เขียนกฎเพื่อควบคุมคนส่วนน้อย

20190417_rules

เป็นการกระทำที่ไม่คุ้มกันอย่างยิ่ง

ใครที่อยู่องค์กรใหญ่ๆ ที่ก่อตั้งมานาน อาจรู้สึกหงุดหงิดที่มีกฎระเบียบยุ่บยั่บเต็มไปหมด

แค่จะขอซื้อของราคาไม่กี่พันยังต้อง approve กันสามสี่คน

หรือแค่จะเบิกถุงมือยังต้องใช้เวลาเป็นสิบนาที

หรือมาสายนิดหน่อยก็โดนหักเงิน

กฎกติกาเหล่านี้อาจไม่ได้มีมาตั้งแต่แรก

แต่พอมีคนทำผิดทีนึง ทีมผู้บริหารก็รีบออกกฎออกมาเพื่อป้องกันไม่ให้เรื่องนี้เกิดขึ้นอีก

เช่นเคยอาจมีพนักงานคนนึงเบิกถุงมือเยอะเกินเหตุ เลยต้องออกกระบวนการในการเบิกถุงมือให้เจ้านายเซ็นรับทราบและต้องแทร็คว่าพนักงานแต่ละคนเบิกไปคนละกี่คู่แล้ว

ซึ่งเวลาที่สูญเสียไปกับการแทร็คเรื่องพวกนี้อาจมีมูลค่าสูงกว่าถุงมือเสียอีก

ไหนจะต้องทำไฟล์เก็บข้อมูล ไหนจะต้องหาคนมาดูแลเรื่องการเบิกถุงมือ ไหนจะเสียเวลาทำการทำงานของคนในโรงงาน ฯลฯ

นี่ยังไม่รวมถึง “ต้นทุนความเชื่อมั่น” ที่กฎนี้กำลังบอกกับพนักงานว่า “เราไม่เชื่อใจพวกคุณ” อีก

ในเมื่อองค์กรยังไม่เชื่อใจพนักงาน แล้วจะคาดหวังให้พนักงานเชื่อใจองค์กรได้อย่างไร

ความอันตรายคือตอนออกกฎเราอาจจะคิดว่าเป็นเรื่องเล็กน้อย แค่เพิ่มขั้นตอนหน่อยเดียวเอง

แต่ถ้าออกกฎใหม่ๆ อยู่เรื่อยๆ โดยไม่ยับยั้งชั่งใจ ผ่านไปห้าปีเราจะมีกฎที่ไม่ make sense อยู่เต็มไปหมด

ถ้าเราอยู่ในตำแหน่งผู้บริหารขององค์กรที่มีสิทธิ์ในการออกกฎกติกาได้ ฝากคิดเผื่อด้วยนะครับว่า กฎใหม่ที่เรากำลังจะออกมานั้นมันควบคุมคนส่วนน้อยและทำให้คนส่วนใหญ่เดือดร้อนรึเปล่า สิ่งที่ได้กลับมาจะคุ้มกับสิ่งที่เสียไปจริงรึเปล่า

สร้างกฎให้น้อยลง เชื่อใจคนในองค์กรให้มากขึ้น จะได้เอาเวลาไปทำเรื่องที่มีประโยชน์กว่านี้กันครับ

เค้าไม่ได้จ้างเรามาเข้าประชุม

20190408_meeting

ไม่ได้จ้างเรามาตอบอีเมล

และไม่ได้จ้างเรามาทำรีพอร์ต

เขาจ้างเรามาทำงานให้เสร็จ

และงานนั้นมันควรจะสร้างมูลค่าเพิ่มบางอย่างให้ลูกค้า เพื่อให้ลูกค้าเต็มใจที่จะจ่ายเงินเพื่อใช้บริการหรือผลิตภัณฑ์จากบริษัทของเราต่อไป

บางทีเราก็หลงลืมประเด็นนี้ เราเลยยังต้องเข้าประชุมที่น่าเบื่อ ตอบเมลที่ไม่ควรต้องตอบ และทำรีพอร์ตที่ไม่มีใครอ่าน เพียงเพราะว่าเค้าทำกันอย่างนี้มานานแล้ว

