สิ่งที่ควรทำก่อนเริ่มการประชุม

20190129_beforemeetingstarts

เจ้านายเก่าของผมคนหนึ่งชื่อคุณเดวิดจะมีนิสัยอย่างหนึ่งที่ผมคิดว่าน่าสนใจ

น่าสนใจเพราะไม่มีใครทำกัน แต่ผมเชื่อว่ามีประโยชน์มาก

นั่นคือ เวลาที่เราเข้าห้องประชุม ก่อนที่ใครจะเริ่มพูดประโยคแรก เดวิดจะถามขึ้นมาก่อนเลยว่า

“วันนี้เรามาประชุมกันเพื่ออะไร?” What is this meeting for?

เจอคำถามนี้ คนก็จะมองหน้ากันเลิ่กลั่ก มีความเงียบคั่นกลางประมาณ 2-3 วินาที ก่อนที่จะมีคนพูดขึ้นมาด้วยน้ำเสียงไม่ค่อยแน่ใจ เช่น

“มานำเสนองบประมาณการจัดงานปีใหม่”

แล้วเดวิดก็จะถามต่อว่า แล้วสิ่งที่เราคาดหวังหลังจากจบการประชุมนี้คืออะไร? What are we trying to achieve from this meeting?

ก็จะเดดแอร์อีกซักแป๊บนึง ก่อนที่จะมีคน(เดิม)พูดขึ้นมาว่า

“เพื่อที่จะให้เราทุกคนคุยกันว่างบประมาณนี้เหมาะสมและจะได้อนุมัติงบนี้เพื่อเดินหน้าจัดงานต่อไป”

จากนั้นเดวิดก็จะพูดทวนอีกครั้งว่าเรามาประชุมวันนี้กันเรื่องอะไร และเป้าหมายของการประชุมนี้คืออะไร

แล้วการประชุมนั้นก็จะไม่ออกนอกลู่นอกทางและมักจบตรงเวลาเสมอ

—–

หนึ่งในเสียงบ่นของคนทำงานบริษัทคือเรามีการประชุมเยอะเกินไป

แต่ผมว่าปัญหาที่แท้จริงไม่ใช่ตรงนั้น

ปัญหาที่แท้จริงคือเรามีการประชุมที่ไม่มีประสิทธิภาพเยอะเกินไปต่างหาก

เป้าหมายการประชุมไม่ชัด, agenda ไม่มี ต่างคนต่างนำเสนอสิ่งที่ตัวเองคิด พอถึงตาคนอื่นพูดเราก็ไม่ฟัง ไม่มีคนคุมเวลา ประชุมเสร็จแล้วไม่รู้ว่าใครต้องทำอะไร

อาการเหล่านี้น่าจะบรรเทาลงได้ถ้ามีคนถามคำถามอย่างเดวิดก่อนเริ่มการประชุม

แน่นอนว่ามันไม่ใช่เรื่องง่าย เพราะคนที่ถามอาจประสพกับเดดแอร์และอาจถูกมองด้วยสายตาแปลกๆ แต่ผมเชื่อว่าผลลัพธ์ที่ได้นั้นคุ้มยิ่งกว่าคุ้ม

ลองเอาไปปรับใช้ดูนะครับ