เมื่อประมาณสี่ปีที่แล้ว ผู้บริหารที่บริษัทผมท่านหนึ่งเขียนบล็อกโพสต์ชื่อว่า Meeting Free Fridays

โดยเขาให้เหตุผลว่า ในหนึ่งสัปดาห์ที่ยุ่งเหยิงนั้น เราควรจะมีซักวันหนึ่งที่ไม่ถูกขัดจังหวะด้วยการประชุม เราจะได้ใช้มันเพื่อทำงานสำคัญๆ ให้เสร็จ หรือวางแผนล่วงหน้า หรือคิดอะไรใหม่ๆ

ตั้งแต่นั้นเป็นต้นมาผมก็เลยใช้เทคนิค time blocking โดยบล็อกเวลาใน calendar ของ Outlook ไว้เกือบตลอดวัน

ตารางวันศุกร์ผมจึงเป็นประมาณนี้

08.00 – 10.30 ทำงานชิ้นใหญ่
10.30 – 11.45 พัฒนาตัวเอง (Personal Development)
11.45 – 12.45 พักกลางวัน
12.45 – 13.30 สะสางงานชิ้นเล็กชิ้นน้อย
13.30 – 15.00 เตรียม Weekly Highlights ที่จะส่งวันจันทร์
15.00 – 15.30 พักเบรค เดินเล่น
15.30 – 16.30 สะสางงานชิ้นเล็กชิ้นน้อย
16.30 – 17.00 วางแผนสัปดาห์ต่อไป

วันศุกร์จึงเป็นวันทำงานที่ผมชอบที่สุดในสัปดาห์ เพราะเป็นวันที่มีเวลาให้ตัวเอง หรือ me time เยอะที่สุด และเป็นวันที่ผมเก็บกวาดงานชิ้นเล็กชิ้นน้อย (เช่นการตอบอีเมล์บางฉบับ) จนหมดเกลี้ยง

พอหมดวันศุกร์ Inbox ใน Outlook ของผมจะเป็นศูนย์ และ Follow Up items ของผมก็จะเป็นศูนย์เช่นกัน ช่วยให้ผมพักผ่อนวันเสาร์อาทิตย์อย่างสบายใจ

ผมคงไม่กล้าบอกให้ทุกคนมาบล็อก calendar ของตัวเองทุกวันศุกร์นะครับ เพราะแต่ละคนก็มีเนื้องานไม่เหมือนกัน

แค่อยากจะสบันสนุนให้ทุกคนมีเวลาให้ตัวเองได้ทำงานโดยไม่ถูกขัดจังหวะ (interrupt) ถ้าไม่สามารถมี me time ได้ทั้งวัน อย่างน้อยทำได้ซักครึ่งวันหรือสองชั่วโมงก็ยังดีครับ

---

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ที่ปุ่มไลค์จะมี drop down menu ให้เลือกได้ว่าอยากจะให้มี notifications หรืออยากเห็นโพสต์จากเพจนี้อยู่ต้นๆ ฟีดรึเปล่าครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”

ขอบคุณภาพจาก Pixabay.com

“It helps to see failure as a road and not a wall.”

จงมองความล้มเหลวเป็นถนน ไม่ใช่กำแพง

– Scott Adams  (ผู้เขียนการ์ตูน Dilbert)

—–

ผมทำงานที่ทอมสันรอยเตอร์มา 13 ปี เคยสัมภาษณ์งานสำหรับตำแหน่งภายในบริษัทอยู่บ่อยครั้ง

อัตราเฉลี่ยความสำเร็จคือหนึ่งต่อสาม ถ้าผมสมัครไปสามครั้ง จะมีครั้งเดียวเท่านั้นที่เขาจะเลือกผม ส่วนอีกสองครั้งเขาจะเลือกคนอื่น

ทั้งนี้ เพราะหลายครั้งผมก็สมัครงานโดยที่รู้ตัวด้วยว่ายังเด็กเกินไปหรือยังมีประสบการณ์ไม่มากพอ

แต่ก็ลองสมัครอยู่ดี (เพราะไม่ต้องเสียตังค์!)

