เมื่อวานนี้ผมมีสอนเรื่อง Time Management ให้พนักงานใหม่

ผมพูดว่ามี productivity hacks สองข้อที่ทุกคนควรใส่ใจ

หนึ่งคือนอนให้เพียงพอ เพราะการนอนมักเป็นสิ่งแรกที่เรายอมแลกเมื่อมีเรื่องให้ต้องทำมากเกินไป แต่จริงๆ แล้วการนอนให้พอนั้นเป็นเรื่องสำคัญมากสำหรับการมีวันที่ดีและการทำงานให้ได้ดี

ส่วนแฮ็คที่สองคือเราต้องหัด say no ให้เป็น

เราไม่ค่อยกล้าปฏิเสธใครเพราะเรากลัวจะดูเป็นคนไม่มีน้ำใจ แต่ถ้าเราไม่หัดปฏิเสธคนบ้างเลย สุดท้ายเราจะไม่ได้ทำเรื่องสำคัญสำหรับเรา เพราะเรามัวแต่ทำเรื่องสำคัญของคนอื่น

เวลาจะปฏิเสธนั้นไม่ใช่ทำอย่างไร้เยื่อใย เราต้องรู้จักมอบทางเลือกให้คนที่มาขอความช่วยเหลือด้วย เช่นต่อรองเรื่องเวลาว่าจะทำให้ได้เมื่อไหร่ หรือแนะนำคนอื่นที่อาจจะช่วยแทนเราได้

อีกสิ่งหนึ่งที่สำคัญไม่แพ้กัน คือเราต้องแยกแยะให้ออกว่าการปฏิเสธคำขอกับการปฏิเสธตัวตนของคนที่ขอนั้นไม่เหมือนกัน

เวลาใครมาขอให้เราช่วยอะไร เขากำลัง “ขาย” อะไรบางอย่าง อาจจะเป็นไอเดีย อาจจะเป็นงาน อาจจะเป็นเป้าหมาย ถ้าเขาขายเราสำเร็จ เราก็ต้อง “ซื้อ” ไอเดียนั้น ซึ่งไม่ใช่การซื้อด้วยเงิน แต่เป็นการซื้อด้วยเวลา

ดังนั้น ก่อนที่เราจะจ่ายเวลาอันมีค่าออกไป ลองคิดให้ดีว่าเราอยากซื้อไอเดียนั้นจากเขาจริงรึเปล่า ถ้าไม่อยากซื้อ เราก็ยังไม่จำเป็นต้องจ่าย และการที่เราปฏิเสธข้อเสนอก็เป็นคนละเรื่องกับการปฏิเสธคนที่มาเสนอ – denying a request is not the same thing as denying the person making the request.

เมื่อเราแยกแยะได้ระหว่างสิ่งที่ขอกับตัวตนของคนที่ขอ เราก็จะมีความกล้ามากขึ้นที่จะปฏิเสธคำขอนั้นอย่างนุ่มนวลและด้วยความเคารพ และยังรักษาสัมพันธภาพอันดีเอาไว้ได้

เรียนรู้ที่จะ say no แล้วเราจะจัดการชีวิตได้ดีขึ้นครับ

หลายคนคงเคยได้ยินคำว่า extrinsic motivation และ intrinsic motivation

Extrinsic motivation คือแรงจูงใจจากภายนอก เช่นเงินตรา ตำแหน่ง ชื่อเสียง

ส่วน intrinsic motivation คือแรงจูงใจที่ขับมาเองจากภายใน เช่นอยากเห็นงานนี้มันสำเร็จ หรือว่างานนี้มันเติมเต็มอะไรบางอย่าง

นักวิทยาศาสตร์พบว่า แรงจูงใจสองอย่างนี้ต่างกันมาก และถูกขับเคลื่อนจากสมองคนละส่วนด้วยซ้ำไป

Extrinsic motivation นั้นถูกขับเคลื่อนจากสมองส่วนเดียวกับที่เกี่ยวกับวินัยแบะการควบคุมตนเอง ในขณะที่ intrinsic motivation นั้นถูกขับเคลื่อนโดยสมองส่วนเดียวกับที่ดูแลเรื่องความต้องการและความปรารถนา (needs & desires)

ดังนั้น ถ้าเราหา intrinsic motivation ของงานแต่ละชิ้นได้เจอ เราจะรู้สึก “อยาก” ที่จะทำมันมากขึ้นและจะมีความสุขกับมันมากขึ้นด้วย

สิ่งนี้เรียกสั้นๆ ว่า Personal Why หรือเหตุผลที่เราจะลงมือทำงานแต่ละอย่าง

มีเรื่องเล่าจาก “เดวิด” ซึ่งเป็น CEO โรงพยาบาลชุมชนแห่งหนึ่งที่อยากจะเข้าใจเนื้องานในโรงพยาบาลมากขึ้น เขาจึง “ปลอมตัว” เป็นหนึ่งในเจ้าหน้าที่พยาบาล และวิ่งเข้าวิ่งออกห้องฉุกเฉินพร้อมกับเตียงผู้ป่วยไปพร้อมกับเจ้าหน้าที่คนอื่นๆ

