สวัสดีครับ

วันนี้จะมานำเสนอทางเลือกในการจดบันทึกการประชุมครับ

การเขียนรายงานการประชุมนี่ถือเป็นเรื่องที่น่าเบื่ออย่างหนึ่ง

แต่การอ่านรายงานการประชุมอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อยิ่งกว่า!

เพราะรายงานการประชุมที่เราเห็นๆ กันมักจะยืดยาวและเป็นทางการเอามากๆ ในขณะที่ตอนนี้พวกเราส่วนใหญ่ทำงานแบบส่งอีเมล์คุยกันแล้ว แต่รายงานการประชุมก็ยังยึดรูปแบบสมัยที่เรายังใช้กระดาษโรเนียวกันอยู่เลย

ผมลองกูเกิ้ลคำว่า “รายงานการประชุม” ก็เจอตัวอย่างจาก JobsDB ประมาณนี้:

ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมิได้มาประชุม โดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด พร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่สามารถมาประชุม ถ้าหากทราบด้วยก็ได้

ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งได้เข้ามาร่วมประชุม และหน่วยงานที่สังกัด (ถ้ามี)

เริ่มประชุม ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม

ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุมกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่อง ประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้

วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

วาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม (กรณีเป็นการประชุมที่ไม่ใช่การประชุมครั้งแรก)

วาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ

วาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา

วาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม

ผู้จดรายงานการประชุม ให้เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงานการประชุมลงลายมือชื่อ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุล ไว้ใต้ลายมือชื่อในรายงานการประชุมครั้งนั้นด้วย

—–

วิธีการจดการประชุมแบบนี้ดูครบถ้วนก็จริง แต่คำถามคือมันจำเป็นแค่ไหนสำหรับการทำงานในยุคนี้

จำเป็นหรือไม่ที่ต้องระบุว่าใครมาหรือไม่มาประชุมบ้าง (ถ้าการประชุมเกิดขึ้นได้แสดงว่าคนที่สำคัญมาเพียงพอที่จะให้การประชุมเดินหน้าอยู่แล้ว)

เวลาเริ่ม/เลิกประชุม ก็ไม่มีนัยยะอันใด และถ้าเราใช้โปรแกรมพวก Outlook ซึ่งระบุเวลาเริ่มและเลิกอยู่แล้ว ก็ยิ่งไม่จำเป็นต้องใส่ไว้ในนี้

ผู้จดรายงานการประชุมก็ไม่ต้องใส่ เพราะมักจะเป็นคนเดิม และเป็นคนที่ส่งเมล์รายงานการประชุมอยู่แล้วเช่นกัน

ส่วนการบันทึกรายงานการประชุมเป็นวาระๆ ไปนั้น ในแง่หนึ่งก็ดูครบถ้วนดี แต่มันอาจจะไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้คนที่อ่านรายงานรู้ว่าต้องทำอะไรบ้าง

เพราะการจดรายงานการประชุมมันยืดยาวและไม่มีใครอยากอ่าน คนจดก็เลยไม่ค่อยจะอยากเขียนตามไปด้วย

การเขียนรายงานการประชุมสำหรับองค์กรยุคใหม่จึงควรเป็นกันเอง กระชับ และนำไปใช้ประโยชน์ต่อได้จริงๆ

---

รายงานการประชุมแบบคนรุ่นใหม่ที่ผมจะมานำเสนอ ผมได้มาจากฟิลลิป คนที่เล่าเรื่องนิทานปั้นหม้อให้อ่านในบล็อกของบริษัทครับ

ฟิลิปบอกว่าการประชุมมีจุดประสงค์อยู่แค่สามอย่าง คือ

1. Getting in sync about a particular topic แลกเปลี่ยนข้อมูลเพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจที่ตรงกัน

