หากคุณทำ 1 ชั่วโมงหล่นหายในตอนเช้า

20180219_loseonehour

คุณจะต้องไล่ตามมันไปตลอดทั้งวัน

“Lose an hour in the morning, chase it all day.”
-Yiddish saying

เคยมั้ยครับ ที่พอชั่วโมงแรกของวันรวนปุ๊บ ก็รวนไปทั้งวันเลย

สมมติว่าคุณตั้งใจจะออกจากบ้านตอน 6 โมงเช้า แต่เผอิญเมื่อคืนนอนดึก ทำให้คุณตื่นสายและออกจากบ้านตอน 7 โมงแทน

เวลาเดินทางจาก 45 นาที จึงกลายเป็น 1 ชั่วโมงครึ่ง ถึงออฟฟิศแทนที่จะได้หาอะไรดีๆ กิน กลับต้องเดินเข้าร้านสะดวกซื้อ มาถึงโต๊ะยังไม่ทันจะได้วางแผนประจำวันและประจำสัปดาห์ก็มีโทรศัพท์เข้ามา พอวางหูก็ต้องรีบไปเข้าประชุมอีก

ตกค่ำคุณจึงกลับบ้านมือเปล่า ไม่ได้รู้สึกว่าทำอะไรเป็นชิ้นเป็นอันซักอย่าง

1 ชั่วโมงที่หายไปในตอนเช้า กระทบกับอีก 23 ชั่วโมงที่เหลือ

และ 1 วันที่หายไปในสัปดาห์ ก็อาจกระทบกับอีก 4 วันที่เหลือ

วันนี้วันจันทร์ วันทำงานวันแรกของสัปดาห์ ภาวนาอย่าทำชั่วโมงแรกหล่นหาย

แต่ถ้ามันหล่นหายไปแล้วจริงๆ ก็ขอให้หยุดวิ่งแล้วตั้งสติซักครู่

จะได้มีวันทำงานที่ดีครับ

อีกหนึ่งปีคนก็ลืมปัญหาไปแล้ว

20180218_dealwithproblem

สิ่งเดียวที่คนจะจำได้ คือเราวางตัวอย่างไรตอนเจอปัญหา

“Most likely, the problem won’t be around in a year but my reputation of how I dealt with it will.”
-Whitney Cummings

ทุกๆ ครั้งที่เราเจอปัญหา ไม่ว่าจะง่ายดายหรือยากเย็นแค่ไหน เราเลือกได้เสมอว่าจะจัดการกับปัญหานั้นด้วยพลังงานบวกหรือพลังงานลบ

บางทีการใช้พลังงานลบ เช่นใช้ความโกรธหรือการโวยวายอาจจะทำให้ปัญหาจบเร็วกว่าการใช้พลังงานบวกด้วยซ้ำ

แม้ปัญหาจะจบ แต่สิ่งที่ไม่จบคือ “ภาพจำ” ที่คนอื่นๆ จะมีต่อเรา

ดังนั้นจึงต้องคิดให้ดี ว่าอยากให้คนจำเราแบบไหน เมื่อคิดได้แล้วก็ค่อยเลือกวิธีการที่เหมาะสม แม้อาจจะไม่ทันใจนัก แต่ก็น่าจะคุ้มกว่าในระยะยาวครับ

ความสำเร็จมีไว้ให้เช่า

20180122_successisrented

แถมต้องจ่ายค่าเช่าเป็นรายวันด้วย

“Success is never owned; it is only rented – and the rent is due every day.”
-Rory Vaden

เพราะความสำเร็จไม่ได้เกิดขึ้นง่ายๆ ต้องแลกมาด้วยหยาดเหงื่อและน้ำตา

แม้บางคนจะประสบความสำเร็จด้วยความฟลุ้คและหน้าตา แต่ความสำเร็จแบบนั้นก็อยู่ได้ไม่ยาว

และถึงจะได้ความสำเร็จมาด้วยวิธีที่ถูกที่ควร ก็ใช่ว่าเราจะนิ่งนอนใจได้ เพราะไม่มีใครเป็นเจ้าของความสำเร็จได้ เต็มที่เราก็เป็นแค่ “ผู้เช่า” ความสำเร็จเท่านั้น

และค่าเช่ารายวันที่เราต้องจ่าย ก็คือการทำหน้าที่ของเราให้ดีที่สุด

หากเราค้างค่าเช่าซักวันสองวันอาจไม่เป็นไร แต่ถ้าค้างนานๆ ยังไงก็ต้องโดนไล่ออกจากบ้านหลังนี้

จริงๆ ผมก็เพิ่งสังเกตว่า ภาษาไทยเราจะไม่ค่อยใช้คำว่า “คนสำเร็จ” แต่ใช้คำว่า “คนประสบความสำเร็จ”

“ประสบ” เป็น verb แถมในรูปประโยคนี้มันน่าจะเป็น verb แบบเติม -ing ด้วย

คนที่ประสบความสำเร็จ คือคนที่พาตัวเองไปพบกับความสำเร็จในทุกๆ วัน

วันไหนเหยาะแหยะใส่เกียร์ว่าง วันนั้นก็ไม่อาจเรียกได้ว่า “ประสบความสำเร็จ”

ความเป็นอนิจจังของความสำเร็จนั้น ในแง่นึงมันก็เหนื่อยเหมือนกันที่เราต้องคอยออกแรงตลอด

แต่ในอีกแง่หนึ่งมันก็มอบอิสรภาพให้กับเรา

เพราะ “ความไม่สำเร็จ” ที่ผ่านๆ มานั้นไม่นับ

แค่ทำวันนี้ให้ดี ก็ถือว่าประสบความสำเร็จแล้ว


เปิดรับสมัคร Time Management รุ่น 7 เรียนบ่ายวันเสาร์ที่ 3 ก.พ.  >> https://goo.gl/U55hAb

อย่าหวังผลเลิศ

20180117_greatresults.png

โลกทุนนิยมจะให้รางวัลกับคนที่เป็น results-oriented หรือคนที่มุ่งผลลัพธ์เป็นสำคัญ

อะไรที่วัดเป็นตัวเลขได้ และเขาทำได้ตามนั้น เขาก็จะได้ผลตอบแทนตามมาด้วย

แต่จะ results-oriented ตลอดเวลาก็คงไม่ดีนัก

หนึ่ง คือทุนนิยมไม่ใช่ทุกอย่างของชีวิต ในบางเวลาเราควรจะถอดหมวกนี้ออกบ้าง โดยเฉพาะเรื่องที่เกี่ยวกับความสัมพันธ์

สอง แม้จะหวังผลเลิศแค่ไหน บางทีปัจจัยก็มากเกินควบคุมให้เป็นไปได้ดั่งใจ ยิ่งหวังผลเลิศเท่าไหร่ ยิ่งมีโอกาสผิดหวังมากขึ้นเท่านั้น

ถ้าไม่ให้หวังผลเลิศแล้วควรเราควรจะหวังอะไร?

