ทักษะ Inbox Zero สำหรับคนใช้ Outlook

20171119_inboxzero

(โพสต์นี้เหมะสำหรับคนทำงานออฟฟิศที่ใช้ Outlook)

หนึ่งในทักษะสำคัญที่สุดที่ผมได้เรียนรู้สมัยทำงานที่ทอมสันรอยเตอร์คือการจัดการอีเมล

ช่วงที่ทำงานอยู่ทีมซัพพอร์ตผมน่าจะได้เมลวันละไม่ต่ำกว่า 200 ฉบับ ก็เลยมีโอกาสได้ลองผิดลองถูกจนพบหนทางที่เหมาะกับตัวเองและอาจจะมีประโยชน์ต่อคนอื่น ผมเลยเปิดคอร์ส Email Inbox Zero ให้กับเพื่อนพนักงานและหลายๆ คนก็นำไปใช้แล้วได้ผลดี

เคยมีน้องคนนึงเดินเข้ามาในคลาสพร้อมเมล Unread 20,000 กว่าฉบับ หลังจาก 3 ชั่วโมงที่นั่งอยู่ด้วยกัน เธอก็เดินออกไปพร้อม Inbox Zero และหนึ่งปีหลังจากที่สอนคลาสนี้ไปแล้ว เธอบอกผมว่า Inbox เธอยังเป็น Zero อยู่

—–

ในช่วงสามสี่เดือนที่ผ่านมา ผมเปิดสอนคลาส Time Management ให้กับบุคคลทั่วไป พอผมพูดถึงทักษะ Inbox Zero ว่าเป็นเรื่องสำคัญ ก็มีหลายคนบอกว่าผมควรจะเปิดสอนคอร์สนี้บ้าง ถึงจะเก็บตังค์เป็นพันเขาก็จะมาเรียนเพราะการจัดการอีเมลเป็นเรื่องที่ร้าวรานมาก

แต่พอลองมานั่งคิดดูแล้ว ผมรู้สึกว่าผมเขียนเป็นบทความให้อ่านฟรีๆ ดีกว่า

หนึ่งเพราะเนื้อหาเกือบทั้งหมดสามารถถ่ายทอดได้ผ่านการเขียน (ผิดกับคอร์ส Time Management ที่ต้องใช้ปฏิสัมพันธ์ระหว่างคนในคลาส)

สองคือมันมีเนื้อหาค่อนข้างยิบย่อย ถ้าเขียนออกมาเป็นบล็อก ทุกคนจะได้กลับมาอ่านได้บ่อยๆ

สามคือแม้ผมจะสูญเสียโอกาสจากการสร้างรายได้จากคอร์สนี้ไปแต่ผมก็เชื่อว่าผลประโยชน์มวลรวมมันคุ้มค่าและมันอาจจะนำมาสู่โอกาสดีๆ อื่นๆ ในอนาคตก็ได้

——

Inbox Zero คืออะไร ทำไมต้อง Inbox Zero?

สำหรับผม Inbox Zero คือการก้าวขึ้นเป็น “นายของอีเมล” หลังจากที่เป็น “บ่าวของอีเมล” มานมนาน

สัญญาณว่าเราเป็นนายของอีเมลก็เช่น

  • ไม่มีเมลไหนขึ้นว่าเป็น unread
  • ทุกเมลได้รับการ action ที่เหมาะสมภายในเวลาอันรวดเร็ว
  • หาเมลอะไรก็เจอ
  • และจะเท่ยิ่งขึ้นถ้า Inbox มีเมลเป็น 0 ตอนหมดวันเสมอ

ส่วนคนที่เป็นบ่าวของอีเมลก็มีอาการตรงกันข้าม คือเมลคงค้างเต็มไปหมด ตอบเมลช้ามากหรือไม่ตอบเลย ทำเมลตกหล่น มีเมล follow up หลายสิบ มีเมล Unread หลายร้อย

ซึ่งก็เป็นเรื่องน่าเห็นใจเพราะบริษัทไม่เคยสอนเราเลยว่าควรจะจัดการอีเมลอย่างไร อาจเพราะเค้าคิดว่าอีเมลเป็นเรื่องตรงไปตรงมา เขาเลยถีบเราลงสระว่ายน้ำแล้วปล่อยให้เราป๋อมแป๋มกันเอาเอง

วันนี้ผมจะมาสอน (หนึ่งใน) วิธีว่ายน้ำที่ถูกต้องครับ

หลักการมีแค่ 4 ข้อใหญ่ๆ เท่านั้น

  1. ใช้ Search ให้เก่งๆ
  2. ลดจำนวนโฟลเดอร์ให้เหลือน้อยที่สุด
  3. พาตัวเองสู่ Inbox Zero ใน 3 นาที
  4. สร้างอุปนิสัยของ Inbox Zero Master

ผมต้องขอออกตัวก่อนว่าตอนนี้ (พฤศจิกายน 2560) ผมไม่ได้ใช้ Outlook แล้ว (เราใช้ Gmail ที่ Wongnai) ดังนั้นสิ่งที่ผมเขียนจึงวางอยู่บนพื้นฐานของ Outlook 2013 ตอนที่ผมอยู่ที่ Thomson Reuters ผมจึงไม่ค่อยมีตัวอย่างหรือภาพประกอบมาให้ ผู้อ่านอาจจะต้องใช้เวลาทำความเข้าใจมากขึ้นนิดนึงแต่ผมเชื่อว่ามันจะคุ้มค่าครับ

มาเข้าเรื่องกันเลยดีกว่า

1.ใช้ Search ให้เก่งๆ

ก่อนปี 2010 Outlook มีฟังก์ชั่น Search ที่ค่อนข้างแย่ เพราะว่าเมลไม่ได้ถูก index ทำให้การหาเมลแต่ละทีใช้เวลานานมาก แต่ตั้งแต่ Outlook 2013 เป็นต้นมา การค้นหาอีเมลก็ง่ายขึ้นมาก แถมถ้าคุณรู้คีย์เวิร์ดบางอย่าง ก็ยิ่งจะทำให้การหาอีเมลของคุณรวดเร็วยิ่งขึ้น

เช่น

from:john monthly report หาเมลจากคนชื่อ John ที่มีคำว่า monthly report อยู่ในเมล

from:john sent:sep2017 หาเมลจากคนชื่อ John ที่ส่งมาในเดือน Sep 2017

from:john sent:yesterday หาเมลจากคนชื่อ John ที่ส่งมาเมื่อวานนี้

from:john *.xls หาเมลจากคนชื่อ John ที่มีไฟล์ Excel แนบมาด้วย

from:john to:jack sent:lastweek หาเมลจากคนชื่อ John ส่งหา Jack เมื่อสัปดาห์ที่แล้ว (ถ้าปีที่แล้วก็ใช้ sent:lastyear)

from:john to:AllStaff หาเมลจากคนชื่อที่ส่งหา distribution list ชื่อ
AllStaff ที่มีพนักงานทุกคน

from:john to:jack cc:jim หาเมลจากคนชื่อ John ส่งหา Jack และ cc Jim

from:john subject:Q2 หาเมลจากคนชื่อ John ที่ subject มีคำว่า Q2

from:john subject:”Q2 results” หาเมลจากคนชื่อ John ที่ subject มีคำว่า Q2 results

เมื่อเราใช้ Search จนคล่องแล้ว เราจะมีความมั่นใจมากในระดับที่ว่าเราน่าจะหาเมลอะไรก็เจอ
2. ลดจำนวนโฟลเดอร์ให้เหลือน้อยที่สุด

ถ้าคุณมีโฟลเดอร์ใน Outlook น้อยอยู่แล้วก็อาจข้ามข้อนี้ไปได้เลยนะครับ

แต่สำหรับคนที่มีโฟลเดอร์เกิน 5 แฟ้มขึ้นไป ขอให้อ่านข้อนี้ให้ดีๆ

ก่อนอื่นผมขอถามก่อนว่า

1.เราเก็บเมลไว้ทำไม?
2.เรามีโฟลเดอร์ไว้ทำไม?