2. Collaborative brainstorming ช่วยกันระดมสมอง

3. Making Decisions ตัดสินใจร่วมกันว่าจะเอายังไงกันต่อ

ดังนั้น รายงานการประชุมจึงควรจะมีสามอย่างนี้

1. Insights (“ah-ha” moments for the participants) ข้อมูลหรือแนวทางสำคัญๆ ที่เกิดจากการพูดคุยกันในที่ประชุม

2. Decisions – สิ่งที่ที่ประชุมตัดสินใจร่วมกัน

3. Action Items – สิ่งที่แต่ละคนต้องทำหลังจากประชุมเสร็จ

ฟิลิปยังเสนออีกเรื่องหนึ่งที่น่าสนใจ คือเราควรจะทำรายงานการประชุมแบบ Realtime ไปเลย โดยอาจจะใช้ Google Docs และฉายขึ้นโปรเจคเตอร์ให้ทุกคนเห็น (หรือส่งลิงค์ให้ทุกคนที่ประชุมเปิดจาก laptop ของตัวเอง)

คนจดรายงานการประชุมก็พิมพ์ไป แต่เป็นหน้าที่ของทุกคนที่จะบอกคนจดรายงานว่า อ๊ะ ตรงนี้ควรจดนะเพราะมันเป็น Insights / Decisions / Action items จะได้ไม่มีอะไรตกหล่น

สมมติว่าผมเป็นคนจดรายงานการประชุมการจัดงานเลี้ยงบริษัท ก็จะได้ Meeting Minutes ประมาณนี้

Annual Party Committee Meeting Minutes
Thursday, 13 August 2015 11:00 a.m.-12:00 p.m.

Insights

• We could use the hotel foyer for free of charge
• At the last party, two buckets of beer were not used
• The proposed schedule is too tight and should be adjusted
• 500 people have signed up so far

Decisions

• We will arrange some activities for the staff waiting at the foyer before the party starts
• We will re-calculate the number of drinks to be ordered
• We will take one or two activities out of the schedule to make it lighter
• The proposed lucky draw prizes are good to go

Action Items

• Rut to adjust the schedule
• Rut to send out a reminder for staff to sign up for the party
• Rut to schedule another meeting with an extended team in two weeks
• Mo to work with First on the sound system quotation & invoice
• Kan to get approval on the final budget
• Kan to ensure we get most of lucky draw items by the end of August

เท่านี้ รายงานการประชุมก็จะกระชับ เข้าใจง่าย และทุกคนที่เข้าร่วมประชุมก็จะรู้ว่าต้องทำอะไรบ้างครับ

---

(Updated: Jan 2020) [ขายของ] “Elephant in the Room ช้างกูอยู่ไหน” หนังสือเล่มใหม่ของผมที่ว่าด้วยการค้นหาสิ่งที่สำคัญกับเราอย่างแท้จริง มีขายที่นายอินทร์ ซีเอ็ด B2S และ Kinokuniya แล้วนะครับ อ่านรายละเอียดได้ที่ bit.ly/eitrfacebook และอ่านรีวิวได้ที่นี่ครับ bit.ly/eitrreportingengineer

 

---

UPDATE: 25 Aug 2017: เขียนรายงานการประชุมแบบคนรุ่นใหม่ เป็นหนึ่งในหลายเทคนิคที่ผมกล่าวถึงในหนังสือ “Thank God It’s Monday ขอบคุณโลกนี้ที่มีงานประจำ” หนังสือเล่มแรกของผม หาซื้อได้ที่ซีเอ็ด นายอินทร์ คิโนะคุนิยะ เอเชียบุุ๊คส์ บีทูเอส และศูนย์หนังสือจุฬาครับ bit.ly/tgimannounce

ขอบคุณภาพจาก Pixabay.com

ขอบคุณตัวอย่างรายงานการประชุมจาก JobsDB

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก Show First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”

ไม่มีอะไรที่เราทำไม่ได้ อุปสรรคที่เกิดขึ้นไม่ว่าจากการบริหารงานการค้า หรือเรื่องส่วนตัว ถือเป็นยาอย่างหนึ่งที่กระตุ้นให้พยายามมากขึ้น ที่สำคัญเราต้องสนุกกับอุปสรรคปัญหาที่อยู่ตรงหน้า เพราะเมื่อไหร่ที่เราหยุดสนุก มันจะล้าทันที