ลองหวัง “การกระทำเลิศ” ดูมั้ยครับ?

เพราะมันเป็นสิ่งเดียวที่เราควบคุมได้ ว่าจะลงมือทำหรือไม่ จะทำเมื่อไหร่ จะทำด้วยวิธีไหน และด้วยสติปัญญาและแรงกายแรงใจระดับไหน

ไม่หวังผลเลิศ แต่หวังการกระทำเลิศ

เต็มที่กับการกะทำ ไม่เอาเป็นเอาตายกับผลลัพธ์ น่าจะเป็นทางเลือกหนึ่งที่ใช้ได้กับหลายๆ สถานการณ์ครับ

—–

เปิดรับสมัคร Time Management รุ่น 6 & 7 เรียนเสาร์ที่ 3 ก.พ.  >> https://goo.gl/U55hAb (รอบเช้าเหลือ 5 ที่นั่ง รอบบ่ายเหลือ 8 ที่นั่ง)

มั่วมืออาชีพ

20180109_chaos

เท่าที่ผมสังเกต “คนเจ๋งๆ” ในวงการมาซักพัก ก็พบว่าพวกเขามีความเหมือนกันอยู่หลายอย่าง

หนึ่ง คือเขาไม่ได้เป็นคนฉลาดเป็นพิเศษ รู้อะไรที่คนทั่วไปไม่รู้ หรือเข้าถึงเครื่องมือลับอะไรบางอย่างที่คนทั่วไปเข้าไม่ถึง

สอง คือเขาไม่จำเป็นต้องมีครูหรือไปเรียนคลาสอะไรก่อนที่จะลงมือทำ

สาม คือเขาไม่กลัวที่จะผิด ไม่กลัวว่างานจะออกมาห่วย หรือถึงแม้จะกลัวก็ยังเดินหน้าอยู่ดี

ตอนที่พี่ตูนแต่งเพลงแรกให้วงละอ่อนก็น่าจะมีความมั่วไม่น้อย ก่อนจะเติบโตมาเป็นบอดี้แสลมที่โด่งดังไปทั่วประเทศอย่างทุกวันนี้

พี่ต่อ ฟีโนมีน่า ผู้กำกับโฆษณาอันดับต้นๆ ของโลกก็ไม่ได้เป็นผู้กำกับมาแต่อ้อนแต่ออก อาชีพแรกของพี่เขาคือกราฟิกดีไซเนอร์ ดังนั้นงานโฆษณาชิ้นแรกๆ ก็น่าจะต้องมีความมั่วบ้างแหละ

คุณรวิศ หาญอุตสาหะ ที่เขียนหนังสือ bestseller หลายเล่ม เคยเล่าว่า ตอนลงมือหัดเขียนก็เขียนไปแบบมั่วๆ เหมือนกัน

ที่ผมทำงานที่ Wongnai ตอนนี้ เราก็มีโปรเจ็คใหม่ๆ เกิดขึ้นทุกปี และมันก็จะมีความมั่วอยู่ทุกครั้ง จะมั่วมากหรือมั่วน้อยเท่านั้นเอง

แม้กระทั่งบล็อก Anontawong’s Musings ที่เขียนมาเป็นพันตอนแล้ว แต่ผมก็ยังเขียนแบบมั่วๆ อยู่เลย

สำคัญคือเราต้องมั่วอย่างมีหลักการ มั่วแบบเรียนรู้และแก้ไข มั่วจากเรื่องเล็กๆ ก่อนจะมั่วเรื่องใหญ่ๆ

พอมั่วบ่อยๆ เข้า ยังไงมันก็ต้องเก่งขึ้น แล้วมือสมัครเล่นก็จะกลายเป็นมืออาชีพโดยไม่รู้ตัว

ดังนั้นอย่ากลัวที่จะมั่ว เพราะมั่วไม่ใช่เรื่องผิด

จริงๆ แล้วมันอาจเป็นทางเดียวที่ถูกด้วยซ้ำไป

ถ้าไม่ชอบ 9 โมงเช้าถึง 6 โมงเย็น

20180108_9to6

เราก็มีเวลา 6 โมงเย็นถึง 9 โมงเช้าที่จะเปลี่ยนแปลงสถานการณ์

สมมติว่าเราไม่ได้ชอบชีวิตที่เรามีอยู่ตอนนี้

อาจจะเป็นงานที่ทำแล้วไม่มีความสุข รายได้ที่น้อยเกินไป หรือรู้สึกง่วงเหงาหาวนอนตลอดทั้งวันที่อยู่ออฟฟิศ

ถ้าอยากจะพ้นจากเรื่องราวเหล่านี้ไปได้ เราก็ต้องหัดใช้เวลานอกออฟฟิศให้คุ้มค่า

เวลาเดินทางเราทำอะไร กลับถึงบ้านเราทำอะไร ก่อนเข้านอนเราทำอะไร

เรามีเวลาอย่างน้อยคืนละ 3 ชั่วโมงเพื่อจะเปลี่ยนชีวิตตอนกลางวันของเราได้

แต่ถ้าเรามัวแต่เอาเวลาเหล่านั้นไปกับการ “พักผ่อนหย่อนใจ” อย่างการเล่นมือถือหรือดูละคร ก็แสดงว่าเรากำลังแลกความบันเทิงชั่วคราวกับชีวิตที่เราไม่ชอบไปตลอด