ข้อแรกอาจตอบง่ายหน่อย คือเราเก็บเมลเอาไว้เพราะวันหนึ่งเราอาจต้องกลับมาเปิดมันอีก

สำหรับข้อสอง คำตอบอาจไม่ตรงไปตรงมาอย่างที่คิด

เช่นบางคนอาจตอบว่า เรามีโฟลเดอร์ไว้จัดระเบียบ ไว้แบ่งเมลเป็นหมวดหมู่ ฯลฯ

แต่นั่นไม่ใช่เหตุผลที่เราควรมีโฟลเดอร์ใน Outlook ครับ

เราอาจจะติดภาพจากโลกแอนาล็อกที่มีตู้เอกสารสีเทา 4 ชั้น แต่ละชั้นพอดึงออกมาก็มีแฟ้มสีชมพูบานเย็นแขวนเรียงรายเต็มไปหมด

แต่ในโลก digital เราไม่มีความจำเป็นต้องเก็บเมลให้เรียบร้อยเหมือนโลกกายภาพซักนิด

เราเก็บเมลเอาไว้เพื่อวันนึงเราจะกลับมาเปิดมันได้อีกครั้ง และหากเราใช้ฟังก์ชั่่น Search จนคล่อง เราก็น่าจะหาเมลได้ทุกฉบับอยู่แล้ว ยังจะเหลือเหตุผลอะไรที่จะต้องมีโฟลเดอร์อีกหรือ?

สำหรับผม เหตุผลเดียวที่เราควรมีโฟลเดอร์ ก็ต่อเมื่อมันช่วยให้เราหาเมลได้เร็วกว่าการ Search

ย้ำอีกครั้งนะครับ ถ้ามีโฟลเดอร์แล้วหาเมลได้ช้ากว่า Search ก็อย่ามีโฟลเดอร์เสียดีกว่า

ผมเดาว่าปัญหาโฟลเดอร์เยอะเกินไป น่าจะเกิดกับคนที่ทำงานมาเกิน 10 ปี เพราะสมัยก่อนฟังก์ชั่น Search ใน Outlook ยังกระจอกมาก เราจึงต้องพึ่งพาโฟลเดอร์ในการจัดเก็บและในการค้นหา โดยเรามักจะจำแนกโฟลเดอร์โดยใช้เนื้อหาเป็นหลัก เช่น แบ่งตามโปรเจ็ค แบ่งว่าเป็นเรื่องงานหรือเรื่องส่วนตัว ฯลฯ

แต่แม้ Search ใน Outlook จะดีขึ้นมากแล้ว เราก็ยังเคยชินกับการมีโฟลเดอร์เยอะๆ อยู่ดี ซึ่งมันนำมาซึ่งความปวดหัวหลายอย่าง เช่น

  • เมลบางเมลไม่สอดคล้องกับโฟลเดอร์ไหนเลย เราเลยต้องสร้างโฟลเดอร์เพิ่มขึ้นมาถ้าไม่อยากเก็บมันไว้ใน Inbox
  • เมลบางเมลก็เหมาะที่จะอยู่ได้หลายโฟลเดอร์ พอคิดไม่ออกว่าจะเอาไปลงอันไหนดี ก็เลยทิ้งไว้ใน Inbox อย่างนั้นแหละ
  • พอเมลบางเมลอยู่ใน Inbox บางเมลอยู่ในโฟลเดอร์ คุณก็ไม่มีทางรู้เลยว่าเมลที่คุณคิดจะหาอยู่ตรงไหนกันแน่ เลยต้องดูมันทั้งสองที่

สรุปรวบยอดก็คือ การมีหลายโฟลเดอร์ที่แบ่งแยกตามเนื้อหาอีเมลนั้น ใช้พลังงานในการจัดการมากเกินไป แถมตอนหาก็ยังหายากอีก ผิดวัตถุประสงค์ของการมีโฟลเดอร์สุดๆ

แล้วจะแก้ปัญหานี้ยังไง?

ผมกลับมาถามตัวเองว่า เวลาผมไม่ใช้ฟังก์ชั่น Search ผมหาเมลยังไง

ก็ได้คำตอบว่า ผมมักจะ sort by sender โดยกดไปที่หัวคอลัมน์ From จากนั้นก็พิมพ์ตัวอักษรแรกของคนที่ผมค้นหา เช่นพิมพ์ “K” เพื่อกระโดดไปยังเมลจากคนที่ชื่อขึ้นต้นด้วยตัว K

แต่ในกรณีที่จำชื่อคนส่งไม่ได้ ผมก็จะ sort by date โดยกดไปที่หัวคอลัมน์ Received แล้วก็ไล่ดูจากวันที่ได้รับเมลนั้น เช่นเมื่อประมาณสัปดาห์ที่แล้ว แล้วมองหา Subject ที่เกี่ยวข้อง

ดังนั้น เมื่อเข้าใจพฤติกรรรมในการค้นหาเมลของตัวเองแล้ว ผมเลยจำแนกเมลออกเป็น 2 ประเภทเท่านั้น

1. เมลที่ผมจำชื่อคนส่งได้
2. เมลที่ผมจำชื่อคนส่งไม่ได้

เมลที่ผมจำชื่อคนส่งได้ผมก็จะเก็บไว้ในโฟลเดอร์เดียวเลย ซึ่งมีเมลประมาณ 99% ของเมลทั้งหมด สมมติผมตั้งชื่อว่าโฟลเดอร์ Friends แล้วกัน

ส่วนเมลที่ผมจำชื่อคนส่งไม่ได้ เช่นเมลจากส่วนกลาง เมลจากคนข้างนอกที่นานๆ คุยกันที หรือเมลที่ตั้งชื่อแปลกๆ ผมก็จะมีอีกโฟลเดอร์นึง อาจตั้งชื่อว่า Strangers*

ดังนั้น ใน Outlook ผมก็จะเหลือ แค่ 3 โฟลเดอร์เท่านั้น คือ Inbox, Friends แล้วก็ Strangers

ระหว่างวัน ถ้าผมเจอเมลจากคนข้างนอก หรือเมลจากส่วนกลาง ผมก็จะย้ายไปอยู่ใน Strangers

พอหมดวัน ผมก็จะกด Ctrl+A เพื่อจะเลือกเมลทั้งหมดใน Inbox แล้วลากมันไปเก็บไว้ในโฟลเดอร์ Friends

เมื่อมีโฟลเดอร์น้อย แยกตามประเภทของคนส่ง การย้ายเมลออกจาก Inbox จึงง่ายดาย ไม่ซับซ้อนเหมือนตอนที่เรามี 10 โฟลเดอร์

อีกสิ่งที่ตามมาเมื่อมีโฟลเดอร์ที่ง่าย ก็คือเราไม่จำเป็นต้องมี Outlook Rules อะไรมากมาย ซึ่งคนที่จบสายวิทย์ชอบใช้กัน และมีแนวโน้มที่จะ over-engineer หรือใช้มันมากจนเกินเหตุด้วย

—–
3.พาตัวเองสู่ Inbox Zero ใน 3 นาที

คงมีคนจำนวนไม่น้อยมีเมลค้างไม่ได้อ่านหลายสิบ หลายร้อย หรือแม้กระทั่งหลายพันฉบับ

แต่ไม่ว่าคุณจะมีเมลค้างมากมายแค่ไหน คุณก็สามารถพาตัวเองไปสู่ Inbox Zero ได้ภายใน 3 นาทีครับ

ก่อนอื่น สำหรับคนที่มีเมล Unread นับพันหรือนับหมื่นฉบับ เป็นไปได้ว่าคุณอาจจะมี RSS Feeds ที่แผนก IT เค้าเปิดไว้ให้โดย Default (น้องคนที่มีเมลค้าง 20,000 กว่าฉบับที่ผมเล่าถึงตอนต้นก็เพราะเหตุผลนี้)

ใน Panel ด้านซ้าย ลองเลื่อนไปดูด้านล่างว่าเรามี RSS Feeds จากพวก Microsoft อะไรอยู่หรือไม่ ถ้าเจอก็ลบโฟลเดอร์ทิ้งได้เลย

คราวนี้ก็จะเหลือแต่เมลงานจริงๆ แล้ว

ผมขอถามก่อนว่า ถ้าคุณส่งเมลหาเพื่อนร่วมงานแล้วเค้าไม่ตอบ คุณจะรอนานแค่ไหนถึงจะส่งเมลตาม?