– เฉลียว อยู่วิทยา (หนังสือ เสียงแห่งทศวรรษ โดย วรพจน์ พันธุ์พงศ์)

—–

เราทุกคนเคยเจอสภาวะที่ทำให้รู้สึกท้อถอยกับงานกันทั้งนั้น

เพราะแม้ว่าเราได้ทำทุกอย่างเต็มที่แล้ว แต่งานก็ยังไม่มีทีท่าว่าจะเสร็จ หรือกว่าจะเสร็จก็คงต้องอยู่ดึกอีกหลายคืน

ถ้ารู้ตัวว่ากำลังท้อถอย สิ่งหนึ่งที่ควรทำคือหยุดพักซักนิด แล้วเดินออกมาห่างๆ อาจจะด้วยการไปหาขนมอร่อยๆ กิน หรือโทร.ไปจ๊ะจ๋ากับแฟนหรือเพื่อนเก่า

สิ่งเหล่านี้ใช้เวลาไม่นาน แต่จะช่วยให้เราตั้งหลักได้ และทำให้เรามองเห็นงานเจ้าปัญหาด้วยใจที่เป็นกลางขึ้นว่า

เป็นเรื่องปกติอยู่แล้วที่งานจะมีปัญหา ถ้างานไม่มีปัญหาเลยเขาจะจ้างเรามาทำไม

ถ้าเรามองงานให้เหมือนการเล่นเกมอย่างหนึ่ง เกมแห่งการชิงไหวชิงพริบและเกมแห่งสติปัญญา เราจะเจอแง่มุมที่สนุกไปกับมันได้

ยิ่งต้องแก้ปัญหายากเท่าไหร่ เราก็ยิ่งเก่งกว่าเดิมมากขึ้นเท่านั้น

และยิ่งเราเก่งขึ้นเท่าไหร่ โอกาสที่จะได้รับผลตอบแทนสูงกว่าเดิมก็ย่อมมีมากขึ้นเช่นกัน

อีกปัญหาที่คนมักจะเจอ คืองานเดิมๆ ซ้ำๆ ซากๆ ไม่ค่อยได้ใช้สมองเท่าไหร่ ทำให้เบื่องานชะมัด

ซึ่งก็มีทางออกอีกเช่นกัน

อาจจะด้วยการท้าทายตัวเองด้วยการทำสถิติใหม่ในการทำงานชิ้นนี้ให้เสร็จภายในเวลาเท่านั้นเท่านี้ (แต่งานต้องออกมาดีด้วยนะ)

หรือถ้าจะคิดไปอีกขั้นหนึ่ง ในเมื่องานมันซ้ำซาก ทำไมเราไม่ลองหาวิธีทำงานโดยใช้แรงให้น้อยที่สุด เช่นการใช้ Macro ใน Excel หรือใช้โปรแกรมอย่าง TinyTask เราจะได้เอาเวลาไปทำอย่างอื่นที่สร้างสรรค์กว่า

เรามาทำงานเพื่อหาเงินก็จริง

แต่จุดประสงค์หลักอีกอย่างหนึ่งของการทำงาน ก็เพื่อขัดเกลาตัวเองให้เป็นคนที่เก่งขึ้น ลุ่มลึกขึ้น มีความคิดความอ่านมากยิ่งขึ้น

เมื่อทัศนคติที่เรามีต่องานสอดคล้องกับเจตจำนงของม้น ไม่ว่างานจะยากแค่ไหน เราก็จะมีแรงเดินหน้าต่อครับ

—–

ขอบคุณข้อมูลจากหนังสือ เสียงแห่งทศวรรษ โดย วรพจน์ พันธุ์พงศ์ และ วีดีโอสอนใช้ Macro เบื้องต้นจาก CISTraining

ขอบคุณภาพจาก Pixabay.com

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ Archives

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก Show First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)

