ส่วนการบันทึกรายงานการประชุมเป็นวาระๆ ไปนั้น ในแง่หนึ่งก็ดูครบถ้วนดี แต่มันอาจจะไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้คนที่อ่านรายงานรู้ว่าต้องทำอะไรบ้าง

เพราะการจดรายงานการประชุมมันยืดยาวและไม่มีใครอยากอ่าน คนจดก็เลยไม่ค่อยจะอยากเขียนตามไปด้วย

การเขียนรายงานการประชุมสำหรับองค์กรยุคใหม่จึงควรเป็นกันเอง กระชับ และนำไปใช้ประโยชน์ต่อได้จริงๆ

---

รายงานการประชุมแบบคนรุ่นใหม่ที่ผมจะมานำเสนอ ผมได้มาจากฟิลลิป คนที่เล่าเรื่องนิทานปั้นหม้อให้อ่านในบล็อกของบริษัทครับ

ฟิลิปบอกว่าการประชุมมีจุดประสงค์อยู่แค่สามอย่าง คือ

1. Getting in sync about a particular topic แลกเปลี่ยนข้อมูลเพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจที่ตรงกัน

2. Collaborative brainstorming ช่วยกันระดมสมอง

3. Making Decisions ตัดสินใจร่วมกันว่าจะเอายังไงกันต่อ

ดังนั้น รายงานการประชุมจึงควรจะมีสามอย่างนี้

1. Insights (“ah-ha” moments for the participants) ข้อมูลหรือแนวทางสำคัญๆ ที่เกิดจากการพูดคุยกันในที่ประชุม

2. Decisions – สิ่งที่ที่ประชุมตัดสินใจร่วมกัน

3. Action Items – สิ่งที่แต่ละคนต้องทำหลังจากประชุมเสร็จ

ฟิลิปยังเสนออีกเรื่องหนึ่งที่น่าสนใจ คือเราควรจะทำรายงานการประชุมแบบ Realtime ไปเลย โดยอาจจะใช้ Google Docs และฉายขึ้นโปรเจคเตอร์ให้ทุกคนเห็น (หรือส่งลิงค์ให้ทุกคนที่ประชุมเปิดจาก laptop ของตัวเอง)

คนจดรายงานการประชุมก็พิมพ์ไป แต่เป็นหน้าที่ของทุกคนที่จะบอกคนจดรายงานว่า อ๊ะ ตรงนี้ควรจดนะเพราะมันเป็น Insights / Decisions / Action items จะได้ไม่มีอะไรตกหล่น

สมมติว่าผมเป็นคนจดรายงานการประชุมการจัดงานเลี้ยงบริษัท ก็จะได้ Meeting Minutes ประมาณนี้

Annual Party Committee Meeting Minutes
Thursday, 13 August 2015 11:00 a.m.-12:00 p.m.

Insights

• We could use the hotel foyer for free of charge
• At the last party, two buckets of beer were not used
• The proposed schedule is too tight and should be adjusted
• 500 people have signed up so far

Decisions

• We will arrange some activities for the staff waiting at the foyer before the party starts
• We will re-calculate the number of drinks to be ordered
• We will take one or two activities out of the schedule to make it lighter
• The proposed lucky draw prizes are good to go

Action Items

• Rut to adjust the schedule
• Rut to send out a reminder for staff to sign up for the party
• Rut to schedule another meeting with an extended team in two weeks
• Mo to work with First on the sound system quotation & invoice
• Kan to get approval on the final budget
• Kan to ensure we get most of lucky draw items by the end of August

เท่านี้ รายงานการประชุมก็จะกระชับ เข้าใจง่าย และทุกคนที่เข้าร่วมประชุมก็จะรู้ว่าต้องทำอะไรบ้างครับ

---

(Updated: Jan 2020) [ขายของ] “Elephant in the Room ช้างกูอยู่ไหน” หนังสือเล่มใหม่ของผมที่ว่าด้วยการค้นหาสิ่งที่สำคัญกับเราอย่างแท้จริง มีขายที่นายอินทร์ ซีเอ็ด B2S และ Kinokuniya แล้วนะครับ อ่านรายละเอียดได้ที่ bit.ly/eitrfacebook และอ่านรีวิวได้ที่นี่ครับ bit.ly/eitrreportingengineer

 