หากไม่ชอบชีวิตตอนกลางวัน หันมาใส่ใจชีวิตตอนกลางคืนและตอนเช้าตรู่ให้มากขึ้นนะครับ

เรื่องงานเอาอย่างฝรั่ง

20171210_thaifarang

เรื่องส่วนตัวเอาอย่างคนไทย

สำหรับชีวิตการทำงาน ผมคิดว่าเรามีหลายสิ่งหลายอย่างที่ควรเรียนรู้จากฝรั่ง เช่น

– ตรงต่อเวลา
– จดจ่ออยู่กับงานตลอดทั้งวัน
– กล้าแสดงความคิดเห็นกับผู้บังคับบัญชา
– กล้าถกเถียงกันในเรื่องงาน พอเถียงกันแล้วก็จบในห้อง
– ทำหน้าที่ของตนให้สมบูรณ์

ไม่ใช่เพราะว่าฝรั่งเก่งกว่าหรือดีกว่าคนไทย แต่เพราะโลกถูกขับเคลื่อนด้วยระบบเศรษฐกิจแบบทุนนิยมที่มีต้นกำเนิดจากฝรั่ง สิ่งที่เราเรียกว่า “งาน” ที่พวกเราส่วนใหญ่กำลังทำอยู่ล้วนตกอยู่ภายใต้เศรษฐกิจทุนนิยมเกือบทั้งสิ้น

แต่พอมาถึงเรื่องส่วนตัว ผมคิดว่าเราควรรักษาความเป็นไทยเอาไว้

– นอบน้อมถ่อมตนต่อผู้อาวุโสกว่า
– กตัญญูต่อผู้มีพระคุณไม่ว่าจะเป็นพ่อแม่หรือครูบาอาจารย์
– เอื้อเฟื้อต่อเพื่อนบ้าน
– อะลุ่มอล่วย
– ติดดิน

ไม่ใช่เพราะวิถีไทยเหนือกว่าของฝรั่ง แต่เพราะว่าเรายังอยู่ในเมืองไทย และยังอยู่ร่วมกับคนไทย ดังนั้นเราก็ควรทำตามวัฒนธรรมของแผ่นดินที่เราอาศัยอยู่

ปัญหาจะเกิดขึ้นเมื่อไหร่ก็ตามที่เราทำงานแบบคนไทย และเอาแบบฝรั่งในเรื่องส่วนตัว

– ไม่รักษาเวลา
– ทำงาน 30 นาที เมาธ์มอย 15 นาที
– ไม่กล้าเถียงนาย เจ้านายถูกทุกอย่าง
– ไม่กล้าเถียงเพื่อนร่วมงาน แล้วเก็บไปนินทาลับหลัง
– ไม่ทำหน้าที่ เอาแต่เล่นการเมืองในออฟฟิศ

– ไหว้ใครไม่เป็น
– มองว่าอาจารย์รับเงินเรามาสอนหนังสือ
– ไม่คุยกับเพื่อนบ้าน
– รักษาสิทธิ์ของตัวเองในทุกเรื่อง ไม่ยอมเสียเปรียบแม้แต่นิดเดียว
– ฟุ้งเฟ้อ

แน่นอน ผมไม่ได้บอกว่าคนไทยทุกคนไม่ตรงต่อเวลา และไม่ได้บอกว่าฝรั่งทุกคนฟุ้งเฟ้อ แค่ยกตัวอย่างที่พอจะช่วยให้เห็นภาพเฉยๆ

กล่าวโดยสรุปก็คือ เราควรจะประพฤติตัวให้เหมาะสมกับบริบทที่เราอยู่

เมื่ออยู่ในที่ทำงาน เกมเป็นของฝรั่งก็ควรทำตามกติกาฝรั่ง เราจะได้เป็น “มืออาชีพ”

เมื่ออยู่บ้าน เกมเป็นของเรา ก็ควรทำตามขนบของเรา เราจะได้เป็น “คนน่ารัก”

เล่นให้เป็นทั้งสองเกม แล้วชีวิตน่าจะโอเคครับ

ทักษะ Inbox Zero สำหรับคนใช้ Outlook

20171119_inboxzero

(โพสต์นี้เหมะสำหรับคนทำงานออฟฟิศที่ใช้ Outlook)

หนึ่งในทักษะสำคัญที่สุดที่ผมได้เรียนรู้สมัยทำงานที่ทอมสันรอยเตอร์คือการจัดการอีเมล

ช่วงที่ทำงานอยู่ทีมซัพพอร์ตผมน่าจะได้เมลวันละไม่ต่ำกว่า 200 ฉบับ ก็เลยมีโอกาสได้ลองผิดลองถูกจนพบหนทางที่เหมาะกับตัวเองและอาจจะมีประโยชน์ต่อคนอื่น ผมเลยเปิดคอร์ส Email Inbox Zero ให้กับเพื่อนพนักงานและหลายๆ คนก็นำไปใช้แล้วได้ผลดี

เคยมีน้องคนนึงเดินเข้ามาในคลาสพร้อมเมล Unread 20,000 กว่าฉบับ หลังจาก 3 ชั่วโมงที่นั่งอยู่ด้วยกัน เธอก็เดินออกไปพร้อม Inbox Zero และหนึ่งปีหลังจากที่สอนคลาสนี้ไปแล้ว เธอบอกผมว่า Inbox เธอยังเป็น Zero อยู่

—–

ในช่วงสามสี่เดือนที่ผ่านมา ผมเปิดสอนคลาส Time Management ให้กับบุคคลทั่วไป พอผมพูดถึงทักษะ Inbox Zero ว่าเป็นเรื่องสำคัญ ก็มีหลายคนบอกว่าผมควรจะเปิดสอนคอร์สนี้บ้าง ถึงจะเก็บตังค์เป็นพันเขาก็จะมาเรียนเพราะการจัดการอีเมลเป็นเรื่องที่ร้าวรานมาก

แต่พอลองมานั่งคิดดูแล้ว ผมรู้สึกว่าผมเขียนเป็นบทความให้อ่านฟรีๆ ดีกว่า

หนึ่งเพราะเนื้อหาเกือบทั้งหมดสามารถถ่ายทอดได้ผ่านการเขียน (ผิดกับคอร์ส Time Management ที่ต้องใช้ปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนในคลาส)

สองคือมันมีเนื้อหาค่อนข้างยิบย่อย ถ้าเขียนออกมาเป็นบล็อก ทุกคนจะได้กลับมาอ่านได้บ่อยๆ

สามคือแม้ผมจะสูญเสียโอกาสจากการสร้างรายได้จากคอร์สนี้ไปแต่ผมก็เชื่อว่าผลประโยชน์มวลรวมมันคุ้มค่าและมันอาจจะนำมาสู่โอกาสดีๆ อื่นๆ ในอนาคตก็ได้

——

Inbox Zero คืออะไร ทำไมต้อง Inbox Zero?