วันนี้ขอเล่าประสบการณ์สมัยทำงานทีมซัพพอร์ตอีกเรื่องหนึ่งนะครับ

ทีมผมมีกันอยู่ทั้งหมด 8 คน

ทุกเช้าวันจันทร์ สิ่งที่ผมจะทำเป็นอย่างแรกคือคุยกับทุกคนแบบตัวต่อตัว

โดยผมจะเข้าไปนั่งรอในห้องประชุม แล้วเพื่อนในทีมก็จะผลัดกันเข้าไปในห้อง โดยเรียงตามลำดับตัวอักษรของชื่อแรกในภาษาอังกฤษ

สิ่งที่เราจะคุยกันคือดูว่าสัปดาห์ที่แล้วทำอะไรเสร็จบ้าง และสัปดาห์นี้จะทำอะไรบ้าง ถ้าเห็นว่าเขางานเยอะ เราก็จะคุยกันว่าควรจะทำอะไรก่อนหลังเพื่อให้โดยภาพรวมแล้วเกิดประโยชน์สูงสุด

ผมยังใช้โอกาสนี้ในการชมเชยและแนะนำเรื่องราวที่ต้องปรับปรุงด้วย เช่นถ้าสัปดาห์ที่แล้วทำงานออกมาดี ผมก็จะมาพูดในห้องนี้ หรือถ้าผมเห็นว่ามีอะไรที่เขาทำลงไปแล้วอาจไม่ค่อยถูกต้องนัก ผมก็จะมาบอกเพื่อนร่วมทีมตอนคุยกับแบบหนึ่งต่อหนึ่งนี้เช่นกัน

การคุยทั้งหมดนี้ ส่วนใหญ่ใช้เวลาไม่เกิน 10 นาที โดยเฉพาะกับเพื่อนร่วมทีมที่ประสบการณ์สูงและมีความเป็นผู้ใหญ่อยู่แล้ว

เมื่อคุยเสร็จ คนๆ นั้นก็จะกลับไปนั่งทำงาน คนถัดไปก็จะรู้ตัวแล้วเดินมาหาผมที่ห้อง

การคุยแบบตัวต่อตัวแบบสั้นๆ จะมีจุดหนึ่งที่ผมไม่ชอบก็คือการที่ทุกคนต้องเดินเข้ามาหาผมราวกับนักเรียนเข้ามาพบคุณครู

ตอนแรกผมเองคิดจะใช้วิธีเดินไปคุยที่โต๊ะของเขาเลยเพื่อความเป็นกันเอง แต่วิธีนี้ก็มีจุดอ่อนตรงที่ไม่มีความเป็นส่วนตัว จนอาจจะทำให้พูดเรื่องบางเรื่องไม่ได้ สุดท้ายก็เลยต้องใช้วิธีนั่งรอในห้องประชุมนี่แหละ

ผมชอบการคุยเช้าวันจันทร์มาก เพราะมันเปิดโอกาสให้ผมได้รู้ว่าทุกคนในทีมกำลังทำอะไรอยู่บ้าง และกำลังจัดเรียงลำดับความสำคัญของงานสอดคล้องกับสิ่งที่ผมและเจ้านายของผมตั้งใจจะให้เป็นรึเปล่า

นอกจากนี้ การคุยด้วยวิธีนี้ยังเปิดโอกาสให้ผมได้ให้ฟีดแบ็คสดๆ ร้อนๆ เพราะเรื่องราวทั้งหมดที่เราจะคุยกันเพิ่งจะเกิดขึ้นไปไม่เกินหนึ่งสัปดาห์ ทำให้ทุกอย่างยังชัดเจนอยู่ในความทรงจำของผมและเพื่อนร่วมทีม

เมื่อผมคุยครบทุกคนแล้ว ผมก็จะรู้แล้วว่าสิ่งที่ผมต้องให้ความสำคัญในสัปดาห์นี้คืออะไร ช่วยให้ตัวเองได้วางแผนสัปดาห์นี้ไปด้วยในตัว