---

UPDATE: 25 Aug 2017: เขียนรายงานการประชุมแบบคนรุ่นใหม่ เป็นหนึ่งในหลายเทคนิคที่ผมกล่าวถึงในหนังสือ “Thank God It’s Monday ขอบคุณโลกนี้ที่มีงานประจำ” หนังสือเล่มแรกของผม หาซื้อได้ที่ซีเอ็ด นายอินทร์ คิโนะคุนิยะ เอเชียบุุ๊คส์ บีทูเอส และศูนย์หนังสือจุฬาครับ bit.ly/tgimannounce

ขอบคุณภาพจาก Pixabay.com

ขอบคุณตัวอย่างรายงานการประชุมจาก JobsDB

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก Show First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”

ไม่ต้องเถียง เพราะเถียงกับคนตีฝีปากเก่งๆ มันไม่มีประโยชน์
– วิลิต เตชะไพบูลย์ หนังสือ เสียงแห่งทศวรรษ โดยวรพจน์ พันธุ์พงศ์ หน้า 276

—–

ในช่วงสิบกว่าปีที่ผ่านมา ผมสังเกตว่าตัวเองพูดน้อยลงไปเยอะเวลานั่งอยู่ในวงสนทนา

สาเหตุหนึ่งอาจเป็นเพราะเค้าคุยกันในเรื่องที่เราไม่ได้สนใจหรือไม่มีความรู้

อีกสาเหตุหนึ่งเพราะเห็นว่ามีคนในกลุ่มพูดกันเยอะอยู่แล้ว ผมเลยสมัครใจเป็นฝ่ายฟัง

แต่สาเหตุหลัก น่าจะมาจากความรู้สึก “ขี้เกียจพูด” มากกว่า

เหมือนว่าพอยิ่งอายุเยอะขึ้น ก็ไม่อยากใช้พลังงานโดยไม่จำเป็น

หรือโดยไม่รู้ตัว ผมอาจจะอยากเลียนแบบคนที่ผมชื่นชมอยู่ก็ได้

ผู้ใหญ่ที่ผมนับถือหลายคนจะไม่ค่อยพูดอะไรเยอะนัก แต่เมื่อถึงเวลาที่จะต้องพูด สิ่งที่เอ่ยออกมาก็จะเป็นคำพูดที่ชวนฟังและน่าคิดตามเสมอ

เรามักคิดว่าโค้ชที่เก่งๆ จะพูดเยอะและพูดปลุกเร้าเก่ง แต่ Daniele Coyle เล่าไว้ในหนังสือ The Talent Code ว่า John Wooden โค้ชทีมบาสเก็ตบอลของมหาลัยวิทยาลัย UCLA นั้นจะพูดไม่มาก มีนักวิจัยเคยลงไปสังเกตการซ้อมของทีมบาสแล้วก็พบว่า จอห์นจะพูดชมแค่ 7% ดุ 7% และอีก 75%* จะเป็นการพูดให้ข้อมูลแบบสั้นๆ กับนักบาสเป็นรายคนไป เช่นอย่าทำอย่างนั้น ให้ทำอย่างนี้ ฯลฯ

Osho ก็เคยเขียนไว้ว่า ถ้าใครซักคนลองไปอยู่คนเดียวแบบไม่พูดเลยซักหนึ่งปี เมื่อเขากลับออกมา สิ่งที่เขาเอื้อนเอ่ยจะมีภูมิปัญญามหาศาล (โอโชยกตัวอย่างคนที่มีตัวตนอยู่จริงด้วยแต่ผมจำชื่อไม่ได้แล้ว)

—–

ผมมีเพื่อนร่วมงานที่แสดงจุดยืนชัดเจนว่าไม่เห็นด้วยกับการกระทำของกปปส.และทหาร

ช่วงที่การเมืองตึงเครียดเมื่อปีที่แล้ว เขาก็ชอบเดินมาถามความเห็นของผมเกี่ยวกับสถานการณ์ แม้ผมจะเห็นต่างกับเขายังไง ผมก็เลือกที่จะพูดให้น้อยที่สุด เพราะคิดว่า “ไม่คุ้ม” ที่จะมานั่งอธิบายมุมมองของเรา ยิ่งเมื่อคำนึงว่าการสนทนาบทนี้มันก็คงไม่มีอะไรมากไปกว่าการพิสูจน์ว่า “ใครคิดถูก – ใครคิดผิด”

หรืออีกนัยหนึ่ง มันแค่เป็นการเอาชนะคัดคานกันเพื่อส่งเสริมอัตตาตัวตนเท่านั้นเอง

—–

ไม่ใช่ผมไม่พร้อมที่จะถกเถียงหรือเอาความจริงมานั่งคุยกันนะครับ บางทีถ้ามันกระทบกับงานก็จำเป็นต้องคุยกันให้สะเด็ดน้ำ แต่ถ้าไม่ใช่เรื่องงานหรือเรื่องคอขาดบาดตาย เราก็ควรดูว่าบทสนทนานั้นกำลังมุ่งหน้าไปทางไหน