ถ้าเขาไม่เรียกสัมภาษณ์ก็ไม่เป็นไร อย่างน้อยเขาก็ได้รับรู้แล้วว่าเรามีความสนใจในตำแหน่งนี้

ถ้าเขาเรียกสัมภาษณ์แล้วเราสัมภาษณ์ไม่ผ่าน ก็ไม่เป็นไร ถือเป็นการซ้อมใหญ่ คราวหน้าถ้าโอกาสมาอีก เราจะได้ทำได้ดีกว่าเดิม

—–

คลับคล้ายคลับคลาว่าผมเคยอ่านเจอประวัติของเซลส์แมนคนหนึ่ง ที่ทำยอดขายได้เป็นที่หนึ่งของแผนกปีแล้วปีเล่า กลายมาเป็นซูเปอร์สตาร์ขององค์กรด้วยเวลาอันสั้น

เคล็ดลับของเขามีเพียงแค่โถสองโถ และเหรียญบาท 100 เหรียญ*

เริ่มต้นวันทำงาน เหรียญทั้ง 100 เหรียญจะกองอยู่ในโถเดียว

จากนั้นเขาจะโทร.หาลูกค้าหนึ่งคน

เมื่อวางหูจากลูกค้าแล้ว เขาจะหยิบเหรียญหนึ่งเหรียญจากโถหนึ่งมาโยนลงอีกโถหนึ่ง (เสียงดังแกร๊ง!)

แล้วก็ยกหูหาลูกค้าคนถัดไป

เป้าหมายของเขาคือ ก่อนจะหมดวัน เหรียญทั้งหนึ่งร้อยเหรียญจะต้องถูกย้ายไปอยู่อีกโถหนึ่ง ซึ่งนั่นแสดงว่าเขาได้โทร.หาลูกค้าครบ 100 คนแล้วนั่นเอง

และวันรุ่งขึ้น เขาก็จะทำแบบเดียวกัน เพื่อย้ายเหรียญ 100 เหรียญนั้นกลับมาที่โถเดิม

สังเกตว่าเขาไม่ได้โยนเหรียญตอนที่ขายได้ เพียงแค่ได้โทร.หาก็โยนเหรียญได้แล้ว

ถ้าเขาตั้งกฎว่าจะย้ายเหรียญเฉพาะตอนที่ขายได้ ก็เป็นการคาดคั้นที่จะให้โลกหมุนรอบตัวเองเกินไปหน่อย

เพราะเราไม่สามารถควบคุมผลลัพธ์ได้

แต่เราควบคุมการกระทำของเราได้เสมอ

—–

หลายครั้ง ที่เราไม่ลงมือทำอะไรบางอย่าง เพราะเรากลัวว่าจะล้มเหลวหรือเสียเวลาเปล่า

แต่ถ้าใครเคยเรียนฟิสิกส์มา จะรู้กฎสำคัญข้อหนึ่งที่ว่า พลังงานไม่มีวันสูญหายไปไหน มีแต่แปรรูปไปเท่านั้น

สิ่งที่เราลงแรงไป แม้มันจะไม่ได้ออกมาเป็นผลลัพธ์อย่างที่เราต้องการ แต่มันก็ได้แปรรูปไปเป็นบทเรียนและประสบการณ์ ที่จะส่งผลให้เราทำได้ดีขึ้นในคราวหน้าอยู่แล้ว

ดังนั้น หากเรามองความล้มเหลวเป็นส่วนหนึ่งของเส้นทางสู่ความสำเร็จ ความล้มเหลวก็จะไม่ใช่ศัตรู แต่จะเป็นเพื่อนที่ดีที่สุดของเราคนหนึ่งเลยนะครับ

—–

* เซลส์แมนที่พูดถึงเป็นฝรั่ง ดังนั้นเขาคงไม่ได้ใช้เหรียญบาท แต่น่าจะเป็นเป็นเหรียญห้าเซ็นต์หรือสิบเซ็นต์มากกว่า แต่ผมใช้เหรียญบาทเพื่อให้อ่านไม่สะดุดนะครับ ส่วนจำนวน 100 เหรียญนี่จริงๆ แล้วอาจจะเป็น 50 หรือ 200 เหรียญก็ได้เพราะผมจำไม่ได้แล้วว่าเขาได้ระบุจำนวนเหรียญในโถไว้รึเปล่า