สำหรับผม Inbox Zero คือการก้าวขึ้นเป็น “นายของอีเมล” หลังจากที่เป็น “บ่าวของอีเมล” มานมนาน

สัญญาณว่าเราเป็นนายของอีเมลก็เช่น

  • ไม่มีเมลไหนขึ้นว่าเป็น unread
  • ทุกเมลได้รับการ action ที่เหมาะสมภายในเวลาอันรวดเร็ว
  • หาเมลอะไรก็เจอ
  • และจะเท่ยิ่งขึ้นถ้า Inbox มีเมลเป็น 0 ตอนหมดวันเสมอ

ส่วนคนที่เป็นบ่าวของอีเมลก็มีอาการตรงกันข้าม คือเมลคงค้างเต็มไปหมด ตอบเมลช้ามากหรือไม่ตอบเลย ทำเมลตกหล่น มีเมล follow up หลายสิบ มีเมล Unread หลายร้อย

ซึ่งก็เป็นเรื่องน่าเห็นใจเพราะบริษัทไม่เคยสอนเราเลยว่าควรจะจัดการอีเมลอย่างไร อาจเพราะเค้าคิดว่าอีเมลเป็นเรื่องตรงไปตรงมา เขาเลยถีบเราลงสระว่ายน้ำแล้วปล่อยให้เราป๋อมแป๋มกันเอาเอง

วันนี้ผมจะมาสอน (หนึ่งใน) วิธีว่ายน้ำที่ถูกต้องครับ

หลักการมีแค่ 4 ข้อใหญ่ๆ เท่านั้น

  1. ใช้ Search ให้เก่งๆ
  2. ลดจำนวนโฟลเดอร์ให้เหลือน้อยที่สุด
  3. พาตัวเองสู่ Inbox Zero ใน 3 นาที
  4. สร้างอุปนิสัยของ Inbox Zero Master

ผมต้องขอออกตัวก่อนว่าตอนนี้ (พฤศจิกายน 2560) ผมไม่ได้ใช้ Outlook แล้ว (เราใช้ Gmail ที่ Wongnai) ดังนั้นสิ่งที่ผมเขียนจึงวางอยู่บนพื้นฐานของ Outlook 2013 ตอนที่ผมอยู่ที่ Thomson Reuters ผมจึงไม่ค่อยมีตัวอย่างหรือภาพประกอบมาให้ ผู้อ่านอาจจะต้องใช้เวลาทำความเข้าใจมากขึ้นนิดนึงแต่ผมเชื่อว่ามันจะคุ้มค่าครับ

มาเข้าเรื่องกันเลยดีกว่า

1.ใช้ Search ให้เก่งๆ

ก่อนปี 2010 Outlook มีฟังก์ชั่น Search ที่ค่อนข้างแย่ เพราะว่าเมลไม่ได้ถูก index ทำให้การหาเมลแต่ละทีใช้เวลานานมาก แต่ตั้งแต่ Outlook 2013 เป็นต้นมา การค้นหาอีเมลก็ง่ายขึ้นมาก แถมถ้าคุณรู้คีย์เวิร์ดบางอย่าง ก็ยิ่งจะทำให้การหาอีเมลของคุณรวดเร็วยิ่งขึ้น

เช่น

from:john monthly report หาเมลจากคนชื่อ John ที่มีคำว่า monthly report อยู่ในเมล

from:john sent:sep2017 หาเมลจากคนชื่อ John ที่ส่งมาในเดือน Sep 2017

from:john sent:yesterday หาเมลจากคนชื่อ John ที่ส่งมาเมื่อวานนี้

from:john *.xls หาเมลจากคนชื่อ John ที่มีไฟล์ Excel แนบมาด้วย

from:john to:jack sent:lastweek หาเมลจากคนชื่อ John ส่งหา Jack เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว (ถ้าปีที่แล้วก็ใช้ sent:lastyear)

from:john to:AllStaff หาเมลจากคนชื่อที่ส่งหา distribution list ชื่อ
AllStaff ที่มีพนักงานทุกคน

from:john to:jack cc:jim หาเมลจากคนชื่อ John ส่งหา Jack และ cc Jim

from:john subject:Q2 หาเมลจากคนชื่อ John ที่ subject มีคำว่า Q2

from:john subject:”Q2 results” หาเมลจากคนชื่อ John ที่ subject มีคำว่า Q2 results

เมื่อเราใช้ Search จนคล่องแล้ว เราจะมีความมั่นใจมากในระดับที่ว่าเราน่าจะหาเมลอะไรก็เจอ
2. ลดจำนวนโฟลเดอร์ให้เหลือน้อยที่สุด

ถ้าคุณมีโฟลเดอร์ใน Outlook น้อยอยู่แล้วก็อาจข้ามข้อนี้ไปได้เลยนะครับ

แต่สำหรับคนที่มีโฟลเดอร์เกิน 5 แฟ้มขึ้นไป ขอให้อ่านข้อนี้ให้ดีๆ

ก่อนอื่นผมขอถามก่อนว่า

1.เราเก็บเมลไว้ทำไม?
2.เรามีโฟลเดอร์ไว้ทำไม?

ข้อแรกอาจตอบง่ายหน่อย คือเราเก็บเมลเอาไว้เพราะวันหนึ่งเราอาจต้องกลับมาเปิดมันอีก

สำหรับข้อสอง คำตอบอาจไม่ตรงไปตรงมาอย่างที่คิด

เช่นบางคนอาจตอบว่า เรามีโฟลเดอร์ไว้จัดระเบียบ ไว้แบ่งเมลเป็นหมวดหมู่ ฯลฯ

แต่นั่นไม่ใช่เหตุผลที่เราควรมีโฟลเดอร์ใน Outlook ครับ

เราอาจจะติดภาพจากโลกแอนาล็อกที่มีตู้เอกสารสีเทา 4 ชั้น แต่ละชั้นพอดึงออกมาก็มีแฟ้มสีชมพูบานเย็นแขวนเรียงรายเต็มไปหมด

แต่ในโลก digital เราไม่มีความจำเป็นต้องเก็บเมลให้เรียบร้อยเหมือนโลกกายภาพซักนิด

เราเก็บเมลเอาไว้เพื่อวันนึงเราจะกลับมาเปิดมันได้อีกครั้ง และหากเราใช้ฟังก์ชั่่น Search จนคล่อง เราก็น่าจะหาเมลได้ทุกฉบับอยู่แล้ว ยังจะเหลือเหตุผลอะไรที่จะต้องมีโฟลเดอร์อีกหรือ?