ตอนเริ่มคุยกันใหม่ๆ ต่างฝ่ายต่างอาจต้องการแลกเปลี่ยนข้อมูลหรือความคิดเห็นเพื่อที่จะได้ “เข้าใจ” อะไรๆ มากขึ้น

แต่เมื่อใดก็ตามที่ผมเริ่มรู้สึกว่าเจตนาของคู่สนทนาเปลี่ยนไปเป็นการ “มุ่งเอาชนะ” มากกว่าการเรียนรู้ ผมจะตัดบทให้เร็วที่สุด โดยยอมให้เขาได้พูดเป็นคนสุดท้ายเพื่อให้เขาได้ “ชนะ” สมใจ

แม้จะเป็นแค่ชัยชนะและความพ่ายแพ้ที่ว่างเปล่าก็เถอะ

หนึ่งวันมีแค่ 24 ชั่วโมง และหนึ่งชีวิตมีแค่ 70 ปี เราจึงไม่ควรผลาญเวลากับเรื่องไม่เป็นเรื่อง

สำหรับผม การเถียงกับคนตีฝีปากเก่งๆ ถือว่าเป็น “เรื่องไม่เป็นเรื่อง” อันดับต้นๆ เลยครับ

—–
ขอบคุณภาพจาก Pixabay.com

ขอบคุณสรุปหนังสือเรื่อง The Talent Code จาก Jack Cheng PhD 

ขอบคุณหนังสือเสียงแห่งทศวรรษ โดยวรพจน์ พันธุ์พงศ์

* อีก 11% หายไปไหนเขาไม่ได้ระบุ

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก Show First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”

เชื่อว่าทุกคนที่เคยลงทุนคงเคยได้ยินคำว่า Low Risk / Low Return, High Risk / High Return มานานแล้ว

นั่นคือ ถ้าไม่ค่อยกล้าเสี่ยง ก็ต้องยอมได้ผลตอบแทนต่ำๆ แต่ถ้าอยากได้ผลตอบแทนสูงๆ ก็ต้องยอมรับความเสี่ยงที่สูงขึ้นไปด้วย

พวกผู้ใหญ่ชอบแบบเซฟๆ ก็เอาเงินฝากธนาคาร หรือไม่ก็ซื้อพันธบัตร ซึ่งส่วนใหญ่ก็จะได้ผลตอบแทนไม่เกิน 5% ต่อปี

พวกคนหนุ่มสาวที่พร้อมจะเสี่ยงเพิ่มขึ้นเพื่อแลกกับโอกาสได้ผลตอบแทนที่ดีขึ้น ก็อาจลงทุนในตลาดหุ้น ตลาดเงิน หรือตราสารอนุพันธ์

หรือถ้าใจร้อนยิ่งกว่านั้น (อย่างพวกวัยรุ่น) ก็อาจจะไปลงกับการแทงบอลซะเลย ถ้าถูกทีก็อาจได้ผลตอบแทนหลายร้อยเปอร์เซ็นต์ แต่ถ้าพลาดก็หมดตัวได้

ในโลกของการเงิน ดูเหมือนว่าทุกการลงทุน (หรือการพนัน) อยู่ภายใต้กฎเกณฑ์ Low Risk/Low Return, High Risk/High Return กันทั้งนั้น

แต่ถ้าเรามอง “ผลตอบแทน” ไปไกลกว่าเรื่องของเงิน เราก็อาจจะเจอการลงทุนที่เป็น Low Risk / High Return หรือความเสี่ยงต่ำ ผลตอบแทนสูงก็เป็นได้

ยกตัวอย่างเช่น

เขียนบล็อก
คุณสามารถเริ่มบล็อกของตัวเองโดยไม่ต้องเสียเงินซักบาท เพียงแค่คุณเข้าไปใน wordpress.com และสมัครสมาชิก คุณก็จะมีบล็อกของตัวเองได้ภายในห้านาทีแล้ว การลงทุนเขียนบล็อกแทบจะมีความเสี่ยงต่อเมื่อเราคาดหวังสูงเท่านั้น แต่ถ้าเราเขียนบล็อกด้วยเจตนาเพียงแค่อยากจะแบ่งปันเรื่องราวดีๆ หรืออยากจะจดบันทึกความคิดของเราให้คนที่เราแคร์ได้อ่าน การเขียนบล็อกก็เป็นเรื่องที่คุ้มค่าเอามากๆ แล้วยิ่งถ้ามีคนเข้ามาอ่านแล้วบอกว่าบทความของเรามีประโยชน์ ก็ย่อมทำให้เราปลาบปลื้มใจในแบบที่เงินหาซื้อให้ไม่ได้