ถ้ากำลังยุ่งอยู่กับงานที่เราไม่เห็นว่าสร้างคุณค่าเพิ่มให้ใคร ลองหยุดถามตัวเองและถามหัวหน้าว่าเรากำลังทำงานนี้ไปเพื่ออะไร

อาจจะเป็นเราเองที่มองไม่เห็นคุณค่านั้น ซึ่งหัวหน้าควรจะช่วยให้เราตาสว่างได้

แต่ถ้าแม้แต่หัวหน้าก็ตอบไม่ได้ว่างานนี้สร้างคุณค่ายังไง ก็อาจถึงเวลาแล้วที่จะหยุดทำรีพอร์ตฉบับนั้นหรือยกเลิกการประชุมอันนั้นได้แล้ว

จะได้เอาแรงและเวลาอันจำกัดไปทำอย่างอื่นกันครับ

ก่อนจะเช็คเมลให้ส่งเมล

20190320_sendmailfirst

หนึ่งในกิจวัตรยามเช้าของคนทำงานคือการเข้าไปเช็คว่ามีเมลอะไรเข้ามาบ้าง

เช้านี้ผมมีเมลที่ส่งเข้ามาประมาณ 24 ฉบับ กำลังจะกดอ่านเมลแรกก็นึกขึ้นมาได้ว่างยังไม่ควร

เหตุผลก็เพราะว่า

1.เมลใน inbox คือเรื่องสำคัญสำหรับ “คนอื่น” แต่อาจไม่ได้สำคัญสำหรับเราเสมอไป

2.เมลที่อยู่ใน inbox รอเรามาได้ตั้งหลายชั่วโมง ให้รอต่ออีกซัก 30 นาทีหรือชั่วโมงนึงก็คงไม่เป็นไรหรอก (ถ้าเรื่องมันด่วนจริงๆ เขาคงติดต่อเรามาทางอื่นแล้ว)

3.จริงๆ แล้วการที่เราเช็คเมลอาจเป็นวิธีการ “หลบหลีก” งานสำคัญอื่นๆ อยู่ก็ได้

ในช่วงเช้าที่ไม่มีใครขัดจังหวะ สิ่งที่ควรทำมากกว่าการเช็คเมล คือการถามตัวเองว่ามีเมลอะไรบ้างที่เราควรส่ง มีงานอะไรบ้างที่เราควรทำ

จัดการส่งเมลเหล่านั้นให้เรียบร้อย แล้วค่อยมาเช็คเมลก็ยังไม่สายครับ

งานมีเป็นอนันต์แต่ชีวิตคนมีจำกัด

20190319_infinitework

สำหรับคนที่มีความรับผิดชอบ ย่อมต้องอยากทำให้งานมันเสร็จ จะได้สบายใจที่รู้ว่าทำเต็มที่แล้ว

แต่งานมีคุณสมบัติพิเศษตรงที่มันแตกหน่อใหม่ได้เสมอ ตอบเมลเสร็จแล้วก็จะมีเมลใหม่มา ทำโปรเจ็คเสร็จแล้วก็มีโปรเจ็คอื่นรอคิว ทำงานนี้ดีแล้วแต่ก็ยังสามารถทำให้ดีได้กว่านี้อีก

ไม่ว่าจะเป็นพนักงานประจำ เจ้าของธุรกิจ ข้าราชการ หรือทำฟรีแลนซ์ มันมีอะไรให้ทำได้มากกว่านี้เสมอ

ยิ่งอยู่ในยุคสมัยที่เราสามารถพกงานติดตัวไปได้ทุกที่ทุกเวลา เรายิ่งต้องไม่ลืมที่จะถามตัวเองว่า แค่ไหนคือพอได้แล้ว

เพราะงานนั้นเป็น infinity เราต้องไม่เผลอหลอกตัวเองว่าเราจะเอาชนะ infinity ได้

ทำให้เต็มที่ ทำให้พอดี แล้วใช้เวลาอันจำกัดที่เหลือสำหรับสิ่งสำคัญอื่นๆ ในชีวิตกันครับ