สำหรับผม เหตุผลเดียวที่เราควรมีโฟลเดอร์ ก็ต่อเมื่อมันช่วยให้เราหาเมลได้เร็วกว่าการ Search

ย้ำอีกครั้งนะครับ ถ้ามีโฟลเดอร์แล้วหาเมลได้ช้ากว่า Search ก็อย่ามีโฟลเดอร์เสียดีกว่า

ผมเดาว่าปัญหาโฟลเดอร์เยอะเกินไป น่าจะเกิดกับคนที่ทำงานมาเกิน 10 ปี เพราะสมัยก่อนฟังก์ชั่น Search ใน Outlook ยังกระจอกมาก เราจึงต้องพึ่งพาโฟลเดอร์ในการจัดเก็บและในการค้นหา โดยเรามักจะจำแนกโฟลเดอร์โดยใช้เนื้อหาเป็นหลัก เช่น แบ่งตามโปรเจ็ค แบ่งว่าเป็นเรื่องงานหรือเรื่องส่วนตัว ฯลฯ

แต่แม้ Search ใน Outlook จะดีขึ้นมากแล้ว เราก็ยังเคยชินกับการมีโฟลเดอร์เยอะๆ อยู่ดี ซึ่งมันนำมาซึ่งความปวดหัวหลายอย่าง เช่น

  • เมลบางเมลไม่สอดคล้องกับโฟลเดอร์ไหนเลย เราเลยต้องสร้างโฟลเดอร์เพิ่มขึ้นมาถ้าไม่อยากเก็บมันไว้ใน Inbox
  • เมลบางเมลก็เหมาะที่จะอยู่ได้หลายโฟลเดอร์ พอคิดไม่ออกว่าจะเอาไปลงอันไหนดี ก็เลยทิ้งไว้ใน Inbox อย่างนั้นแหละ
  • พอเมลบางเมลอยู่ใน Inbox บางเมลอยู่ในโฟลเดอร์ คุณก็ไม่มีทางรู้เลยว่าเมลที่คุณคิดจะหาอยู่ตรงไหนกันแน่ เลยต้องดูมันทั้งสองที่

สรุปรวบยอดก็คือ การมีหลายโฟลเดอร์ที่แบ่งแยกตามเนื้อหาอีเมลนั้น ใช้พลังงานในการจัดการมากเกินไป แถมตอนหาก็ยังหายากอีก ผิดวัตถุประสงค์ของการมีโฟลเดอร์สุดๆ

แล้วจะแก้ปัญหานี้ยังไง?

ผมกลับมาถามตัวเองว่า เวลาผมไม่ใช้ฟังก์ชั่น Search ผมหาเมลยังไง

ก็ได้คำตอบว่า ผมมักจะ sort by sender โดยกดไปที่หัวคอลัมน์ From จากนั้นก็พิมพ์ตัวอักษรแรกของคนที่ผมค้นหา เช่นพิมพ์ “K” เพื่อกระโดดไปยังเมลจากคนที่ชื่อขึ้นต้นด้วยตัว K

แต่ในกรณีที่จำชื่อคนส่งไม่ได้ ผมก็จะ sort by date โดยกดไปที่หัวคอลัมน์ Received แล้วก็ไล่ดูจากวันที่ได้รับเมลนั้น เช่นเมื่อประมาณสัปดาห์ที่แล้ว แล้วมองหา Subject ที่เกี่ยวข้อง

ดังนั้น เมื่อเข้าใจพฤติกรรรมในการค้นหาเมลของตัวเองแล้ว ผมเลยจำแนกเมลออกเป็น 2 ประเภทเท่านั้น

1. เมลที่ผมจำชื่อคนส่งได้
2. เมลที่ผมจำชื่อคนส่งไม่ได้

เมลที่ผมจำชื่อคนส่งได้ผมก็จะเก็บไว้ในโฟลเดอร์เดียวเลย ซึ่งมีเมลประมาณ 99% ของเมลทั้งหมด สมมติผมตั้งชื่อว่าโฟลเดอร์ Friends แล้วกัน

ส่วนเมลที่ผมจำชื่อคนส่งไม่ได้ เช่นเมลจากส่วนกลาง เมลจากคนข้างนอกที่นานๆ คุยกันที หรือเมลที่ตั้งชื่อแปลกๆ ผมก็จะมีอีกโฟลเดอร์นึง อาจตั้งชื่อว่า Strangers*

ดังนั้น ใน Outlook ผมก็จะเหลือ แค่ 3 โฟลเดอร์เท่านั้น คือ Inbox, Friends แล้วก็ Strangers

ระหว่างวัน ถ้าผมเจอเมลจากคนข้างนอก หรือเมลจากส่วนกลาง ผมก็จะย้ายไปอยู่ใน Strangers

พอหมดวัน ผมก็จะกด Ctrl+A เพื่อจะเลือกเมลทั้งหมดใน Inbox แล้วลากมันไปเก็บไว้ในโฟลเดอร์ Friends

เมื่อมีโฟลเดอร์น้อย แยกตามประเภทของคนส่ง การย้ายเมลออกจาก Inbox จึงง่ายดาย ไม่ซับซ้อนเหมือนตอนที่เรามี 10 โฟลเดอร์

อีกสิ่งที่ตามมาเมื่อมีโฟลเดอร์ที่ง่าย ก็คือเราไม่จำเป็นต้องมี Outlook Rules อะไรมากมาย ซึ่งคนที่จบสายวิทย์ชอบใช้กัน และมีแนวโน้มที่จะ over-engineer หรือใช้มันมากจนเกินเหตุด้วย

—–
3.พาตัวเองสู่ Inbox Zero ใน 3 นาที

คงมีคนจำนวนไม่น้อยมีเมลค้างไม่ได้อ่านหลายสิบ หลายร้อย หรือแม้กระทั่งหลายพันฉบับ

แต่ไม่ว่าคุณจะมีเมลค้างมากมายแค่ไหน คุณก็สามารถพาตัวเองไปสู่ Inbox Zero ได้ภายใน 3 นาทีครับ