เดวิดสังเกตเห็นช่างคนหนึ่งกำลังง่วนอยู่กับประตูแบบ swing door เหมือนที่เราเห็นในหนัง เดวิดถามช่างคนนั้นว่าทำอะไรอยู่ ช่างเลยตอบว่า

“ผมพยายามไขน็อตประตูให้มันแน่นพอดีๆ เพราะถ้าแน่นเกินไป ประตูจะแข็งและเหวี่ยงแรงมาก ถ้าคนไข้ที่อยู่บนเตียงถูกลากผ่านประตูแบบนั้นคงจะตกใจ และไม่ช่วยให้คนไข้อาการดีขึ้น!”

ทั้งๆ ที่ช่างอาจจะมองว่างานซ่อมประตูเป็นเรื่องที่ซ้ำซากน่าเบื่อ แต่เขากลับมี personal why ที่มอบคุณค่าและความหมายให้กับเขา

กลับมามองที่ตัวเอง

บางทีเราก็ยุ่งมาก วุ่นมาก มีเรื่องให้ต้องทำเยอะเกินไป บางงานก็สนุก บางงานก็ต้องกัดฟัน บางงานก็ดูไร้สาระ จนบางทีก็อดไม่ได้ที่จะขุ่นข้องหมองใจอยู่ลึกๆ

แต่ทุกงานที่เราทำมันกำลังสร้างคุณค่าบางอย่าง

มองให้ออกว่างานนั้นมันสร้างคุณค่าอย่างไร และมันสอดคล้องกับสิ่งที่เรายึดมั่นอย่างไร

หา Personal Why ของเราให้เจอ แล้วเราจะมีความสุขกับงานมากขึ้น

หรืออย่างน้อยที่สุดก็จะไม่ทุกข์ทนกับมันจนเกินควรครับ

—–

ขอบคุณเนื้อหาบางส่วนจากหนังสือ How To Have A Good Day by Caroline Webb

ธรรมดาผมจะใช้แอป Todoist ในการจดงานทุกอย่าง

เมื่อเริ่มต้นวัน ผมก็จะเปิด Todoist เพื่อจะเลือก 3 MIT หรือ Most Important Tasks ขึ้นมาเขียนในสมุด นี่คืองานสามงานที่เราต้องพยายามให้เสร็จหรือสร้างความก้าวหน้าในวันนี้เพราะมันมี impact มากที่สุด

จากนั้นก็จะลิสต์งานอื่นๆ ที่ใช้เวลาไม่มากนัก อีกซัก 5-10 งาน โดยแบ่งเป็นงานที่ต้องทำที่โต๊ะและงานที่ไม่ต้องทำที่โต๊ะ

ปัญหาหนึ่งของวิธีการนี้ก็คือ พอมีงานแทรกระหว่างวัน งานที่เราวางแผนไว้มักจะไม่ได้ทำ

วิธีที่ช่วยบรรเทาปัญหานี้ได้ คือมี to do list ของอีกสองวันถัดไปรอไว้เลย

ถ้างานที่เข้ามาระหว่างวันมันไม่ได้ด่วนมากและไม่ได้สำคัญมาก แต่ก็อยากทำให้เสร็จภายในวันสองวันนี้ ผมก็จะไปเขียนใส่ to do list ของวันพรุ่งนี้หรือมะรืนนี้แทน

แน่นอนว่าวิธีนี้ไม่ได้เพอร์เฟ็กต์ งานบางอย่างที่เข้ามาก็ต้องทำทันทีจริงๆ แต่อย่างน้อยมันก็ช่วยสร้างโอกาสให้เราหยุดคิดมากขึ้นว่า งานนี้จำเป็นต้องทำตอนนี้จริงรึเปล่า

เพราะงานที่สำคัญสำหรับคนอื่น มันอาจไม่ได้สำคัญสำหรับเรา

มี to do list ของวันพรุ่งนี้และวันมะรืนเพื่อเป็นบัฟเฟอร์สำหรับงานที่รอได้

เราจะได้สะสางเรื่องสำคัญจริงๆ ของวันนี้ให้แล้วเสร็จตามที่ตั้งใจครับ

“There are no bad teams, only bad leaders”
-Jocko Willink

คนทำงานทุกคนมีศักยภาพอยู่ในตัว ผู้นำที่ดีคือคนที่สามารถดึงศักยภาพเหล่านั้นออกมาเพื่อสนับสนุนเป้าหมายของทีมได้