ติดตามบล็อกผ่าน LINE: bit.ly/tgimline

ถ้าจะทำให้ดีมันก็ยากทั้งนั้น

20190813_hardtogetthingsright

เมื่อคืนนี้ผมกับทีมผู้บริหารที่ Wongnai ขึ้นเวทีเล่นเพลง “เข้ากันดี” ในงาน outing ที่โรงแรม Rayong Marriott ครับ

วงมีอยู่ 8 คน กลองหนึ่ง เบสหนึ่ง กีตาร์สอง ส่วนอีกสี่คนช่วยกันร้อง

ที่เลือกเล่นเพลงเข้ากันดี เพราะชอบความหมาย ร้องก็ง่าย คอร์ดก็ไม่ยาก ไลน์โซโล่ก็ตรงไปตรงมา เลยคิดว่าพวกเราน่าจะพอซ้อมกันได้ภายในเวลาอันจำกัด

แต่มันก็ไม่ได้ง่ายอย่างที่คิด

ผมเล่นเบส พอตั้งใจฟังถึงรู้ว่ามีรายละเอียดพอสมควร ต้องใช้เวลาแกะและซ้อมอยู่นานกว่าจะจำได้ขึ้นใจ

ส่วนกีตาร์โซโล่ท่อนอินโทรก็สปีดค่อนข้างเร็ว กว่ามือกีตาร์ของเราจะเล่นแต่ละโน๊ตออกมาให้ชัดและให้เร็วพอก็ต้องซ้อมเป็นร้อยๆ รอบ

เนื้อร้องที่เหมือนไม่มีอะไร ก็มีหลายท่อนที่อาจเผลอร้องคร่อมหรือขึ้นเสียงไม่ถึง ต้องปรับต้องร้องซ่อมอยู่หลายรอบเหมือนกัน

ตอนแรกที่คิดว่าเลือกเพลงง่ายสุดๆ มาแล้ว พอเอาเข้าจริงมันไม่ง่ายเลย ขนาดซ้อมมาเต็มที่แล้ว ตอนขึ้นเวทีก็ยังเล่นผิดๆ ถูกๆ จนหวุดหวิดจะล่มด้วยซ้ำ

การทำงานก็เช่นกัน

ไม่ว่าจะงานเล็กงานใหญ่ ภายนอกจะดู simple แค่ไหน ถ้าขุดลึกลงไปก็จะพบรายละเอียดอยู่มากมาย และมีอะไรที่ควรปรับปรุงแก้ไขเต็มไปหมด

ถ้าเรากำลังรู้สึกท้อกับงานใดก็ตาม ขอให้บอกตัวเองว่า ที่เราต้องมาเหนื่อยขนาดนี้ ก็เพราะว่าเราอยากให้มันออกมาดีไง จะให้ลงแรงน้อยๆ แล้วออกมาชุ่ยๆ เราก็คงยอมไม่ได้เหมือนกันจริงมั้ย

พลังงานไม่อาจถูกทำลาย แรงและเวลาที่ใส่ลงไปย่อมไม่หายไปไหน แต่มันจะแปรรูปไปเป็นทักษะ ประสบการณ์ และความทรงจำที่จะติดตัวเราไปอีกนานครับ

คนเก่งจะทำงานตัวเองเสร็จอย่างรวดเร็ว

20190226_goodandbest

คนเก่งสุดๆ จะช่วยให้คนอื่นๆ ทำงานตัวเองเสร็จอย่างรวดเร็ว

เคยมั้ยที่มีคนส่งไฟล์มาให้เรากรอก แต่รู้สึกว่ากรอกยากชะมัด กรอกไปก็แอบก่นด่าคนออกแบบไฟล์ในใจ

คนที่ทำงานดีจริงๆ เขาจะไม่ได้คิดแค่เอางานของตัวเองให้เสร็จ แต่คิดต่อด้วยว่าใครจะเอางานของเขาไปใช้บ้างและใช้อย่างไร