ออกกำลังกาย
ถ้าเราไม่ได้ไปเล่นอะไรที่โลดโผนหรือฝืนอะไรเกินไป การออกกำลังกายก็มีความเสี่ยงต่ำมากๆ เช่นกัน การออกกำลังกายไม่จำเป็นต้องวิ่งหรือปั่นจักรยานเป็นสิบกิโลแค่ลองเปลี่ยนจากขึ้นลิฟต์มาเดินขึ้น-ลง บันได หรือทำงานบ้าน ก็ถือเป็นการออกกำลังกายที่ทำได้ฟรีๆ ไม่ต้องเสียค่าสมาชิกหรืออุปกรณ์ใดๆ

กล่าวขอบคุณ
ฝรั่งมีประโยคที่ว่า Take it for granted ถ้าให้แปลเป็นไทยคือการเห็นเป็นของตายหรือคาดหวังว่าจะต้องได้รับการบริการจากคนนั้นคนนี้อยู่แล้วเลยไม่ได้มองเห็นค่าเท่าที่ควร หัวหน้าผมชอบยกตัวอย่างทีม IT Support กับทีม HR ตรงที่เวลาที่พวกเขาทำงานได้ดีจะไม่มีใครชมเลย แต่เมื่อไหร่ก็ตามที่มีปัญหามักจะโดนไล่บี้จนเกือบเสียผู้เสียคน (ลองนึกภาพอินเตอร์เน็ตเจ๊งทั้งองค์กร หรือเงินเดือนออกช้าดูนะครับว่า สองทีมนี้จะโดนด่าเละแค่ไหน) คนกลุ่มนี้จึงมักจะเป็นพวก overworked, underappreciated (ทำงานหนักเกินไป คนเห็นคุณค่าน้อยเกินไป) ดังนั้นผมคิดว่าเราควรจะกล่าวขอบคุณคนเหล่านี้ให้มากกว่านี้หน่อย

นั่งสมาธิ
ในช่วงสองสัปดาห์ที่ผ่านมาผมเห็นเพื่อนร่วมงานชาวต่างชาติเขียนเรื่องการนั่งสมาธิถึงสามครั้ง และคนที่เขียนแต่ละตอนก็มาจากคนละประเทศด้วย ซึ่งนั่นแสดงว่าฝรั่งเริ่มหันมาสนใจศาสตร์นี้มากขึ้นเรื่อยๆ ทั้งๆ ที่เขาน่าจะนับถือศาสนาคริสต์ซะเป็นส่วนใหญ่

เราเองในฐานะคนไทยที่มีสัดส่วนชาวพุทธสูงที่สุดเป็นอันดับหนึ่งของโลก ย่อมรู้จักการนั่งสมาธิมาตั้งแต่เด็ก แต่ผมไม่แน่ใจว่าพวกเราเองเห็นคุณค่าเรื่องการนั่งสมาธินี้แค่ไหน เพราะอะไรที่อยู่ใกล้ๆ ตัวเรามัก take it for granted

แต่ผมคิดว่าการนั่งสมาธินั้นเป็นหนึ่งในกิจกรรม Low Risk / High Return แบบขั้นสุด เพราะแค่นั่งเงียบๆ เฉยๆ เพียงวันละห้านาที ก็ถือเป็นการ “ออกกำลังใจ” ที่จะช่วยให้เราคลายกังวล หลับสนิทยิ่งขึ้น หัวสมองปลอดโปร่ง เข้าใจตัวเอง อยู่กับปัจจุบัน และรักษาสมดุลย์ในใจได้แม้ว่าสถานการณ์จะเลวร้าย ซึ่งทักษะเหล่านี้เป็น “ผลตอบแทน” ที่มีค่ามหาศาล

ก่อนจะจบบทความนี้ ผมอยากให้ทุกคนได้ดูการ์ตูนสองนาที ผมว่ามันเป็นวีดีโอที่อธิบายการนั่งสมาธิที่เข้าใจง่ายและลึกซึ้งเอามากๆ

ใครมีความเห็นหรือคำถามอะไรมาพูดคุยกันได้ที่ Facebook Page: Anontawong’s Musings นะครับ

—–

ขอบคุณภาพจาก Wikimedia

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก Show First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”