—–

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ที่ปุ่มไลค์จะมี drop down menu ให้เลือกได้ว่าอยากจะให้มี notifications หรืออยากเห็นโพสต์จากเพจนี้อยู่ต้นๆ ฟีดรึเปล่าครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”

ขอบคุณภาพจาก Pexels.com

 

สิ่งหนึ่งที่พนักงานประจำต้องเจอกันแทบทุกคนคือการประเมินผลงานประจำปี หรือที่ฝรั่งเขาเรียกว่า Performance Review / Performance Appraisal

งานประเมินผลเป็นงานที่ต้องใช้พลังพอสมควร เพราะเรตติ้งที่ได้จะเป็นตัวบ่งชี้ว่าเราจะได้โบนัสเท่าไหร่ รวมถึงจะได้ขึ้นเงินเดือนหรือเลื่อนขั้นหรือไม่

วันนี้ผมเลยมีเทคนิคง่ายๆ ที่จะช่วยให้การประเมินผลตอนปลายปีของเรานั้นง่ายขึ้น และช่วยเพิ่มความน่าจะเป็นที่เจ้านายจะให้คะแนนเราดีขึ้นด้วย

วิธีนั้นก็คือการจดผลงานตัวเองครับ

ผมแนะนำให้จดลง Excel หรือ Evernote ก็ได้

เวลาที่เราทำผลงานอะไรดีๆ มันมักจะมีการบันทึกเป็นลายลักษณ์อักษรไว้ในอีเมล์หรือในเอกสารอื่นๆ อยู่แล้ว ดังนั้นเราก็เพียงจดไว้ว่า วันที่เท่านี้ เดือนนี้ ผลงานที่โดดเด่นของเราคืออะไร โดยมีกำกับไว้ด้วยว่าให้ไปดูเมล์ที่ส่งโดยใคร ณ วัน และเวลาไหน

พอถึงปลายปี เราก็เปิดไฟล์ Excel นี้ขึ้นมาก็จะเห็นบันทึกงานดีๆ ที่เราทำไว้ทั้งหมด และสามารถเขียนสรุปให้กับหัวหน้าได้ว่า ในปีที่ผ่านมาเราได้สร้างผลงานอะไรออกมาบ้าง

ด้วยวิธีนี้ ก็จะมั่นใจได้ว่า ความดีที่เราทำมาจะไม่ตกหล่นและสูญหาย เพราะโดยปกติพอถึงปลายปี สิ่งที่หัวหน้าจะจำได้จริงๆ ก็คืองานที่โดดเด่นมากๆ กับงานที่เพิ่งเกิดขึ้นในช่วงสองสามเดือนสุดท้ายเท่านั้น ดังนั้นการบันทึกงานของเราไว้ตั้งแต่ต้นปี จะช่วยให้หัวหน้าเห็นภาพการทำงานของเราครบทั้งปีจริงๆ ก่อนที่จะตัดสินว่าเราควรจะได้เรตติ้งเท่าไหร่

ในทางกลับกัน หัวหน้าก็ใช้วิธีนี้ได้นะครับ ลูกน้องทำดีหรือทำผิดพลาดอย่างไร ก็จดลง Excel ไว้เลย ปลายปีจะได้ไม่ต้องมานั่งระลึกชาติว่าลูกน้องคนนี้ทำอะไรมาบ้าง จะช่วยประหยัดเวลาและเพิ่มความมั่นใจในการประเมินงานเพิ่มขึ้นเยอะเลยครับ

—-

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ที่ปุ่มไลค์จะมี drop down menu ให้เลือกได้ว่าอยากจะให้มี notifications หรืออยากเห็นโพสต์จากเพจนี้อยู่ต้นๆ ฟีดรึเปล่าครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”

ขอบคุณภาพจาก Pixabay.com

เมื่อวานนี้ผมเพิ่งจัดงาน Connect Day ที่บริษัทไป

งาน Connect Day เป็นงานที่พนักงานในออฟฟิศต่างๆ ทั่วโลกมาคุยกันถึงเป้าหมายหลักขององค์กรในปีนี้ เพื่อให้ เข้าใจว่าสิ่งที่เราทำมัน connect กับทิศทางของบริษัทอย่างไรบ้าง