เช่นสมมติเราสร้างไฟล์ Excel ขึ้นมาไฟล์นึงให้คนในแผนกอื่นกรอก เราควรคิดเผื่อไว้เลยว่าคนกรอกจะกรอกแบบไหนถึงจะรวดเร็วและสะดวกที่สุด ทำยังไงถึงจะป้องให้เขากรอกข้อมูลไม่ผิดพลาด เช่นแทนที่จะกรอกอะไรก็ได้ก็อาจจะทำเป็น drop down list ให้เลือก หรือผูกสูตรไว้เพื่อที่ไม่ต้องกรอกมือเองทุกคอลัมน์ เพื่อให้ไฟล์เสร็จสมบูรณ์ถูกต้องครบถ้วนได้อย่างรวดเร็วที่สุด

ไม่ว่าจะทำงานใดก็ตาม เราควรคิดตั้งแต่ต้นน้ำยันปลายน้ำ ซึ่งแน่นอนต้องลงแรงและใช้เวลามากกว่า แต่เราจะกลายเป็นผู้สร้างความสุขมวลรวมให้กับเพื่อนร่วมงาน และจะมีโอกาสเจริญก้าวหน้ากว่ามากกว่าคนอื่นๆ ครับ


ติดตามบทความทางไลน์ได้ทุกวันที่ bit.ly/tgimline

เปิดรับสมัคร Time Management รุ่นที่ 12 วันเสาร์ที่ 9 มีนาคมนี้ อ่านรายละเอียดได้ที่ bit.ly/tgimtimemar19 (เหลือ 9 ที่)

หนึ่งในวิธีการดูคนที่ง่ายที่สุด

20190221_readpeople

คือดูคอมของเค้า

ดูว่า desktop มีอะไรกองอยู่บ้าง

ดูวิธีการตั้งชื่อไฟล์

ดูวิธีการตั้งชื่อไฟล์แต่ละเวอร์ชั่น (xxx_final.docx, xxx_finalfinal.docx, xxx_finalfinal – Copy.docx)

ดูการตั้งชื่อแต่ละแท็บใน Excel

ดูความสม่ำเสมอในการใช้ฟอนท์

ดูคำสะกดผิด

ดูการจัดช่องไฟและการเคาะ tab

ดูว่าโลโก้และภาพต่างๆ ใน Powerpoint ได้สัดส่วนรึเปล่า

“How you do anything is how you do everything.”
-Anonymous

คนที่มีระเบียบ ความมีระเบียบก็จะแผ่ขจายครอบคลุมหลายภาคส่วนในชีวิต รวมถึงเนื้องานของเขาด้วย

ส่วนคนทำงานชุ่ย คนมีความคิดไม่เป็นระเบียบ ความไม่เป็นระเบียบนั้นก็จะซึมอยู่ในทุกงานที่เขาทำและทุกไฟล์ที่เขาสัมผัส

หนึ่งในวิธีการดูคนที่ง่ายที่สุด คือดูคอมของเค้า

แต่คงเป็นการเสียมารยาท ถ้าจะไปดูคอมของคนอื่น

อ่านมาถึงตรงนี้ คงรู้แล้วว่าผมไม่ได้เชียร์ให้ดูคอมของใคร

แต่ให้ดูคอมของตัวเองนี่แหละ

ว่าสิ่งละอันพันละน้อยในนั้นมันสะท้อนตัวตนของเราอย่างไร

เพราะถึงแม้เขาจะไม่ได้เปิดคอมเราดู แต่อย่างน้อยเขาต้องเคยเห็นไฟล์ที่เราทำไว้ไม่มากก็น้อย

ซึ่งนั่นเป็นตัวสร้าง – หรือตัวทำลาย – personal branding ของเราได้ดีที่สุดเลยนะครับ

—–

เปิดรับสมัคร Time Management รุ่นที่ 12 วันเสาร์ที่ 9 มีนาคมนี้ อ่านรายละเอียดได้ที่ bit.ly/tgimtimemar19 (เหลือ 13 ที่)

งานเยอะเหลือเกิน เวลาน้อยเหลือเกิน

20190218_somuchwork

วันนี้วันจันทร์ วันแรกของสัปดาห์ที่มีวันทำงานเพียงสี่วัน

ใจนึงก็แอบยินดีทีพรุ่งนี้ก็วันหยุดอีกแล้ว

แต่อีกใจนึงก็แอบกังวล เพราะงานเยอะเหลือเกิน แถมเวลาก็ไม่เคยมีมากพอ

แล้วเราจะรับมือกับมันอย่างไรได้บ้าง?