ก่อนอื่น สำหรับคนที่มีเมล Unread นับพันหรือนับหมื่นฉบับ เป็นไปได้ว่าคุณอาจจะมี RSS Feeds ที่แผนก IT เค้าเปิดไว้ให้โดย Default (น้องคนที่มีเมลค้าง 20,000 กว่าฉบับที่ผมเล่าถึงตอนต้นก็เพราะเหตุผลนี้)

ใน Panel ด้านซ้าย ลองเลื่อนไปดูด้านล่างว่าเรามี RSS Feeds จากพวก Microsoft อะไรอยู่หรือไม่ ถ้าเจอก็ลบโฟลเดอร์ทิ้งได้เลย

คราวนี้ก็จะเหลือแต่เมลงานจริงๆ แล้ว

ผมขอถามก่อนว่า ถ้าคุณส่งเมลหาเพื่อนร่วมงานแล้วเค้าไม่ตอบ คุณจะรอนานแค่ไหนถึงจะส่งเมลตาม?

แน่นอนว่ามันขึ้นอยู่กับความสำคัญหรือความเร่งด่วนของงาน เช่นถ้างานปกติ ก็อาจจะรอซักสองวันแล้วส่งไปหาใหม่ แต่ถ้าด่วน ก็อาจจะรอแค่วันเดียว

แล้วถ้าเขาไม่ตอบอีกล่ะ?

ก็อาจจะส่งเมลตามอีกครั้ง

และถ้าเขายังไม่ตอบอีกล่ะ?

ผมก็คงจะใช้วิธีโทร.ไปหา เดินไปหา Instant Message ไปหา หรือไม่ก็แจ้งให้หัวหน้าเค้ารับทราบ หรือไม่ก็ส่งเมลหาคนอื่นแทน

ดังนั้น หากส่งเมลแล้วไม่ตอบ ผมจะรอเต็มที่ไม่เกิน 2 สัปดาห์ ก่อนจะพยายามติดต่อด้วยช่องทางอื่นแทน

ในทางกลับกัน ถ้าใครส่งเมลหาคุณมาเกิน 2 สัปดาห์แล้วคุณยังไม่ได้เปิดอ่าน ก็แสดงว่าเมลนั้นหมดอายุไปแล้ว ถ้าเขามีเรื่องสำคัญจริงๆ ป่านนี้เค้าคงโทร.หาคุณหรือฟ้องเจ้านายคุณไปเรียบร้อยแล้ว

ดังนั้นจึงไม่มีเหตุผลอันใดที่จะเก็บเมลที่เก่ากว่า 2 สัปดาห์ให้เป็น Unread ไว้

ผมแนะนำว่าเมลที่เก่ากว่า 2 สัปดาห์ให้ Mark as Read ให้หมดครับ แต่ไม่ต้องลบเมลนะ** เพราะอนาคตเราอาจต้องใช้มัน

บางคนอาจบอกว่า 2 สัปดาห์น้อยไป รู้สึกไม่ปลอดภัย จะเพิ่ม cut off date เป็น 3 หรือ 4 สัปดาห์ผมก็ได้ แต่ถ้าเกิน 4 สัปดาห์ผมว่าคุณกำลังหลอกตัวเองแล้ว

เอาล่ะ เรามาเริ่มทำ Inbox ให้เป็น Zero ใน 3 นาทีกันดีกว่า

1.เปิดโฟลเดอร์ Unread Mail ขึ้นมา โดยไปที่ File > New > Search Folder > Unread Mail จากนั้นก็คลิ้กขวาไปที่ Unread Mail แล้วเลือก Show in Favorites จะได้เห็นง่ายๆ

2. ในโฟลเดอร์ Unread Mail ให้ sort by date เลือกเมลที่เก่ากว่า 2 สัปดาห์แล้ว “Mark as Read”

3. สร้างโฟลเดอร์ใหม่ชื่อ ToRead

4. ย้ายเมลที่ใหม่กว่า 2 สัปดาห์ที่ยังอยู่ใน Unread Mail มาไว้ในโฟลเดอร์ ToRead แล้ว Mark as Read ให้หมด ซึ่งจะทำให้คุณไม่เหลือ Unread Mail ซักฉบับเดียว

5. สร้างโฟลเดอร์ใหม่ชื่อ InboxOld แล้วย้ายเมลทั้งหมดใน Inbox มาไว้ใน InboxOld

เท่านี้คุณก็มี Inbox Zero ครั้งแรกในรอบหลายปีแล้ว เย่!

หลายคนอาจประท้วงว่านี่มันเป็นการซุกใต้พรมชัดๆ

ใช่ครับนี่เป็นการซุกใต้พรม แต่มันคือ “จุดพลิกผัน” ที่เปลี่ยนสถานะคุณจาก “บ่าว” ให้เป็น “นาย” ของอีเมล

ตอนนี้งานยังเหลืออยู่สองอย่าง คือทยอยอ่านเมล/ตอบเมลใน ToRead ให้เสร็จ และย้ายเมลจาก InboxOld รวมถึง ToRead ที่อ่านแล้ว ไปไว้ในที่ๆ ควรอยู่ ซึ่งน่าจะทำได้ไม่ยากหาคุณลดจำนวนโฟลเดอร์ให้เหลือเท่าที่จำเป็น

ถ้าเมลใน ToRead มีหลายร้อยฉบับ ไม่สามารถอ่านจบได้ภายในครั้งเดียว ผมแนะนำให้สร้าง event ใน Calendar วันละ 15 หรือ 30 นาทีในการมาจัดการเมลใน ToRead นี้ ซึ่งถ้าคุณทำติดต่อกัน 5 วัน คุณจะจัดการอีเมลครบทุกฉบับอย่างแน่นอน

เมื่ออ่านเมลครบและจัดการย้ายไปอยู่ในที่ที่ควรอยู่แล้ว ก็จะไม่เหลือเมลในโฟลเดอร์ ToRead และ InboxOld อีกต่อไป จึงสามารถลบสองโฟลเดอร์นี้ทิ้งได้เลย

4.สร้างอุปนิสัยของ Inbox Zero Master

ส่วนตัว ผมจะเช็คเมลแค่วันละ 4-5 รอบ และแต่ละรอบผมจะ “จัดการให้จบไป”