งานที่เราจัดที่ออฟฟิศกรุงเทพมีคนมาร่วมงานหลายร้อยคน ภาพงานที่กรุงเทพถูกเลือกไปอยู่บน homepage ของ intranet ของบริษัท (ซึ่งมีพนักงานทั่วโลกห้าหมื่นกว่าคน) แสดงว่าผลงานของคนไทยมีดีพอตัวเลย

การจัดงานของเราประสบความสำเร็จขนาดนี้ โดยมีทีมงานหลักแค่ 6 คน และที่ผมคิดว่าเจ๋งมากก็คือ เราจัดงานนี้ด้วยการประชุมกันแค่สามครั้ง ครั้งละ 30 นาทีเท่านั้น

วันนี้ก็เลยอยากมาแชร์ว่า เราประชุมกันอย่างไรเพื่อให้ได้เนื้อได้หนัง ได้เรื่องได้ราวครับ

อย่าประชุมเกิน 1 ชั่วโมง
เพราะคนเราไม่สามารถโฟกัสอะไรได้นานไปกว่านั้นอยู่แล้ว ถ้าจำเป็นต้องประชุมนานกว่าหนึ่งชั่วโมงจริงๆ ก็ควรจะมีเวลาให้พักเบรค เพื่อเป็นการชาร์จแบตก่อนจะมาลุยกันใหม่

ให้ทุกคนเห็นภาพตรงกันก่อน
ว่าสิ่งที่เรากำลังจะทำคืออะไร ข้อมูลสำคัญๆ มีอะไรบ้าง และเนื้องานมีด้านไหนบ้าง อย่างงานของผม ก็จะมีเรื่องเกี่ยวกับการจัดเตรียมสถานที่ การเตรียมอาร์ทเวิร์ค การสื่อสารให้พนักงานในองค์กรรับทราบ การหาและบรี๊ฟตากล้อง ฯลฯ

ให้แต่ละคนเลือกงานที่ตัวเองถนัด
ในกรณีนี้ งานที่เราทำมันเป็นงานอาสา คือเป็นทีมงานที่รวมกันเฉพาะกิจเพื่อมาจัดงาน Connect Day พอทุกคนรู้แล้วว่างานที่ต้องทำมีอะไรบ้าง ก็ให้เขาได้เลือกงานที่ตัวเองถนัดและอยากทำ อย่างพี่ใหญ่ก็จะดูแลเรื่อง sourcing ทั้งหมด (เตรียมงบ สั่งอาหาร สั่งเสื้อ) ส่วนผมดูแลเรื่องการสื่อสารทั้งหมด เป็นต้น

ให้คนที่รับผิดชอบงานนั้นมีดาบกายสิทธิ์
ในความหมายที่ว่า เมื่อเขารับผิดชอบงานนั้นแล้ว เขาควรจะมีอิสระพอสมควรที่จะเลือกว่าอยากจะทำออกมาแบบไหน เช่นโอ๋กับไตเติ้ลดูเรื่องการจัดเตรียมสถานที่ ผมก็ให้เขาคิดเองเลยว่าอยากจะจัดออกมาในรูปแบบไหน และถ้าเขาต้องการความช่วยเหลืออะไรจากเรา (เช่นคำพูดหรือ wording ที่จะใช้ในฉาก) เราก็คอยช่วยเติมเต็มตรงนั้น ส่วนน้องอีกคนชื่อเดียร์ที่ดูแลด้านอาร์ทเวิร์ค ผมก็แค่บอกเขาไปว่าไอเดียหลักๆ เป็นอย่างไร จะไปเอาโปรแกรมทำภาพฟรีได้ที่ไหน ที่เหลือก็ให้เขาโซโลตามที่เห็นว่าเหมาะ และส่งงานมาให้เราดูเป็นระยะๆ