ใครที่เป็นหัวหน้าทีมและมีลูกน้องไม่เยอะมาก จะลองเอาวิธีนี้ไปใช้ดูก็ได้นะครับ

—–

ขอบคุณภาพจาก Pexels.com

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ Archives

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings

Don’t ask for permission, ask for forgiveness.
อย่ามัวแต่ขออนุญาต แต่จงขอการให้อภัย
-Anonymous
——

ประโยคนี้ถ้าใครฟังครั้งแรกอาจจะรู้สึกว่านี่ผมจะสนับสนุนให้คนไม่มีมารยาท ทำอะไรตามอำเภอใจหรืออย่างไร

ไม่ใช่อย่างนั้นครับ

คนที่พูดประโยคนี้ให้ผมฟังเป็นคนแรกชื่อ Gilles Depaty ซึ่งเคยเป็น Technical Director คนสำคัญขององค์กร (ตอนนี้ไปทำงานที่อื่นแล้ว)

ผมชอบประโยคนี้มาก เพราะมันคอยเตือนให้เรามีความกล้าและความคิดสร้างสรรค์ในที่ทำงาน

การทำงานในองค์กรใหญ่ๆ มีข้อดีก็คือทุกอย่างเป็นระบบระเบียบ มีขั้นตอนที่ชัดเจน

แต่การมีระบบระเบียบขั้นตอนที่ชัดเจน บางปีก็ปิดกั้นไม่ให้เราได้ใช้ความสามารถอย่างเต็มที่

เช่นถ้าเรามีไอเดียอะไรใหม่ๆ การที่เราจะนำไอเดียนั้นไปเสนอหัวหน้า กว่าหัวหน้าจะเห็นดีเห็นงามและส่งต่อให้ “ผู้ใหญ่” (ซึ่งไม่รู้มีอีกกี่คน) กว่าจะได้รับการอนุมัติให้ได้ลงมือทำ ป่านนั้นก็อาจจะสายไปเสียแล้ว หรือเราเองก็หมดอารมณ์ทำแล้ว

หรือหากหนักกว่านั้น พอเราคิดอะไรดีๆ ได้ แค่ไปเสนอหัวหน้าก็โดน “ดับฝัน”ว่าเป็นไปไม่ได้หรือไอเดียไม่ได้เรื่อง เราก็แพ้ตั้งแต่อยู่ในมุ้งแล้วเช่นกัน

องค์กรใหญ่ๆ จะมีอาการที่เรียกว่า maintaining the status quo

status quo แปลว่า “สถานภาพปัจจุบัน”

maintaining the status quo ก็คือความเชื่อที่ว่า ของเดิมก็ดีอยู่แล้ว จะไปเปลี่ยนทำไม

จึงไม่ใช่เรื่องน่าแปลกใจที่นวัตกรรม (ทั้งในแง่ product และ process) จะเกิดขึ้นได้ยากในองค์กรใหญ่ๆ เพราะทุกคนเล่น play safe กันหมด เพราะถึงจะไม่ได้ทำอะไรที่ฮือฮาแต่อย่างน้อยก็ไม่ต้องกังวลว่าจะทำอะไรผิดพลาด

และบางทีวัฒนธรรม play safe ก็ลามไปถึงเรื่องที่แทบไม่มีความเสี่ยงอะไรเลย เช่นวิธีการทำจดหมายข่าว (newsletter) หรือสไลด์ที่ใช้ template เดิมมาตลอด รวมถึงการคงไว้ซึ่งนโยบายบางอย่างที่ไม่เหมาะสมกับยุคสมัยแล้ว

เหตุผลเดียวที่ยังทำสิ่งเหล่านี้อยู่ก็คือ “เค้าทำกันมาแบบนี้” ทั้งๆ ที่คนที่ออกแบบ template หรือคิดนโยบายเหล่านี้อาจจะไม่ได้อยู่ในองค์กรแล้วด้วยซ้ำไป

ไม่ใช่เรื่องผิดหรอกครับที่เราจะทำตามๆ คนอื่นเขา เพียงแต่ผมคิดว่ามันน่าเบื่อและเหมือนเรากำลังดูถูกศักยภาพของตัวเอง

พระเจ้าสร้างมนุษย์ให้มีคุณลักษณะเหมือนพระองค์ และคุณลักษณะสำคัญอย่างหนึ่งของพระเจ้าก็คือการสรรค์สร้าง – ไม่ใช่การก๊อปปี้!