เช่นหากเช้านี้เปิดคอมมาเจอเมล 30 ฉบับ ผมก็ใช้เวลาไม่เกิน 15 นาทีจัดการอีเมลรวดเดียว 30 ฉบับเลย ไม่มีเลือกที่รักมักที่ชัง เพราะไม่อย่างนั้น Unread Mail จะกลับมาล้นอีกครั้ง

เมลมีอยู่ไม่กี่ประเภท

  • เมลที่อ่าน subject ก็พอ เช่นคนล่าป่วย หรือเมล invitation เมลพวกนี้ Mark As Read ที่ละหลายๆ ฉบับเลยก็ได้
  • เมลที่อ่านแล้วเก็บเป็น reference ไว้เฉยๆ
  • เมลที่อ่านแล้วต้องส่งต่อให้คนอื่นๆ ได้อ่านต่อ เราก็ส่งต่อไปเลย
  • เมลที่อ่านแล้วใช้เวลาตอบกลับไม่เกิน 2 นาที ก็ตอบกลับไปเลย (ใช้กฎ 2 นาที)
  • เมลที่อ่านแล้วอาจใช้เวลาในการ action ต่อ นานเกิน 2 นาที แนะนำให้ติด follow up flag เอาไว้

แค่นี้เราก็จะจัดการเมลทั้ง 30 ฉบับได้ภายในเวลาอันไม่นาน

จากนั้นก็มาดูเมลที่ติด follow up ไว้ว่า จะเลือกอันไหนขึ้นมาทำต่อ หรือมันจะกลายมาเป็นส่วนหนึ่งใน To Do List ของเราวันนี้อย่างไรบ้าง

หลักการที่ผมยึดถือคือ ถ้ามี follow up เกิน 10 ฉบับ ผมจะบล็อกเวลาตัวเองอย่างน้อย 30 นาทีถึง 1 ชั่วโมงเพื่อมาจัดการเมลเหล่านี้ เพราะไม่อยากเป็นคอขวดที่ทำให้คนอื่นเสียเวลา

สำหรับคนที่มีเมล follow up เป็นร้อย ขอให้ตั้งสมมติฐานไว้เลยว่าคุณกำลังใช้เครื่องมือผิดประเภท เช่นติด follow up เอาไว้เพื่อที่จะหาเมลสำคัญๆ ได้ง่ายๆ ซึ่งจริงๆ แค่ใช้ search จากข้อ 1 หรือทำโฟลเดอร์ให้หาของง่ายๆ อย่างข้อ 2 ก็เพียงพอแล้ว หรือถ้ามันต้องเปิดดูบ่อยๆ ก็สร้างโฟลเดอร์ชื่อ Frequent และย้ายเมลจำพวกนั้นมาไว้ตรงนี้ก็ได้

Follow up ควรจะใช้เฉพาะกับเมลที่เราต้องมี action ต่อจริงๆ เท่านั้น

เมื่อเราใช้เครื่องมือถูกประเภท และให้ความสำคัญกับการจัดการอีเมลมากพอ (ด้วยการบล็อกเวลาเพื่อมาจัดการอีเมลโดยเฉพาะ) การเป็น Inbox Zero Master จะไม่ใช่เรื่องไกลเกินฝันอีกต่อไป


สุดท้ายแล้ว Inbox Zero ไม่ใช่ทักษะ แต่เป็นนิสัย เหมือนการเก็บเตียงนอนหรือการแปรงฟัน

หลังจากอ่านบล็อกตอนนี้ ทุกคนจะรู้วิธีการพาตัวเองไปสู่ Inbox Zero แล้ว

เหลือแค่เพียงจะลงมือทำรึเปล่า และเมื่อได้ทำแล้ว จะทำอย่างสม่ำเสมอแค่ไหน

“การบ้าน” อย่างหนึ่งที่ผมมอบให้เพื่อนพนักงานที่มาเข้าคลาส Email Inbox Zero ก็คือ ทุกเย็นวันศุกร์ก่อนกลับบ้าน เขาต้องส่งสกรีนช็อต Outlook ของเขาที่เป็น Inbox Zero มาให้ผม ถ้าทำอย่างนี้ได้ 4 สัปดาห์ติดต่อกัน นั่นแสดงว่าเขาได้ทำ Inbox Zero จนเป็นนิสัยแล้ว ได้กลายร่างจากบ่าวมาเป็นนาย ได้ชื่อว่าเป็น Inbox Zero Master แล้ว

ขอให้ทุกคนโชคดีกับการเดินทางบนวิถี Inbox Zero Master หากมีข้อสงสัยอะไรมาคุยกันต่อที่เพจ Anontawong’s Musings ได้นะครับ


* ในความเป็นจริง ตอนนั้นผมไม่ได้ตั้งชื่อโฟลเดอร์ว่า Friends ครับ แต่ตั้งชื่อว่า comm ซึ่งย่อมาจาก communication manager ตำแหน่งที่ผมทำอยู่ ส่วนโฟลเดอร์ Strangers ผมตั้งชื่อว่า Outside (สำหรับคนนอก) และ Corporate สำหรับเมลจากส่วนกลาง

** เราไม่ควรลบเมลทิ้ง (ยกเว้นเมลที่ไม่มีข้อมูลเช่น Accept/Decline invitation) สำหรับคนที่มีปัญหาเมลเกินโควต้า ให้ Archive mail ลงเครื่องแทนครับ ใครไม่แน่ใจลองคุยกับแผนก IT ดู

ช่วงขายของ หนังสือ Thank God It’s Monday ขอบคุณโลกนี้ที่มีงานประจำ ฉบับพิมพ์ครั้งที่ 2 วางแผงแล้วนะครับ รอบนี้ไม่มีหน้าซ้ำครับ! หาซื้อได้ที่ซีเอ็ด นายอินทร์ B2S คิโนะ Asia Books และร้านหนังสือชั้นนำทั่วไป หรือสั่งตรงกับสำนักพิมพ์ได้ที่ bit.ly/tgimorder2 ครับ

เราพรีเซนต์ไปเพื่ออะไร

20171115_present

คนทำงานออฟฟิศจำนวนไม่น้อยน่าจะได้ดูได้ฟัง Powerpoint Presentation จากผู้บริหารหรือเพื่อนร่วมงานมาแล้วนับร้อยครั้ง

แต่พรีเซนต์ที่เราประทับใจ อาจมีอยู่เพียงหยิบมือเดียวเท่านั้น

คำถามคือ ทำไมคนส่วนใหญ่จึงพรีเซนต์ได้ไม่ดี

สมมติฐานของผม คือคนพรีเซนต์อาจลืมถามตัวเองว่า เขาพรีเซนต์ไปเพื่ออะไร

เราพรีเซนต์ไปเพื่ออะไรครับ?