– ทำงานให้เร็วขึ้น – เริ่มให้เร็ว ทำให้เร็ว เสร็จให้เร็ว
– ทำอย่างมีโฟกัส ทำทีละอย่างจนเสร็จ ไม่แวะข้างทางบ่อยเกินไป
– ถ้าเป็นหัวหน้าหรือคนนำโปรเจค ก็มอบหมายงานบางชิ้นให้คนอื่น ไว้ใจคนอื่นให้มากขึ้น
– ถ้าไม่มีสิทธิ์มอบหมาย ก็ยังมีสิทธิ์ขอความช่วยเหลือ เลิกเขินอาย
– ถามตัวเองว่า มีวิธีอื่นที่จะทำงานชิ้นนี้รึเปล่า อย่าทำเพียงเพราะเราทำวิธีนี้มานาน
– ตัดงานบางอย่างทิ้ง

งานนั้นเป็นอนันต์อยู่แล้ว ต่อให้ทำเยอะแค่ไหนก็ไม่สามารถทำให้เราชนะอนันต์ได้

อย่างมาก เราก็ทำได้แค่ดีที่สุด

ดีที่สุดในนิยามของเรา

ดีที่สุดในนิยามของผมคืองานที่เมื่อทำเสร็จแล้ว จะมีประโยชน์ต่อองค์กรในวันนี้ พรุ่งนี้ เดือนหน้า หรือแม้กระทั่งปีหน้า

ส่วนงานอะไรที่มีประโยชน์ต่อองค์กรแค่ประเดี๋ยวประด๋าว หรืองานที่เรายังไม่เห็นเลยว่ามีประโยชน์ต่อองค์กรยังไง ก็เก็บเอาไว้ก่อน โยนมันทิ้งไป หรือเข้าไปคุยกับหัวหน้าเผื่อว่าความเข้าใจของเราคลาดเคลื่อน

คนที่จะประสบความสำเร็จ อาจไม่ใช่คนที่ทำได้มากที่สุด

แต่เป็นคนที่เลือกมาอย่างดีว่าจะทำอะไรบ้าง แล้วลงมือทำออกมาให้สุดฝีมือที่สุดครับ

—–

เปิดรับสมัคร Time Management รุ่นที่ 12 วันเสาร์ที่ 9 มีนาคมนี้ อ่านรายละเอียดได้ที่ bit.ly/tgimtimemar19

ถ้าอยากออกผจญภัยในท้องทะเลอันกว้างใหญ่

20190217_thousandsunny

เราก็ไม่อาจปฏิเสธคลื่นลมและพายุฝน

ช่วงสองปีที่ผ่านมา ผมมีโอกาสได้พูดคุยกับคนที่สนใจมาสมัครงานที่ Wongnai มากมาย

หลายคนทำงานองค์กรข้ามชาติที่มีฐานะมั่นคง แต่ก็มีความน่าเบื่อแบบองค์กรใหญ่ เช่นคิดหรือตัดสินใจอะไรเองไม่ค่อยจะได้

เขาอยากมาอยู่ที่ Wongnai เพราะอยากได้งานที่ท้าทายยิ่งกว่านี้ อยากได้ทำอะไรที่มันทำให้หัวใจเต้นแรงกว่านี้

แต่ขณะเดียวกันก็อยากได้เงินเดือนดีๆ โบนัสดีๆ และสวัสดิการดีๆ เหมือนที่เคยได้รับที่องค์กรใหญ่ด้วย

ผมมักจะบอกว่า เรื่องเงินเดือนเราก็คงจัดให้เหมาะสมตามความสามารถของคุณและมากกว่าที่เก่าแน่นอน แต่โบนัสดีๆ และสวัสดิการดีๆ เราคงไม่อาจให้ได้เท่ากับองค์กรใหญ่ อย่างน้อยก็ในตอนนี้ สิ่งที่เราเชื่อว่าเราให้ได้ดีกว่าคือบรรยากาศการทำงานดีๆ และโอกาสที่คุณจะได้คิด ได้ตัดสินใจ ได้ลงมือทำอะไรด้วยตนเอง