เวลาประชุม ให้ทุกคนได้พูด
ข้อดีของการที่ทุกคนมีหน้าที่ที่ชัดเจน (และมีดาบกายสิทธิ์) ก็คือ ทุกคนจะรู้สึกว่าตัวเองมีบทบาทและส่วนร่วมในการประชุมนั้น เวลาประชุมก็จะง่าย เพราะแต่ละคนก็จะผลัดกันพูดถึงงานที่ตัวเองรับผิดชอบ ซึ่งถ้าเราคิดงานให้ละเอียดและแจกจ่ายงานได้ครบถ้วนแล้วล่ะก็ การประชุมจะไหลลื่นมาก

ทุกคนมี Action ชัดเจนหลังประชุมเสร็จ
เป้าหมายหลักของการประชุมมีอยู่สามอย่างเท่านั้น คือแชร์ข้อมูลที่สำคัญ ตัดสินใจร่วมกัน ก่อนจะแยกย้ายไปทำงานที่ได้รับมอบหมายมา (อ่านเพิ่มเติมได้ที่เขียนรายงานการประชุมแบบคนรุ่นใหม่) ดังนั้น การประชุมที่ดี คือการประชุมที่ทุกคนรู้ว่า ตัวเองต้องทำอะไรบ้างเมื่อเดินออกจากห้องนี้ไปแล้ว

ทีมงานรองไม่จำเป็นต้องเข้าประชุม
นอกจากทีมงาน 6 คนแล้ว เรายังได้รับความช่วยเหลือจากคนอื่นๆ (ซึ่งผมขอเรียกว่าทีมงานรอง) อย่างน้อยอีกสิบคน แต่เราไม่ได้เชิญคนเหล่านี้เข้าประชุม เพราะเราถือว่าให้เจ้าของงานไปขอความช่วยเหลือและคุยเองได้เลย ซึ่งทำให้คล่องตัวกว่าและไม่ไปรบกวนเวลาคนเหล่านั้นมากเกินไปด้วย

การประชุมนั้นเป็นเครื่องมือที่ดีในการสื่อสารและในการผลักให้งานเดินหน้า แต่ทั้งนี้ทั้งนั้นก็ต้องใช้มันให้เป็นด้วย ไม่อย่างนั้นแล้วการประชุมจะเป็นเพียงข้ออ้างที่ทำให้เรา “ยุ่ง” จนไม่ได้ทำงานที่สำคัญจริงๆ ครับ

—-

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ที่ปุ่มไลค์จะมี drop down menu ให้เลือกได้ว่าอยากจะให้มี notifications หรืออยากเห็นโพสต์จากเพจนี้อยู่ต้นๆ ฟีดรึเปล่าครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”

ขอบคุณภาพจาก Pixabay.com

 

คือเวลาที่เรามั่นใจว่า ผลงานของเรา รวมถึงความสามารถของเรานั้น เกินเงินเดือนที่เขาให้มาแล้วอย่างน้อยๆ 50%

ถ้าเราในวันนี้ ไม่ได้ทำอะไรที่แตกต่างจากปีที่แล้ว การจะให้องค์กรมาขึ้นเงินเดือนเราก็คงไม่ค่อยเมคเซ้นส์เท่าไหร่

คำถามง่ายๆ ที่จะช่วยประเมินว่าเราควรขอขึ้นเงินเดือนรึเปล่าก็คือ

1. ถ้าเราเป็นเจ้าของบริษัท จะยอมจ่ายเงินเดือนมากกว่าที่เราได้อยู่ตอนนี้หรือไม่?

2. ด้วยเงินเดือนที่เท่ากัน เจ้านายจะหาคนที่ทำงานได้ดีกว่าเรารึเปล่า?

ถ้าข้อหนึ่งตอบว่ายอมจ่าย และข้อสองตอบว่าหาไม่ได้ ก็ไม่เสียหายที่จะลองคุยกับเจ้านายดู

แต่ถ้าข้อหนึ่งตอบว่าไม่ยอมจ่าย และข้อสองตอบว่าหาได้ไม่ยากเลย

ก็ถึงเวลาที่ต้องขยันและขวนขวายกว่านี้แล้วล่ะ

—–

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ที่ปุ่มไลค์จะมี drop down menu ให้เลือกได้ว่าอยากจะให้มี notifications หรืออยากเห็นโพสต์จากเพจนี้อยู่ต้นๆ ฟีดรึเปล่าครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”

ขอบคุณภาพจาก Unsplash.com