เวลาทีมฟุตบอลฟอร์มตก คนแรกๆ ที่จะโดนตำหนิก็คือผู้จัดการทีม

ถ้าทีมทำงานช้า เกี่ยงงาน ไม่ให้ความร่วมมือ คนที่ควรโดนตำหนิก็คือหัวหน้าเช่นกัน

ถ้าเราเป็นหัวหน้า แล้วลูกน้องยังทำงานไม่ได้ดั่งใจ ลองกลับมาทบทวนตัวเองใหม่ว่าเราสอนเขาดีพอหรือยัง ใช้คนถูกกับงานหรือยัง เรามีความเป็นผู้ใหญ่พอหรือยัง

มีคนกล่าวไว้ว่าฝูงแกะที่นำโดยสิงโตนั้นน่ากลัวยิ่งกว่าฝูงสิงโตที่มีแกะเป็นจ่าฝูง

ถ้ารู้ตัวว่าทีมของเรามีสิงโตเป็นหัวหน้า ก็ขอแสดงความยินดีด้วย แม้งานจะหนัก งานจะยาก แต่เราก็ยังโชคดีกว่าใครหลายคน

แต่ถ้าทีมของเรามีแกะเป็นหัวหน้า หรือหนักกว่านั้นคือมีเด็กเลี้ยงแกะเป็นหัวหน้า ก็ขอให้ใช้โอกาสนี้ในการหล่อหลอมตัวเองให้เก่งและแกร่งกว่าเดิม

และเรียนรู้ว่าโตขึ้นเราจะไม่เป็นหัวหน้าแบบนั้นครับ

สิ่งหนึ่งที่ผมเป็นห่วงสำหรับคนทำงานสมัยนี้มากคืออาการอดนอน

แค่ทำงานบวกเดินทางเวลาก็เหลือน้อยแล้ว

พอบวก Netflix และ Clubhouse เข้าไป เวลานอนยิ่งน้อยไปใหญ่

แถมบางคนยังคิดว่าการนอนน้อยเป็นสัญลักษณ์ของคนที่ทุ่มเทกับการทำงานด้วย

“เมื่อคืนทำงานถึงตี 2 ได้นอนแค่ 4 ชั่วโมงเอง”

อาจเป็นประโยคที่เราเคยได้ยินจากใครบางคนที่กำลัง humblebrag คือพูดเหมือนบ่นแต่จริงๆ แล้วก็ภูมิใจและอยากอวด

เราควรหยุดพฤติกรรมแบบนี้ถ้าอยากจะเป็นคนทำงานที่ดี มีสุขภาพดี และมีอายุที่ยืนยาวเพื่ออยู่เห็นคนที่เรารักเติบโต

Charles Czeisler ซึ่งเป็นศาสตราจารย์ด้าน Sleep Medicine จาก Havard เคยกล่าวไว้ว่า

“We now know that a week of sleeping four or five hours a night induces an impairment equivalent to a blood alcohol level of 0.1 percent”

การนอนน้อยติดต่อกันหนึ่งสัปดาห์นั้นลดสมรรถภาพของสมองและร่างกายไม่ต่างอะไรกับคนที่กินเหล้าจนเมา

เราไม่เคยชมใครว่า “คนนี้ทำงานดีมากเลย เพราะเค้าเมาทั้งวันเลย!” (‘This person is a great worker! He’s drunk all the time!’)

แต่เรากลับชื่นชมและยอมรับคนที่อดนอน

เราอาจจะคิดว่าตัวเองเป็นคนที่อดนอนแล้วไม่เป็นอะไร แค่กินกาแฟแล้วไปนอนชดเชยช่วงสุดสัปดาห์ก็ได้ แต่ขอให้คิดใหม่ เพราะคนที่อดนอนแล้วไม่กระทบการทำงานนั้นมีน้อยสุดๆ ดังคำกล่าวของ Matthew Walker ผู้เขียนหนังสือ Why We Sleep ว่า

“The number of people who can survive on five hours of sleep or less without impairment, and rounded to a whole number, is zero.”

จำนวนคนที่ใช้ชีวิตอยู่ได้ด้วยการนอนห้าชั่วโมงหรือน้อยกว่านั้นโดยที่ไม่มีผลกระทบอะไรเลย เมื่อปัดเศษแล้ว จะมีทั้งหมด 0 คน

คนอดนอนมักจะอารมณ์ไม่ดี ฟาดงวงฟาดงา ตัดสินใจผิดพลาด หลุดในเรื่องที่ไม่ควรหลุด สุดท้ายแล้วอาจสร้างความเสียหายได้มากมายไม่ต่างจากคนเมาแล้วขับ

ถ้าเรามองว่าตัวเองเป็นคนมีความรับผิดชอบ สิ่งแรกๆ ที่ควรทำคือหาทางนอนให้พอครับ