ลองใช้เวลาซักนิดเพื่อลองคิดคำตอบ

.
.
.
.
.
.
.
.

เราพรีเซนต์เพื่อ…

โชว์ผลงาน

ขายของ

สอนหนังสือ

รายงานความคืบหน้า

ของบประมาณ

ขอความร่วมมือ

สร้างความบันเทิง

โน้มน้าว

เล่าเรื่องราว

สร้างแรงบันดาลใจ

ฯลฯ

เหตุผลของการพรีเซนต์ดูเหมือนจะมีมากมาย

แต่เหตุผลที่ผมชอบมากที่สุดมาจาก Seth Godin บล็อกเกอร์คนโปรดของผม ที่เคยเขียนไว้ว่า

เราพรีเซนต์เพื่อจะเปลี่ยนคนฟัง

ทวนอีกครั้งนะครับ

เราพรีเซนต์เพื่อจะเปลี่ยนคนฟัง

คีย์เวิร์ดมีสองคำ คือ “เปลี่ยน” และ “คนฟัง”

เปลี่ยนจากคนไม่รู้ ให้กลายเป็นรู้

เปลี่ยนจากศัตรู ให้กลายเป็นมิตร

เปลี่ยนจากคนไม่สนใจ ให้หันมาสนใจ

เปลี่ยนจากคนเฉยๆ ให้ตื่นเต้น

เปลี่ยนจากคนที่ไม่เชื่อ ให้กลายเป็นเชื่อ

เปลี่ยนจากคนที่ไม่คิดจะทำอะไร ให้ลุกขึ้นมาทำอะไรซักอย่าง

เหตุผลที่การพรีเซนต์ส่วนใหญ่ไม่น่าจดจำ เพราะคนพรีเซนต์ไม่ได้คิดถึงประเด็นนี้ เลยไปโฟกัสกับการทำสไลด์มากเกินไป ผลก็คือหลังการพรีเซนต์จบ คนฟังก็ยังเหมือนเดิมทุกประการ

ดังนั้น ถ้าอยากให้พรีเซนต์ของเราออกมาดี ก่อนจะเปิด Powerpoint ขึ้นมาทำสไลด์แรก ขอให้ตอบคำถามสำคัญที่สุดนี้ก่อนว่า

เราต้องการจะเปลี่ยนคนฟังยังไงบ้าง?

ไม่ใช่เรื่องบังเอิญที่หลายคนยกย่องให้สตีฟ จ๊อบส์ เป็นนักพรีเซนต์ที่เก่งที่สุดในโลก

เพราะแต่ละครั้งที่จ๊อบส์ขึ้นพรีเซนต์ เขาเปลี่ยนคนฟังในสเกลที่ใหญ่มาก

ปี 2001 จ๊อบส์เปิดตัว iPod ซึ่งก็ทำให้คนจำนวนมากเลิกใช้เครื่องเล่น mp3 มากมายที่มีเกลื่อนตลาด

ปี 2007 จ๊อบส์เปิดตัว iPhone ซึ่งทำให้คนนับร้อยล้านคนเปลี่ยนจาก Nokia และ Blackberry มาใช้สมาร์ทโฟน

ปี 2010 จ๊อบส์เปิดตัว iPad ซึ่งเป็นจุดเปลี่ยนให้คนรุ่นพ่อรุ่นแม่เราได้ใกล้ชิดกับเทคโนโลยีมากกว่ายุคใด

เราพรีเซนต์เพื่อจะเปลี่ยนคนฟัง

จำเหตุผลนี้ให้ขึ้นใจ แล้วเราจะทำพรีเซนต์ได้ดีขึ้นครับ

อย่าเอาแต่มองนาฬิกา

20171106_watchtheclock

แต่ให้ทำตามนาฬิกา

คือเดินหน้าไปเรื่อยๆ

“Don’t watch the clock; do what it does. Keep going.”
Sam Levenson

คนที่เกลียดวันจันทร์รักวันศุกร์ มักใช้นาฬิกาเป็นกระดิ่งเลิกโรงเรียน

“เมื่อไหร่จะห้าโมงเย็นซะที”

“ห้าโมงปุ๊บเด้งปั๊ป”

“สี่โมงครึ่งก็เริ่มแต่งหน้ารอแล้ว”

องค์กรที่มีคนอย่างนี้เยอะๆ คงมีคำถามให้ชวนคิดหลายข้อ

– นี่คือวัฒนธรรมที่เราอยากให้เป็นรึเปล่า?
– พนักงานไม่ค่อยมีความสุขกับการทำงานที่นี่รึเปล่า?
– เราควรจะ flexible กับพนักงานมากกว่านี้มั้ย?
– เรากำลังใช้กรอบความคิดจากยุคปฏิวัติอุตสาหกรรมเมื่อ 200 ปีที่แล้วอยู่รึเปล่า?

ข้อสุดท้ายนี่สำคัญ เพราะหลายสิ่งหลายอย่างบนโลกมันยังเป็นอย่างนั้นอยู่เพียงเพราะว่า “ทำกันอย่างนี้มาตลอด” หรือ “ใครๆ เขาก็ทำกัน” ทั้งที่มันอาจจะไม่ได้เมคเซนส์ (make sense) อีกต่อไปแล้วก็ได้

ในบางธุรกิจ การทำงานแบบโรงงาน เข้าแปดโมงเช้าเลิกห้าโมงเย็นอาจยังจำเป็นอยู่ แต่กับบริษัทที่ผลงานไม่ได้แปรผันโดยตรงกับจำนวนชั่วโมง ก็ถึงเวลาต้องทบทวนแล้วรึยัง

ถ้าอยากมีพนักงานที่ทุ่มเทให้กับองค์กรมากกว่านี้ เราก็ต้องเป็นองค์กรที่จะเข้าใจความต้องการและวิถีชีวิตของคนรุ่นใหม่ให้มากกว่านี้

เมื่อเราเข้าใจและใจกว้างกับเขา เขาก็จะเข้าใจและใจกว้างกับเราครับ