Don’t ask for permission, ask for forgiveness.

สิ่งที่ประโยคนี้ต้องการจะบอกก็คือ ถ้าคุณมีไอเดียเจ๋งๆ หรือคิดอยากเปลี่ยนแปลงอะไร ถ้าคิดถี่ถ้วนแล้วมั่นใจว่าดีก็เดินหน้าทำไปเลย (แม้จะต้องทำแบบเงียบๆ คนเดียวก็เถอะ)

ถ้ามัวแต่มาขออนุมัติก็อาจจะโดนดับฝันอย่างที่บอก เพราะคนที่มีอำนาจอนุมัตินั้นเขาไม่ได้มองเห็นภาพได้ชัดเจนเท่าคุณ และเขาเองก็ยังติดกับวัฒนธรรม maintaining the status quo อยู่

สู้เราทำตัวอย่างขึ้นมาก่อน ทดลองใช้ในกลุ่มเล็กๆ เพื่อให้เรามั่นใจมากขึ้นว่าสิ่งที่เราทำขึ้นมาใหม่นั้นมันดีกว่า ดีจนกระทั่งคนอื่นมาเห็นก็รู้ทันทีว่ามันดีกว่าจริงๆ

เมื่อนั้นเราค่อยนำไปเสนอกับ “ผู้ใหญ่” ก็ยังไม่สาย

แต่ถ้าทำออกมาแล้วไม่เวิร์คหรือมีข้อผิดพลาด อย่างมากสุดเขาก็อาจจะมีโกรธบ้างแต่ก็คงไม่ถึงขนาดจะไล่เราออกหรอก

ณ จุดนั้นเราก็แค่ขอให้ผู้ใหญ่เข้าใจและให้อภัยเรา (Ask for forgiveness) ชีวิตก็ไปต่อได้แล้ว

แน่นอน วิธีคิดแบบ “ทำก่อน ขอโทษทีหลัง” ย่อมมีความเสี่ยง แต่ถ้าเราใช้มันอย่างชาญฉลาด เราก็มีโอกาสที่จะรังสรรค์สิ่งเจ๋งๆ ที่จะทำให้เราได้เรียนรู้และเติบโต

ที่สำคัญ การทำงานแบบ “กล้าๆ หน่อย” จะทำให้เรามีความสุขและสนุกกว่าการทำงานแบบ “ปลอดภัยไว้ก่อน” เยอะเลยครับ

—–

ขอบคุณภาพจาก Pexels.com

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ Archives

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings

People don’t leave their companies, they leave their bosses.
คนเราไม่ได้ลาออกจากบริษัท แต่ลาจากหัวหน้าต่างหาก
-Anonymous

—–

เมื่อวานนี้มีโอกาสไปเป็นเทรนเนอร์ให้กับพนักงานบริษัทของแฟนเรื่อง Teamwork และ Time Management

ช่วงที่ให้แสดงความคิดเห็น มีน้องคนหนึ่งชื่อมายด์พูดเอาไว้น่าคิดว่า เวลาเขาทุ่มเททำงาน มันเกิดจากความรู้สึกว่าเขาอยากทำเพื่อคนๆ นี้มากกว่าจะทุ่มเทเพื่อให้งานเสร็จหรือเพื่อให้ตัวเองดูดี

มายด์ยังบอกอีกว่า ถ้าวันหนึ่งเขาจะลาออก ก็ไม่ใช่เพราะเรื่องงาน แต่เป็นเพราะเรื่องคน

ผมเชื่อว่าในองค์กรน่าจะมีคนอย่างมายด์อยู่ไม่น้อย ที่ถ้าหากได้ทำงานให้กับคนที่เขาชื่นชมและศรัทธาแล้ว เขาจะไม่มีมาบ่นอิดออดว่าต้องทำงานหนักหรืออยู่ดึก