แน่นอนว่ามันขึ้นอยู่กับความสำคัญหรือความเร่งด่วนของงาน เช่นถ้างานปกติ ก็อาจจะรอซักสองวันแล้วส่งไปหาใหม่ แต่ถ้าด่วน ก็อาจจะรอแค่วันเดียว

แล้วถ้าเขาไม่ตอบอีกล่ะ?

ก็อาจจะส่งเมลตามอีกครั้ง

และถ้าเขายังไม่ตอบอีกล่ะ?

ผมก็คงจะใช้วิธีโทร.ไปหา เดินไปหา Instant Message ไปหา หรือไม่ก็แจ้งให้หัวหน้าเค้ารับทราบ หรือไม่ก็ส่งเมลหาคนอื่นแทน

ดังนั้น หากส่งเมลแล้วไม่ตอบ ผมจะรอเต็มที่ไม่เกิน 2 สัปดาห์ ก่อนจะพยายามติดต่อด้วยช่องทางอื่นแทน

ในทางกลับกัน ถ้าใครส่งเมลหาคุณมาเกิน 2 สัปดาห์แล้วคุณยังไม่ได้เปิดอ่าน ก็แสดงว่าเมลนั้นหมดอายุไปแล้ว ถ้าเขามีเรื่องสำคัญจริงๆ ป่านนี้เค้าคงโทร.หาคุณหรือฟ้องเจ้านายคุณไปเรียบร้อยแล้ว

ดังนั้นจึงไม่มีเหตุผลอันใดที่จะเก็บเมลที่เก่ากว่า 2 สัปดาห์ให้เป็น Unread ไว้

ผมแนะนำว่าเมลที่เก่ากว่า 2 สัปดาห์ให้ Mark as Read ให้หมดครับ แต่ไม่ต้องลบเมลนะ** เพราะอนาคตเราอาจต้องใช้มัน

บางคนอาจบอกว่า 2 สัปดาห์น้อยไป รู้สึกไม่ปลอดภัย จะเพิ่ม cut off date เป็น 3 หรือ 4 สัปดาห์ผมก็ได้ แต่ถ้าเกิน 4 สัปดาห์ผมว่าคุณกำลังหลอกตัวเองแล้ว

เอาล่ะ เรามาเริ่มทำ Inbox ให้เป็น Zero ใน 3 นาทีกันดีกว่า

1.เปิดโฟลเดอร์ Unread Mail ขึ้นมา โดยไปที่ File > New > Search Folder > Unread Mail จากนั้นก็คลิ้กขวาไปที่ Unread Mail แล้วเลือก Show in Favorites จะได้เห็นง่ายๆ

2. ในโฟลเดอร์ Unread Mail ให้ sort by date เลือกเมลที่เก่ากว่า 2 สัปดาห์แล้ว “Mark as Read”

3. สร้างโฟลเดอร์ใหม่ชื่อ ToRead

4. ย้ายเมลที่ใหม่กว่า 2 สัปดาห์ที่ยังอยู่ใน Unread Mail มาไว้ในโฟลเดอร์ ToRead แล้ว Mark as Read ให้หมด ซึ่งจะทำให้คุณไม่เหลือ Unread Mail ซักฉบับเดียว

5. สร้างโฟลเดอร์ใหม่ชื่อ InboxOld แล้วย้ายเมลทั้งหมดใน Inbox มาไว้ใน InboxOld

เท่านี้คุณก็มี Inbox Zero ครั้งแรกในรอบหลายปีแล้ว เย่!

หลายคนอาจประท้วงว่านี่มันเป็นการซุกใต้พรมชัดๆ

ใช่ครับนี่เป็นการซุกใต้พรม แต่มันคือ “จุดพลิกผัน” ที่เปลี่ยนสถานะคุณจาก “บ่าว” ให้เป็น “นาย” ของอีเมล

ตอนนี้งานยังเหลืออยู่สองอย่าง คือทยอยอ่านเมล/ตอบเมลใน ToRead ให้เสร็จ และย้ายเมลจาก InboxOld รวมถึง ToRead ที่อ่านแล้ว ไปไว้ในที่ๆ ควรอยู่ ซึ่งน่าจะทำได้ไม่ยากหาคุณลดจำนวนโฟลเดอร์ให้เหลือเท่าที่จำเป็น

ถ้าเมลใน ToRead มีหลายร้อยฉบับ ไม่สามารถอ่านจบได้ภายในครั้งเดียว ผมแนะนำให้สร้าง event ใน Calendar วันละ 15 หรือ 30 นาทีในการมาจัดการเมลใน ToRead นี้ ซึ่งถ้าคุณทำติดต่อกัน 5 วัน คุณจะจัดการอีเมลครบทุกฉบับอย่างแน่นอน

เมื่ออ่านเมลครบและจัดการย้ายไปอยู่ในที่ที่ควรอยู่แล้ว ก็จะไม่เหลือเมลในโฟลเดอร์ ToRead และ InboxOld อีกต่อไป จึงสามารถลบสองโฟลเดอร์นี้ทิ้งได้เลย

4.สร้างอุปนิสัยของ Inbox Zero Master

ส่วนตัว ผมจะเช็คเมลแค่วันละ 4-5 รอบ และแต่ละรอบผมจะ “จัดการให้จบไป”

เช่นหากเช้านี้เปิดคอมมาเจอเมล 30 ฉบับ ผมก็ใช้เวลาไม่เกิน 15 นาทีจัดการอีเมลรวดเดียว 30 ฉบับเลย ไม่มีเลือกที่รักมักที่ชัง เพราะไม่อย่างนั้น Unread Mail จะกลับมาล้นอีกครั้ง

เมลมีอยู่ไม่กี่ประเภท

  • เมลที่อ่าน subject ก็พอ เช่นคนล่าป่วย หรือเมล invitation เมลพวกนี้ Mark As Read ที่ละหลายๆ ฉบับเลยก็ได้
  • เมลที่อ่านแล้วเก็บเป็น reference ไว้เฉยๆ
  • เมลที่อ่านแล้วต้องส่งต่อให้คนอื่นๆ ได้อ่านต่อ เราก็ส่งต่อไปเลย
  • เมลที่อ่านแล้วใช้เวลาตอบกลับไม่เกิน 2 นาที ก็ตอบกลับไปเลย (ใช้กฎ 2 นาที)
  • เมลที่อ่านแล้วอาจใช้เวลาในการ action ต่อ นานเกิน 2 นาที แนะนำให้ติด follow up flag เอาไว้

แค่นี้เราก็จะจัดการเมลทั้ง 30 ฉบับได้ภายในเวลาอันไม่นาน

จากนั้นก็มาดูเมลที่ติด follow up ไว้ว่า จะเลือกอันไหนขึ้นมาทำต่อ หรือมันจะกลายมาเป็นส่วนหนึ่งใน To Do List ของเราวันนี้อย่างไรบ้าง

หลักการที่ผมยึดถือคือ ถ้ามี follow up เกิน 10 ฉบับ ผมจะบล็อกเวลาตัวเองอย่างน้อย 30 นาทีถึง 1 ชั่วโมงเพื่อมาจัดการเมลเหล่านี้ เพราะไม่อยากเป็นคอขวดที่ทำให้คนอื่นเสียเวลา

สำหรับคนที่มีเมล follow up เป็นร้อย ขอให้ตั้งสมมติฐานไว้เลยว่าคุณกำลังใช้เครื่องมือผิดประเภท เช่นติด follow up เอาไว้เพื่อที่จะหาเมลสำคัญๆ ได้ง่ายๆ ซึ่งจริงๆ แค่ใช้ search จากข้อ 1 หรือทำโฟลเดอร์ให้หาของง่ายๆ อย่างข้อ 2 ก็เพียงพอแล้ว หรือถ้ามันต้องเปิดดูบ่อยๆ ก็สร้างโฟลเดอร์ชื่อ Frequent และย้ายเมลจำพวกนั้นมาไว้ตรงนี้ก็ได้

Follow up ควรจะใช้เฉพาะกับเมลที่เราต้องมี action ต่อจริงๆ เท่านั้น

เมื่อเราใช้เครื่องมือถูกประเภท และให้ความสำคัญกับการจัดการอีเมลมากพอ (ด้วยการบล็อกเวลาเพื่อมาจัดการอีเมลโดยเฉพาะ) การเป็น Inbox Zero Master จะไม่ใช่เรื่องไกลเกินฝันอีกต่อไป


สุดท้ายแล้ว Inbox Zero ไม่ใช่ทักษะ แต่เป็นนิสัย เหมือนการเก็บเตียงนอนหรือการแปรงฟัน

หลังจากอ่านบล็อกตอนนี้ ทุกคนจะรู้วิธีการพาตัวเองไปสู่ Inbox Zero แล้ว

เหลือแค่เพียงจะลงมือทำรึเปล่า และเมื่อได้ทำแล้ว จะทำอย่างสม่ำเสมอแค่ไหน

“การบ้าน” อย่างหนึ่งที่ผมมอบให้เพื่อนพนักงานที่มาเข้าคลาส Email Inbox Zero ก็คือ ทุกเย็นวันศุกร์ก่อนกลับบ้าน เขาต้องส่งสกรีนช็อต Outlook ของเขาที่เป็น Inbox Zero มาให้ผม ถ้าทำอย่างนี้ได้ 4 สัปดาห์ติดต่อกัน นั่นแสดงว่าเขาได้ทำ Inbox Zero จนเป็นนิสัยแล้ว ได้กลายร่างจากบ่าวมาเป็นนาย ได้ชื่อว่าเป็น Inbox Zero Master แล้ว

ขอให้ทุกคนโชคดีกับการเดินทางบนวิถี Inbox Zero Master หากมีข้อสงสัยอะไรมาคุยกันต่อที่เพจ Anontawong’s Musings ได้นะครับ


* ในความเป็นจริง ตอนนั้นผมไม่ได้ตั้งชื่อโฟลเดอร์ว่า Friends ครับ แต่ตั้งชื่อว่า comm ซึ่งย่อมาจาก communication manager ตำแหน่งที่ผมทำอยู่ ส่วนโฟลเดอร์ Strangers ผมตั้งชื่อว่า Outside (สำหรับคนนอก) และ Corporate สำหรับเมลจากส่วนกลาง

** เราไม่ควรลบเมลทิ้ง (ยกเว้นเมลที่ไม่มีข้อมูลเช่น Accept/Decline invitation) สำหรับคนที่มีปัญหาเมลเกินโควต้า ให้ Archive mail ลงเครื่องแทนครับ ใครไม่แน่ใจลองคุยกับแผนก IT ดู

ช่วงขายของ หนังสือ Thank God It’s Monday ขอบคุณโลกนี้ที่มีงานประจำ ฉบับพิมพ์ครั้งที่ 2 วางแผงแล้วนะครับ รอบนี้ไม่มีหน้าซ้ำครับ! หาซื้อได้ที่ซีเอ็ด นายอินทร์ B2S คิโนะ Asia Books และร้านหนังสือชั้นนำทั่วไป หรือสั่งตรงกับสำนักพิมพ์ได้ที่ bit.ly/tgimorder2 ครับ

เราพรีเซนต์ไปเพื่ออะไร

20171115_present

คนทำงานออฟฟิศจำนวนไม่น้อยน่าจะได้ดูได้ฟัง Powerpoint Presentation จากผู้บริหารหรือเพื่อนร่วมงานมาแล้วนับร้อยครั้ง

แต่พรีเซนต์ที่เราประทับใจ อาจมีอยู่เพียงหยิบมือเดียวเท่านั้น

คำถามคือ ทำไมคนส่วนใหญ่จึงพรีเซนต์ได้ไม่ดี

สมมติฐานของผม คือคนพรีเซนต์อาจลืมถามตัวเองว่า เขาพรีเซนต์ไปเพื่ออะไร

เราพรีเซนต์ไปเพื่ออะไรครับ?

ลองใช้เวลาซักนิดเพื่อลองคิดคำตอบ

.
.
.
.
.
.
.
.

เราพรีเซนต์เพื่อ…

โชว์ผลงาน

ขายของ

สอนหนังสือ

รายงานความคืบหน้า

ของบประมาณ

ขอความร่วมมือ

สร้างความบันเทิง

โน้มน้าว

เล่าเรื่องราว

สร้างแรงบันดาลใจ

ฯลฯ

เหตุผลของการพรีเซนต์ดูเหมือนจะมีมากมาย

แต่เหตุผลที่ผมชอบมากที่สุดมาจาก Seth Godin บล็อกเกอร์คนโปรดของผม ที่เคยเขียนไว้ว่า

เราพรีเซนต์เพื่อจะเปลี่ยนคนฟัง

ทวนอีกครั้งนะครับ

เราพรีเซนต์เพื่อจะเปลี่ยนคนฟัง

คีย์เวิร์ดมีสองคำ คือ “เปลี่ยน” และ “คนฟัง”

เปลี่ยนจากคนไม่รู้ ให้กลายเป็นรู้

เปลี่ยนจากศัตรู ให้กลายเป็นมิตร

เปลี่ยนจากคนไม่สนใจ ให้หันมาสนใจ

เปลี่ยนจากคนเฉยๆ ให้ตื่นเต้น

เปลี่ยนจากคนที่ไม่เชื่อ ให้กลายเป็นเชื่อ

เปลี่ยนจากคนที่ไม่คิดจะทำอะไร ให้ลุกขึ้นมาทำอะไรซักอย่าง

เหตุผลที่การพรีเซนต์ส่วนใหญ่ไม่น่าจดจำ เพราะคนพรีเซนต์ไม่ได้คิดถึงประเด็นนี้ เลยไปโฟกัสกับการทำสไลด์มากเกินไป ผลก็คือหลังการพรีเซนต์จบ คนฟังก็ยังเหมือนเดิมทุกประการ

ดังนั้น ถ้าอยากให้พรีเซนต์ของเราออกมาดี ก่อนจะเปิด Powerpoint ขึ้นมาทำสไลด์แรก ขอให้ตอบคำถามสำคัญที่สุดนี้ก่อนว่า

เราต้องการจะเปลี่ยนคนฟังยังไงบ้าง?

ไม่ใช่เรื่องบังเอิญที่หลายคนยกย่องให้สตีฟ จ๊อบส์ เป็นนักพรีเซนต์ที่เก่งที่สุดในโลก

เพราะแต่ละครั้งที่จ๊อบส์ขึ้นพรีเซนต์ เขาเปลี่ยนคนฟังในสเกลที่ใหญ่มาก

ปี 2001 จ๊อบส์เปิดตัว iPod ซึ่งก็ทำให้คนจำนวนมากเลิกใช้เครื่องเล่น mp3 มากมายที่มีเกลื่อนตลาด

ปี 2007 จ๊อบส์เปิดตัว iPhone ซึ่งทำให้คนนับร้อยล้านคนเปลี่ยนจาก Nokia และ Blackberry มาใช้สมาร์ทโฟน

ปี 2010 จ๊อบส์เปิดตัว iPad ซึ่งเป็นจุดเปลี่ยนให้คนรุ่นพ่อรุ่นแม่เราได้ใกล้ชิดกับเทคโนโลยีมากกว่ายุคใด

เราพรีเซนต์เพื่อจะเปลี่ยนคนฟัง

จำเหตุผลนี้ให้ขึ้นใจ แล้วเราจะทำพรีเซนต์ได้ดีขึ้นครับ

อย่าเอาแต่มองนาฬิกา

20171106_watchtheclock

แต่ให้ทำตามนาฬิกา

คือเดินหน้าไปเรื่อยๆ

“Don’t watch the clock; do what it does. Keep going.”
Sam Levenson

คนที่เกลียดวันจันทร์รักวันศุกร์ มักใช้นาฬิกาเป็นกระดิ่งเลิกโรงเรียน

“เมื่อไหร่จะห้าโมงเย็นซะที”

“ห้าโมงปุ๊บเด้งปั๊ป”

“สี่โมงครึ่งก็เริ่มแต่งหน้ารอแล้ว”

องค์กรที่มีคนอย่างนี้เยอะๆ คงมีคำถามให้ชวนคิดหลายข้อ

– นี่คือวัฒนธรรมที่เราอยากให้เป็นรึเปล่า?
– พนักงานไม่ค่อยมีความสุขกับการทำงานที่นี่รึเปล่า?
– เราควรจะ flexible กับพนักงานมากกว่านี้มั้ย?
– เรากำลังใช้กรอบความคิดจากยุคปฏิวัติอุตสาหกรรมเมื่อ 200 ปีที่แล้วอยู่รึเปล่า?

ข้อสุดท้ายนี่สำคัญ เพราะหลายสิ่งหลายอย่างบนโลกมันยังเป็นอย่างนั้นอยู่เพียงเพราะว่า “ทำกันอย่างนี้มาตลอด” หรือ “ใครๆ เขาก็ทำกัน” ทั้งที่มันอาจจะไม่ได้เมคเซนส์ (make sense) อีกต่อไปแล้วก็ได้

ในบางธุรกิจ การทำงานแบบโรงงาน เข้าแปดโมงเช้าเลิกห้าโมงเย็นอาจยังจำเป็นอยู่ แต่กับบริษัทที่ผลงานไม่ได้แปรผันโดยตรงกับจำนวนชั่วโมง ก็ถึงเวลาต้องทบทวนแล้วรึยัง

ถ้าอยากมีพนักงานที่ทุ่มเทให้กับองค์กรมากกว่านี้ เราก็ต้องเป็นองค์กรที่จะเข้าใจความต้องการและวิถีชีวิตของคนรุ่นใหม่ให้มากกว่านี้

เมื่อเราเข้าใจและใจกว้างกับเขา เขาก็จะเข้าใจและใจกว้างกับเราครับ

คนมองไม่เห็นโอกาส

20171102_disguised

เพราะ “โอกาส” มักใช้นามแฝงว่า “งานหนัก” หรือ “งานยาก”

“Opportunities are usually disguised as hard work, so most people don’t recognize them.”
-Ann Landers

โดยวิวัฒนาการ สมองของสิ่งมีชีวิตแทบทุกชนิดจะถูกตั้งโปรแกรมให้ “ประหยัดพลังงาน”

พลังงานขาเข้าของสิ่งมีชีวิตก็คือ “อาหาร”

ในสมัยที่เรายังเป็นมนุษย์ถ้ำอยู่นั้น การจะได้อาหารซักมือหนึ่งถือเป็นเรื่องใหญ่ เพราะเราอาจต้องเดินป่าหลายชั่วโมง อาจต้องวิ่งเป็นสิบกิโล อาจต้องเสี่ยงภัยกับสัตว์ร้ายต่างๆ นานา กว่าจะหาหมูป่าซักตัวมาเป็นอาหารให้กับครอบครัวและคนในเผ่าได้

และแม้ว่าจะกินอิ่มท้องแล้ว ก็ไม่มีอะไรจะการันตีว่าพรุ่งนี้จะล่าหมูป่าได้อีก

ดังนั้น สมองจึงต้องควบคุม “พลังงานขาออก” ให้ดีๆ ไม่ให้เสียมันไปกับเรื่องที่ไม่เกี่ยวข้องกับความอยู่รอด

จึงเป็นเรื่องธรรมชาติมาก ที่คนเราจะหลีกเลี่ยงอะไรก็แล้วแต่ที่ทำให้เสียพลังงาน

แต่ในยุคสมัยนี้ การหาอาหารมาเติมพลังงานให้ร่างกายเรานั้นไม่ใช่เรื่องเสี่ยงอีกแล้ว

“การออกหาอาหาร” สำหรับคนยุคใหม่ ไม่มีอะไรมากไปกว่าการเดินไปเปิดตู้เย็นหรือปั่นจักรยานไปปากซอย

“พลังงานเขาเข้า” จึงเป็นสิ่งหาง่ายกว่าที่เคยเป็นมา แต่สมองของเรายังไม่ได้วิวัฒนาการตามไปด้วย มันเลยยังบอกตัวเองว่า “จงประหยัดพลังงานขาออกนะ ไม่อย่างนั้นเจ้าอาจจะตาย”

และนี่คือเหตุผลที่คนเราชอบเดินหนีงานยากๆ เพราะงานยากนั้นต้องใช้พลังงานเยอะ สมองก็เลยกลัวเอาไว้ก่อน

แต่ความก้าวหน้าของคนแปรผันกับระดับความยากของงานที่เขายินดีจะทำ

ถ้าทำงานยากน้อย ก็ก้าวหน้าช้า ถ้าทำงานยากเยอะ ก็ก้าวหน้าเร็ว

ก็ขึ้นอยู่กับเราว่าอยากจะก้าวหน้าเร็วแค่ไหน

ขอเพียงแต่เราเข้าใจว่า ที่เรากลัวงานยาก มันมีสาเหตุมาจากโปรแกรมสมองที่ยังไม่อัพเดต

ถ้าความรู้สึก “กลัวงานยาก” เกิดขึ้นเมื่อไหร่ อาจต้องเตือนสมองตัวเองครับว่า พลังงานหาไม่ยากหรอก

แค่เดินไปเปิดตู้เย็นก็เจอแล้ว

ป.ล. โพสต์นี้ไม่ได้สนับสนุนให้หาของกินทุกครั้งที่เจองานยากนะครับ

สิ่งที่อาจมีประโยชน์กว่า Passion

20101021_passion

คือความอดทนรอให้เวลาได้ทำหน้าที่ของมัน

Patience and time do more than strength or passion.
-Jean de La Fontaine

เดี๋ยวนี้ใครๆ ก็นิยมจุดไฟให้ลุกโชนด้วยการค้นหา passion ของตัวเองให้เจอ

จนคนที่ไม่รู้ว่า passion ของตัวเองคืออะไรก็เริ่มไม่แน่ใจแล้วว่าเราผิดปกติรึเปล่า

Passion มันดีตรงที่ทำให้เรารู้สึกกระปรี้กระเปร่า มีพลังอยากลุกขึ้นมาทำโน่นทำนี่

แต่ยิ่ง passion ร้อนแรงมากเท่าไหร่ ก็ยิ่งมีโอกาสจะมอดเร็วขึ้นเท่านั้น เปรียบเหมือนไฟที่ยิ่งลุกโชนก็ยิ่งทำให้ฟืนหมดเร็ว

บางทีการมี passion ที่ไม่ร้อนแรงอาจเป็นคุณมากกว่า (ชื่อเล่นของมันคือ curiosity – ความสนใจ) เพราะมันอาจมากพอให้เราเริ่มทำอะไรซักอย่าง และน้อยพอที่เราจะไม่คาดหวังอะไรมากนัก

พอไม่คาดหวัง ก็ไม่ผิดหวัง พอไม่ผิดหวัง ก็เลยยังมีแรงทำต่อ

พอทำอย่างสม่ำเสมอ และใจเย็นพอที่จะรอให้การกระทำผลิดอกออกผล ก็เลยสำเร็จครับ

กฎความสำเร็จ 11 ข้อของแอปเปิล

20171015_applelawsofsuccess

เมื่อเดือนสิงหาคมที่ผ่านมา Huxley Dunsany อดีตพนักงานของ Apple ได้ถ่ายรูปด้านหลังบัตรพนักงานของเขาและเขียนลงเว็บ Reddit ว่า

“When I was hired by Apple in 2004, these “rules for success” were attached to the back of my employee badge. Words to live by.”

“ตอนที่แอปเปิลรับผมเข้าทำงานในปี 2547 กฎแห่งความสำเร็จเหล่านี้ติดอยู่ด้านหลังบัตรพนักงานของผม มันคือสิ่งที่เราควรปฏิบัติตามทุกวันเลยนะ”

ในปี 2547 นั้นแอปเปิลยังไม่ได้ยิ่งใหญ่อย่างทุกวันนี้ Steve Jobs เพิ่งกลับเข้ามารับตำแหน่ง CEO ได้ 7 ปี iPod mini เพิ่งวางตลาด และโปรเจ็ค iPhone กำลังตั้งไข่ (่ก่อนจะเปิดตัวในอีก 3 ปีต่อมา)

ในรูปภาพ เราจะเห็นคำจั่วหัวว่า “JB’s Rules for Success” แว้บแรกนึกว่า JB จะย่อมาจาก Jobs แต่แท้จริงแล้วเป็นชื่อย่อของ John Brandon ซึ่งเป็น Vice President ฝ่าย Sales

นี่คือกฎความสำเร็จ 11 ข้อที่ติดอยู่หลังบัตรพนักงานคนนั้นครับ

– Let go of the old, make the most of the future
– ละทิ้งสิ่งเดิมๆ และใช้ประโยชน์จากอนาคตให้คุ้มค่าที่สุด

– Always tell the truth, we want to hear the bad news sooner than later
– พูดความจริงเสมอ บอกข่าวร้ายเร็วๆ ดีกว่ามาบอกกันทีหลัง

– The highest level of integrity is expected, when in doubt, ask
– ความซื่อสัตย์เป็นเรื่องสำคัญที่สุด ถ้าไม่แน่ใจให้ถาม

– Learn to be a good businessperson, not just a good salesperson
– อย่าเป็นเพียงนักขายที่ดี ต้องเป็นนักธุรกิจที่ดีด้วย

– Everyone sweeps the floor
– ทุกคนต้องพร้อมที่จะกวาดพื้น (ไม่มีงานไหนต่ำเกินไป)

– Be professional in your style, speech and follow-up
– เป็นมืออาชีพทั้งเรื่องวิธีการ การพูดการจา และการติดตามผล

– Listen to the customer, they almost always get it
– จงฟังลูกค้า ส่วนใหญ่แล้วพวกเขาเข้าใจนะว่าอะไรเป็นอะไร

– Create win/win relationships with our partners
– สร้างความสัมพันธ์แบบ win/win กับพันธมิตรของเรา

– Look out for each other, sharing information is a good thing
– คอยสอดส่องดูแลกัน การแบ่งปันข้อมูลเป็นเรื่องดี

– Don’t take yourself too seriously
– อย่าเอาเป็นเอาตายกับตัวเองมากนัก

– Have fun, otherwise it’s not worth it
– สนุกกับมัน ไม่อย่างนั้นก็ไม่คุ้มกันหรอก

แม้กฎเหล่านี้จะไม่ได้มาจาก Steve Jobs โดยตรง แต่ผมก็เชื่อว่ามันคือสิ่งที่พนักงาน Apple จำนวนไม่น้อยปฏิบัติตาม และเป็นหนึ่งในปัจจัยที่ทำให้ Apple กลายมาเป็นบริษัทที่มีมูลค่าสูงที่สุดในโลกครับ

—–

ขอบคุณข้อมูลจาก CNBC This former Apple employee shares the ‘rules for success’ the company gave him when he worked there 

ขอบคุณภาพจาก imgur by wowbobwow 

อะไรคือ Superpower ของคุณ?

20171007_supwerpower

เมื่อวานนี้เรามีการจัด Townhall ที่ Wongnai ครับ

Townhall คือประชุมใหญ่ประจำไตรมาส ที่ตัวแทนแต่ละแผนกจะผลัดกันออกมาเล่าเรื่องราวสำคัญๆ ในสามเดือนที่ผ่านมาและสิ่งที่เราจะทำต่อจากนี้

ผมเองก็ได้ออกไปพูดหน้าชั้นเหมือนกัน

สไลด์แรกของผมจั่วหัวด้วยคำถามที่ว่า “What is your superpower”?

ผมขอให้คนในห้องสุ่มวันในสัปดาห์มาหนึ่งวัน (เขาตอบว่าวันจันทร์) ผมจึงขอให้ทุกคนที่เกิดวันจันทร์ลุกขึ้นยืน จากนั้นก็เรียกชื่อเล่นและชื่อจริงครบทุกคน

เมื่อผมเรียกชื่อทุกคนเรียบร้อยแล้ว ผมจึงบอกว่าพลังพิเศษของผมในฐานะ Head of People คือการจำหน้า ชื่อเล่น ชื่อจริง และแผนกของพนักงานทุกคนใน Wongnai

ทั้งหมด 182 คนพอดี

—–

ทีม People ที่ Wongnai ดูแลอยู่สามอย่างคือ Recruitment / Engagement / Development

สามเดือนที่ผ่านมาผมเน้นไปที่เรื่อง Development มีการจัด knowledge sharing ข้ามทีม มีการตั้งงบเทรนนิ่งให้พนักงานทุกคน และมีการเชิญคนเจ๋งๆ มาพูดอย่างคุณเบนซ์ ธนชาติ พี่ก้อง ทรงกลดและพี่ต่อ ฟีโนมีน่า

สามเดือนต่อจากนี้ผมอยากจะเน้นเรื่อง Employee Wellbeing (ซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของ Engagement) เราจะจัด Wongnai WeFit กันอีกครั้งเพื่อให้พนักงานได้ลดน้ำหนักและสุขภาพแข็งแรง จะมีการเปลี่ยนประเภทขนมที่เราให้พนักงานกินฟรีในออฟฟิศเป็นขนมที่ดีต่อสุขภาพมากขึ้น และเราจะมีตรวจสุขภาพประจำปีซึ่งเป็นสิ่งที่พนักงานขอกันมานานแล้ว

—–

ผมปิดท้ายว่าจริงๆ แล้ว superpower ของผมไม่ใช่การจำชื่อคน แต่คือการ “ฟัง”

“ฟัง” ว่าพนักงานต้องการอะไร แล้วทีม People เองจะทำอะไรได้บ้าง

การเชิญพี่ต่อ ฟีโนมีน่ามาก็เกิดจากน้องในทีม Content ขอมา ส่วนการตรวจสุขภาพประจำปีก็เกิดจากน้องผู้หญิงอีกสองคนที่มาคุยกับผมตอนต้นปี

สิ่งที่ขอ บางอย่างก็ทำไม่ได้ บางอย่างก็ทำได้เลย หรือบางอย่างก็ต้องใช้เวลา

มองจากข้างนอกเข้ามา คนอาจจะนึกว่า Wongnai มีเงินถุงเงินถัง ทั้งๆ ที่จริงๆ ปีนี้จะเป็นปีแรกที่เราทำกำไรได้ หลังจากเปิดเว็บ wongnai.com มา 7 ปี*

ดังนั้นเราจึงรู้ตัวว่าสวัสดิการในบริษัทเรายังสู้บริษัทใหญ่ๆ ไม่ได้หรอก แต่สิ่งที่เราให้ได้คือเรื่องอย่างขนมฟรี ทำงานจากที่บ้านได้ ไม่จำกัดวันลา ฯลฯ ซึ่งเรื่องอย่างนี้ใช้เงินไม่สูง แต่ใช้ความไว้ใจสูงมาก

สิ่งที่ผมอยากบอกก็คือมันจะดีขึ้นเรื่อยๆ

โดยเฉพาะถ้าทุกคนค้นให้พบว่า superpower ของเราคืออะไร แล้วนำมันมาใช้ที่ Wongnai กันให้เต็มที่

Superpower ของเราอาจเป็นการเล่าเรื่องราว street food ที่ใครอ่านแล้วต้องตามไปกิน

Superpower ของเราอาจเป็นการ “รู้ทิศทางลม” ว่ากระแสอะไรกำลังจะมา แล้วใช้ประโยชน์จากมันในการทำ social media marketing ให้คนชอบคนแชร์

Superpower ของเราอาจเป็นการ “ดูคน” เพื่อคัดแต่คนเก่งและจิตใจดีมาร่วมทีม

Superpower ของเราอาจจะเป็นการทำความสะอาดห้องน้ำให้สะอาดเอี่ยมอ่องจนใครๆ ก็อยากใช้

ไม่มี superpower ไหนที่ยิ่งใหญ่เกินไป และไม่มี superpower ไหนที่จิ๊บจ๊อยเกินไป

ถ้าทุกคนร่วมมือร่วมใจใช้ superpower ในทุกวันที่มาทำงาน เป้าหมายที่เราฝันไว้ย่อมไม่ไกลเกินเอื้อมแน่นอน


* เป็นเรื่องปกติที่ startup จะกำไรช้า เพราะโดยธรรมชาติของ startup จะเอารายได้ไปลงทุนต่อเพื่อสร้างการเจริญเติบโตให้เร็วที่สุด บริษัทอย่าง Amazon ที่ก่อตั้งเมื่อปี 1994 เพิ่งมีกำไรปีแรกในปี 2003

ทำงานแทบตายเจ้านายรวยคนเดียว

20171002_worksohard

ในหนังสือสอนรวย หนึ่งในเหตุผลที่ผู้เขียนมักหยิบยกขึ้นมากระตุ้นให้พนักงานประจำออกมาเป็นนายของตัวเองก็คือ

“ทำไมคุณต้องทำงานหนัก เพื่อไปทำให้คนอื่นรวยด้วย?”

ซึ่งผมว่ามันเป็นตรรกะที่ไม่ค่อยโอเคเท่าไหร่นะ

ถ้าใช้ตรรกะเดียวกันจากมุมของเจ้านายหรือเจ้าของธุรกิจ มันก็จะกลายเป็น

“ทำไมผมต้องแบกรับความเสี่ยงอยู่คนเดียว เพื่อให้คนอื่นได้มีงานทำด้วย?”

พูดกันแฟร์ๆ เวลาธุรกิจเจริญรุ่งเรือง พนักงานก็ได้โบนัส ได้ขึ้นเงินเดือนและปรับตำแหน่งขึ้นเรื่อยๆ เพราะฉะนั้นเจ้านายไม่ได้รวยคนเดียว ลูกน้องก็รวยด้วยเพียงแต่ไม่ได้รวยเท่าเจ้านาย

แต่เวลาธุรกิจเจ๊ง คนที่เจ๊งคือเจ้านายคนเดียวนะครับ

สำหรับเจ้าของบางคน นั่นอาจหมายถึงเงินที่เขาเก็บสะสมมาทั้งชีวิต อาจหมายถึงบ้านที่หลุดจำนอง และอาจหมายถึงการติดคุกติดตาราง

ส่วนพนักงานประจำนั้นแม้ธุรกิจจะเจ๊งก็ลาออกไปทำงานที่อื่นได้ทุกเมื่อ ถ้าคุณมีดีพอ

กฎเหล็กในโลกทุนนิยมก็คือ High Risk, High Return และ Low Risk, Low Return

เจ้าของธุรกิจอยู่ในจำพวกแรก ส่วนพนักงานอยู่ในจำพวกหลัง

เจ้าของธุรกิจเวลารุ่งก็อาจรวยเป็น 100 ล้าน แต่เวลาเจ๊งก็อาจติดลบเป็น 100 ล้าน

พนักงานเวลารุ่งอาจรวย 1 ล้านบาท เวลาเจ๊งนั้นอาจติดลบอยู่แค่ไม่กี่หมื่น (ช่วงที่หางานใหม่)

เจ้าของธุรกิจ Upside กับ Downside นั้นมีมากพอกัน ส่วนพนักงานประจำนั้น Upside มีไม่เยอะ ส่วน Downside นั้นแทบไม่มีเลย

เพราะฉะนั้น ถ้าเราเป็นพนักงานประจำ ก็ขออย่าได้เอาความคิด “ทำงานแทบตายเจ้านายรวยคนเดียว” มาเป็นข้ออ้างที่จะทำงานแบบเช้าชามเย็นชามเลยครับ

เพราะนอกจากจะเป็นตรรกะที่ไม่สมประกอบแล้ว มันยังทำร้ายตัวเราเองในระยะยาวด้วย

—–

เปิดรับสมัคร Time Management Workshop รอบบ่ายวันเสาร์ที่ 7 ตุลาคม (เหลือ 4 ที่นั่ง) ดูรายละเอียดได้ที่นี่ครับ https://goo.gl/Scii9o

หนังสือ “Thank God It’s Monday ขอบคุณโลกนี้ที่มีงานประจำ” เริ่มขาดตลาดแล้ว หากหาซื้อไม่ได้ สามารถสั่งออนไลน์กับผม (พร้อมลายเซ็น) ได้ที่ bit.ly/tgimorder ครับ

เพียงนั่งใกล้หน้าต่างก็ทำงานได้ดีขึ้น

20170917_windowseat

เวลาพูดถึง productivity หรือผลิตภาพของคนทำงานนั้น เรามักจะเน้นเรื่อง “ทักษะ” เป็นหลัก เช่นจะจัดการ to do list อย่างไร จะรับมืออีเมลที่ถาโถมอย่างไร จะใช้เครื่องมืออะไร? ฯลฯ

แต่สิ่งหนึ่งที่เราไม่ค่อยนึกถึง คือเราจะจัดสภาพแวดล้อมอย่างไรเพื่อให้เรามีสภาพจิตใจที่พร้อมกับการทำงานมากที่สุด

Dr.Ron Friedman ผู้เขียนหนังสือ The Best Place to Work บอกว่า เราควรเรียนรู้จากมนุษย์ถ้ำ

สังเกตว่า พวกเราส่วนใหญ่นั้นมักจะชอบเวลาได้นั่งอยู่ในที่ร่มที่มองเห็นทิวทัศน์กว้างไกล บ้านพักตากอากาศริมทะเลหรือในภูเขาจึงเป็นที่นิยมในหมู่คนมีสตางค์

นี่เป็นความคุ้นเคยของเรามาตั้งแต่สมัยดึกดำบรรพ์ที่การมีหลังคาคุ้มหัวและอยู่ในจุดที่สามารถมองเห็นพื้นที่โดยรอบได้นั้นเป็นเรื่องสำคัญมากสำหรับการอยู่รอด เพราะจะช่วยให้เราเห็นว่าแหล่งอาหารของเราอยู่ที่ไหน สัตว์ทีี่เป็นอันตรายอยู่ในละแวกนั้นหรือเปล่า

แม้สมัยนี้การได้เห็นทิวทัศน์จะไม่ใช่เรื่องคอขาดบาดตายอีกต่อไป แต่สัญชาติญาณลึกๆ ของเราก็ยังโหยหาสิ่งเหล่านี้อยู่ดี

และนี่คือไอเดียบางอย่างจากมนุษย์ถ้ำที่เราอาจจะนำไปปรับใช้กับที่ทำงานของเราได้ครับ

หาที่นั่งริมหน้าต่าง เคยมีงานวิจัยที่ตีพิมพ์เมื่อปี 2003 ระบุว่า พนักงาน call center ที่ได้นั่งริมหน้าต่างนั้นสร้างมูลค่าให้กับบริษัทได้มากกว่าปกติถึง $3000 ต่อปี

รับแสงอาทิตย์ ถ้าเราไม่ได้มีที่นั่งริมหน้าต่าง อย่างน้อยเราควรจะหาโอกาสได้รับแสงอาทิตย์อยู่เรื่อยๆ เพราะแสงอาทิตย์เป็นตัวจัดระเบียบนาฬิกาในร่างกายเรา งานวิจัยในปี 2013 ชี้ว่าพนักงานที่นั่งในจุดที่แสงอาทิตย์ส่องถึงนั้นนอนหลับได้ดีกว่าพนักงานที่ไม่ได้รับแสงอาทิตย์ถึง 46 นาที ดังนั้นหากที่นั่งเราแสงอาทิตย์ส่องไม่ถึง ก็ควรออกไปเดินยืดเส้นยืดสายนอกตัวตึกบ้าง

หาต้นไม้มาปลูก ในปี 2011 ได้มีการทดลองด้วยการสุ่มแจกต้นไม้เล็กๆ ให้พนักงาน ปรากฎว่าพนักงานที่นั่งใกล้ต้นไม้เหล่านี้ทำงานที่ต้องใช้สมาธิและความจดจ่อได้ดีขึ้นมาก

หารูปธรรมชาติมาประดับในออฟฟิศ ภาพที่มีสีเขียวหรือสีน้ำเงิน (สีที่ปรากฎในธรรมชาติอย่างป่าและทะเล) จะทำให้เรารู้สึกปลอดภัยและมีความคิดสร้างสรรค์มากขึ้น

ผมเชื่อว่าองค์กรสมัยใหม่จะเริ่มใส่ใจการออกแบบออฟฟิศที่จะตอบโจทย์ความต้องการเหล่านี้มากขึ้น แต่ถ้าองค์กรที่เราอยู่ยังใช้วิธีคิดแบบเก่า ก็เป็นหน้าที่ของเราที่จะปรับสภาพแวดล้อมของออฟฟิศด้วยตัวเองเพื่อช่วยให้การทำงานของเราราบรื่นและมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นครับ


ขอบคุณคุณผู้อ่านที่อุดหนุนหนังสือเล่มแรกของผม “Thank God It’s Monday ขอบคุณโลกนี้ที่มีงานประจำ” จนตอนนี้ติดอันดับ Bestseller ของซีเอ็ดครับ (https://goo.gl/e326HZ)  หากใครยังไม่ได้จับจอง ยังสามารถหาซื้อได้ที่ซีเอ็ด นายอินทร์ คิโนะคุนิยะ เอเชียบุุ๊คส์ บีทูเอส ศูนย์หนังสือจุฬา หรือสั่งตรงกับผมก็ได้ครับ bit.ly/tgimannounce

แม่ทัพที่เก่งจะพาเราชนะศึก

20170911_commander

แม่ทัพที่เยี่ยมยอดจะชนะโดยไม่ต้องออกศึก

“แม่ทัพที่ชำนาญการสงคราม เอาชนะข้าศึกได้โดยมิต้องสู้รบ ยึดเมืองได้โดยมิต้องใช้กำลังเข้าตี และล้มอาณาจักรของศัตรูได้โดยมิต้องทำการรบเรื้อรัง”
-ซุนวู (ตำราพิชัยสงคราม)

ในวัยเยาว์ พวกเราเกือบทุกคนน่าจะเคยดูหนังซูเปอร์ฮีโร่

ไม่ว่าจะเป็นไอ้มดแดง อุลตร้าแมน หรือขบวนการเรนเจอร์ทั้งหลาย

เป็นฮีโร่นั้นชะมัด เพราะเขาเสี่ยงชีวิตต่อสู้กับสัตว์ประหลาดจนปกป้องโลกนับครั้งไม่ถ้วน

พอโตมา ความรู้สึกยกย่องฮีโร่นั้นนั้นก็ยังคงอยู่

เมื่อไหร่ที่บ้านเมืองอยู่ในภาวะวิกฤติ เราจึงไม่วายที่จะมองหา “พระเอกขี่ม้าขาว” มาช่วยกอบกู้สถานการณ์ และถ้ามีใครซักคนหนึ่งทำได้ คนๆ นั้นก็จะได้รับการยกย่องเชิดชู

คนจำนวนมากฝันอยากเป็นฮีโร่ แต่น้อยคนนักที่จะฝันถึงการเป็นคนธรรมดาที่ทำให้วิกฤตินั้นไม่เกิดเสียแต่แรก

การมีแม่ทัพที่เก่งจนรบชนะมาเจ็ดย่านน้ำนั้นก็อุ่นใจดี แต่จะดียิ่งกว่านี้หากมีใครช่วยคิดช่วยป้องกันไม่ให้เกิดศึกสงครามตั้งแต่แรก เพราะต่อให้แม่ทัพรบเก่งแค่ไหนก็ย่อมมีการสูญเสียไพร่พล หากไม่ต้องรบก็ย่อมไม่เกิดการสูญเสียใดๆ เลย

เหมือนที่ฝรั่งบอกว่า The best customer service is no service การดูแลลูกค้าที่ดีที่สุดคือการทำบริการหรือสินค้าของเราให้เยี่ยมยอดเสียจนไม่จำเป็นต้องมีฝ่ายบริการลูกค้า

ลองนึกถึงผลิตภัณฑ์ที่เราชื่นชม จะเห็นว่าเราไม่เคยต้องติดต่อ Call Center เลย

เช่น Swiss Knife ที่ซื้อมาเป็น 10 ปีแล้วก็ยังใช้ได้ดีอยู่ หรือเป้บางยี่ห้อที่ใช้เท่าไหร่ก็ไม่พังเสียที

โอกาสจะได้เป็นพระเอกขี่ม้าขาวนั้นอาจน้อยกว่าหนึ่งในล้าน

แต่เราทุกคนสามารถเป็น “วีรบุรุษนิรนาม” ได้ด้วยการคิดให้ถี่ถ้วน และทำหน้าที่ของเราให้สุดความสามารถครับ

—–

ขอบคุณคุณผู้อ่านที่อุดหนุนหนังสือเล่มแรกของผม “Thank God It’s Monday ขอบคุณโลกนี้ที่มีงานประจำ” จนตอนนี้ติดอันดับ Bestseller ของซีเอ็ดครับ (https://goo.gl/e326HZ)  หากใครยังไม่ได้จับจอง ยังสามารถหาซื้อได้ที่ซีเอ็ด นายอินทร์ คิโนะคุนิยะ เอเชียบุุ๊คส์ บีทูเอส ศูนย์หนังสือจุฬา หรือสั่งตรงกับผมก็ได้ครับ bit.ly/tgimannounce