วันก่อนผมไปเจอโพสต์ที่เป็นแก๊กตลกสามเฟรม

ภาพแรกเป็นภาพเครื่องบินรันเวย์พร้อมคำโปรยว่า “My email is well written, reviewed, and ready to be sent”

ภาพที่สองเป็นภาพเครื่องบินกำลังทะยานอยู่บนฟากฟ้าพร้อมประโยค “My email is sent”

และภาพสุดท้ายคือภาพบันไดเหล็กที่เอาไว้ลำเลียงผู้โดยสารเข้าตัวเครื่องบิน บนบันไดเต็มไปด้วยผู้โดยสาร พร้อมคำว่า “Attached file”

สำหรับคนทำงานออฟฟิศ หนึ่งในโมเมนต์ที่เราต้องเจอสักครั้งในชีวิตก็คือการส่งเมลโดยลืมแนบไฟล์ไปด้วย ต้อง reply all เมลเดิมและ attach ไฟล์ไปให้แบบเขินๆ

เมื่อต้องเจอปัญหานี้หลายครั้ง หลังๆ เวลาผมเขียนเมลผมเลยมักจะเรียงลำดับแบบนี้

1. Subject
2. Attachment
3. Content
4. Recipients

เพราะสิ่งที่เรามักหลงลืมคือการเขียน Subject (ทำให้บางทีก็ส่งเมล subject เปล่า) หรือไม่ก็ลืมแนบไฟล์ (หรือแนบไฟล์ผิด) ดังนั้นควรจะเอาขึ้นมาทำก่อนเป็นสองข้อแรก

ส่วนข้อ 3 & 4 นั้น ยังไงเราก็ไม่ลืมอยู่แล้ว เราจึงควรเขียนเนื้อหาก่อน แล้วเก็บรายชื่อคนที่เราจะส่งไว้เป็นเรื่องสุดท้าย

เหตุผลที่เราควรเก็บรายชื่อผู้รับไว้เป็นอย่างสุดท้าย เพื่อป้องกันการ “มือลั่น” ไปกดโดนปุ่มส่งโดยไม่ตั้งใจ (เช่นจะใช้ shortcut ทำอะไรบางอย่างแล้วเผลอกดส่งเฉยเลย) เราจึงไม่ควรจะพิมพ์รายชื่อใดๆ จนกว่าเราจะตรวจทานจนมั่นใจแล้วว่าเรามีข้อ 1-3 ครบแล้วครับ

ลองนำไปปรับใช้ดูนะครับ

---

ป.ล.แม้ผมจะจั่วหัวว่า “ลำดับการเขียนอีเมลที่ถูกต้อง” แต่จริงๆ แล้วคำตอบที่ถูกไม่ได้มีเพียงคำตอบเดียว นี่เป็นเพียงหนึ่งในวิธีที่อาจช่วยลดความผิดพลาดในการส่งอีเมลเท่านั้นเอง

ป.ล.2 ในความเป็นจริง เราอาจต้องเขียนเนื้อหาก่อนประมาณหนึ่งถึงจะนึกได้ว่าต้อง attach ไฟล์อะไรบ้าง ดังนั้น 2 & 3 จึงทำไปพร้อมๆ กัน แต่ผมก็ยังยืนยันว่าเราควรใส่ชื่อ recipients เป็นลำดับสุดท้ายเสมอครับ