ในทางกลับกัน ถ้าสภาพแวดล้อมในที่ทำงานไม่เป็นมิตร และทำให้เขารู้สึกไม่มีความสุข ต่อให้เงินเดือนและสวัสดิการจะดี เขาก็อาจจะลาออกก็ได้

มันทำให้ผมนึกถึงคุณรอน นายใหญ่คนแรกของบริษัทผม ที่เคยพูดไว้ว่า People don’t leave their companies, they leave their bosses (เนื่องจากประโยคนี้มีอยู่แพร่หลายมาก ผมเลยไม่ได้ให้เครดิตไว้ในรูปภาพว่ามาจากคุณรอน)

เวลาคนเราจะออกจากองค์กร มักจะมีเหตุผลแง่บวก หรือแง่ลบ (หรือทั้งสองอย่างรวมกัน)

เหตุผลแง่บวกก็เช่นได้เงินดีกว่า มีโอกาสเติบโตมากกว่า หรืองานมันใช่กว่า

ส่วนเหตุผลแง่ลบ ก็เช่นเบื่อการเมืองในบริษัท ขาดความมั่นคง เพื่อนร่วมงานไม่น่ารัก แต่เหตุผลที่ผมเจอบ่อยสุดคือการมีหัวหน้าที่เราทำงานด้วยแล้วไม่มีความสุข

แล้วตัวหัวหน้าจะทำอะไรได้บ้างเพื่อป้องกันไม่ให้ลูกน้องต้องออกจากงานเพราะเรา??

จริงๆ คำตอบก็น่าจะรู้กันดีอยู่แล้ว

– ใช้คนให้ถูกกับงาน
– มีความชัดเจนเวลาสั่งงาน
– ร่วมทุกข์ร่วมสุขกับลูกน้อง
– สร้างโอกาสให้ลูกน้องได้เติบโต
– เอ่ยปากชมเวลาลูกน้องทำงานดี
– ไม่ว่าลูกน้องต่อหน้าคนเยอะๆ
– คอยถามไถ่ว่าลูกน้องมี feedback อะไรบ้าง
– เมื่อลูกน้องให้ feedback ก็ตั้งใจฟัง และนำไปปรับปรุง เพราะหัวหน้าบางคนชอบ “ดูเบา”  (dismiss) ความเห็นของลูกน้อง หรือบางทีก็ “ชี้แจง” (ปกป้องตัวเอง) ว่าทำถูกแล้ว ถ้าลูกน้องพูดอะไรแล้วโดนหัวหน้าตีกลับหมดเลย คราวหน้าเขาก็จะไม่พูดแล้ว

จะว่าไปของพวกนี้เป็นเรื่องสามัญสำนึก แต่ที่หัวหน้าบางคนไม่ได้ทำอาจเป็นเพราะมุ่งกับงานเกินไปจนลืมสำรวจตัวเองและใส่ใจคนรอบข้าง

ซึ่งหากเราเจอหัวหน้าแบบนี้ ในฐานะลูกน้องที่ดี (และเพื่อนร่วมทุกข์ที่ดี) เราก็ต้องหาทางบอกให้เขารู้นะครับ ถ้าไม่กล้าพูดตรงๆ ก็อาจจะต้องให้ฟีดแบ็คผ่านคนที่หัวหน้าจะรับฟัง อาจจะเป็นพี่ในทีมที่อยู่กับหัวหน้ามานานหน่อยก็ได้

คงเป็นเรื่องน่าเศร้า หากองค์กรต้องเสียพนักงานดีๆ ไป (แถมพนักงานคนนั้นก็จำใจต้องสูญเสียงานดีๆ ไป) โดยที่หัวหน้าไม่ได้สำเหนียกแม้แต่น้อยเลยว่าตัวเองคือต้นเหตุ

—–

ขอบคุณภาพจาก Pixabay.com

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ Archives

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings