เจ้านายเก่าของผมคนหนึ่งชื่อคุณเดวิดจะมีนิสัยอย่างหนึ่งที่ผมคิดว่าน่าสนใจ
น่าสนใจเพราะไม่มีใครทำกัน แต่ผมเชื่อว่ามีประโยชน์มาก
นั่นคือ เวลาที่เราเข้าห้องประชุม ก่อนที่ใครจะเริ่มพูดประโยคแรก เดวิดจะถามขึ้นมาก่อนเลยว่า
“วันนี้เรามาประชุมกันเพื่ออะไร?” What is this meeting for?
เจอคำถามนี้ คนก็จะมองหน้ากันเลิ่กลั่ก มีความเงียบคั่นกลางประมาณ 2-3 วินาที ก่อนที่จะมีคนพูดขึ้นมาด้วยน้ำเสียงไม่ค่อยแน่ใจ เช่น
“มานำเสนองบประมาณการจัดงานปีใหม่”
แล้วเดวิดก็จะถามต่อว่า แล้วสิ่งที่เราคาดหวังหลังจากจบการประชุมนี้คืออะไร? What are we trying to achieve from this meeting?
ก็จะเดดแอร์อีกซักแป๊บนึง ก่อนที่จะมีคน(เดิม)พูดขึ้นมาว่า
“เพื่อที่จะให้เราทุกคนคุยกันว่างบประมาณนี้เหมาะสมและจะได้อนุมัติงบนี้เพื่อเดินหน้าจัดงานต่อไป”
จากนั้นเดวิดก็จะพูดทวนอีกครั้งว่าเรามาประชุมวันนี้กันเรื่องอะไร และเป้าหมายของการประชุมนี้คืออะไร
แล้วการประชุมนั้นก็จะไม่ออกนอกลู่นอกทางและมักจบตรงเวลาเสมอ
—–
หนึ่งในเสียงบ่นของคนทำงานบริษัทคือเรามีการประชุมเยอะเกินไป
แต่ผมว่าปัญหาที่แท้จริงไม่ใช่ตรงนั้น
ปัญหาที่แท้จริงคือเรามีการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพเยอะเกินไปต่างหาก
เป้าหมายการประชุมไม่ชัด, agenda ไม่มี ต่างคนต่างนำเสนอสิ่งที่ตัวเองคิด พอถึงตาคนอื่นพูดเราก็ไม่ฟัง ไม่มีคนคุมเวลา ประชุมเสร็จแล้วไม่รู้ว่าใครต้องทำอะไร
อาการเหล่านี้น่าจะบรรเทาลงได้ถ้ามีคนถามคำถามอย่างเดวิดก่อนเริ่มการประชุม
แน่นอนว่ามันไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะคนที่ถามอาจประสพกับเดดแอร์และอาจถูกมองด้วยสายตาแปลกๆ แต่ผมเชื่อว่าผลลัพธ์ที่ได้นั้นคุ้มยิ่งกว่าคุ้ม
ลองเอาไปปรับใช้ดูนะครับ