เป็นอิสรภาพที่มาพร้อมกับความรับผิดชอบ

หัวใจที่เรียกร้องการออกผจญภัย คือหัวใจที่ต้องพร้อมยอมรับความเสี่ยง

เพราะถ้ามันไม่มีความเสี่ยงเลย จะเรียกว่าการผจญภัยได้อย่างไร

แต่เราสามารถผจญภัยอย่างรอบคอบได้

เมื่อเรือเล็กคิดจะออกจากฝั่ง ก็ควรตรวจสอบเรือให้ดีๆ ว่ามีรอยผุรอยรั่วตรงไหน เสบียงพร้อมหรือไม่ มีแผนที่เดินทะเลและอ่านทิศทางของคลื่นลมเป็นรึเปล่า ลองซ้อมล่องเรือในบริเวณใกล้ๆ ดูบ้างรึยัง

วิธีคิดและวิถีใจแบบนี้ใช้ได้กับหลายสถานการณ์ ไม่ว่าจะเป็นการออกจากองค์กรข้ามชาติมาอยู่สตาร์ทอัพ ออกจากงานราชการมาทำธุรกิจส่วนตัว หรือเปลี่ยนสายงานอาชีพไปโดยสิ้นเชิง

อยู่บนฝั่งก็ปลอดภัยดี แต่อยู่นานๆ มันก็น่าเบื่อ

เพราะหัวใจคนเราไม่ได้ถูกออกแบบมาให้อยู่ใน comfort zone ไปตลอดชีวิตครับ

—–

ขอบคุณภาพจาก Wikimedia: Thousand Sunny

เปิดรับสมัคร Time Management รุ่นที่ 12 วันเสาร์ที่ 9 มีนาคมนี้ อ่านรายละเอียดได้ที่ bit.ly/tgimtimemar19

สิ่งที่คนสำเร็จทำเหมือนกัน

20190212_success

คือเขาทำสิ่งที่แตกต่างจากคนอื่น

หรือไม่ก็ทำเหมือนคนอื่นในเวลาที่คนอื่นเขาไม่ทำกัน

ยกตัวอย่างเช่น

ถึงออฟฟิศเรียบร้อยในเวลาที่คนอื่นกำลังรถติด

อาสาบันทึกการประชุมในขณะที่คนอื่นนั่งฟังเฉยๆ

ทำให้เกินที่หัวหน้าคาดหวังในขณะที่คนอื่นทำงานให้พอเสร็จๆ ไป

ทำหนึ่งอย่างให้ดีสุดๆ ในขณะที่คนอื่นๆ ทำ 5 อย่างแต่ไม่เสร็จซักอย่าง

อ่านหนังสือดีๆ ในเวลาที่คนอื่นเสพดราม่า

ยกหูโทร.คุยในเวลาที่คนอื่นคุยผ่านไลน์

ทำโปรเจ็คส่วนตัวในเวลาที่คนอื่นๆ กำลังนั่งดูซีรี่ส์

ออกไปวิ่งในเวลาที่คนอื่นๆ ยังซุกอยู่บนเตียง

เลือกที่จะเสี่ยงในขณะที่คนอื่นเลือกที่จะอยู่ใน comfort zone

เผชิญหน้ากับอุปสรรคในขณะที่คนอื่นๆ หลีกเลี่ยง

เลือกที่จะสู้ต่อในเวลาที่คนอื่นยอมแพ้ไปแล้ว

ถ้าลองสำรวจคนที่ประสบความสำเร็จ จะเห็นว่าเขาไม่ได้ฉลาดหลักแหลมหรือมีโอกาสมากกว่าเรา เขาแค่ทำสิ่งที่คนอื่นไม่ทำกัน หรือทำสิ่งธรรมดาๆ ในเวลาที่คนอื่นไม่ทำกัน

เพราะถ้าทำเหมือนคนอื่น ผลลัพธ์ก็จะได้เหมือนคนอื่น – if you follow the crowd you end up with the crowd.

ถ้าอยากจะได้ผลลัพธ์ที่แตกต่างออกไป ก็แค่ต้องทำอะไรบางอย่างให้แตกต่างออกไปเท่านั้นเอง