นี่คือเรื่องที่จะเขียนตั้งแต่เมื่อคืนแต่เผอิญมีเรื่อง “วิธีคลายกังวล” มาแทรกเสียก่อน
ดั่งที่เคยเล่าให้ฟังว่าสมัยก่อนผมเคยทำงานเป็นหัวหน้าทีมซัพพอร์ตด้วย โดยทั้งทีมมีกันอยู่ทั้งหมด 8 คน และแต่ละคนก็จะมีไอเดียดีๆ มานำเสนอให้กับทีมอย่างเช่นโปรเจ็ค I’m Farang ที่ช่วยให้พวกเราคุยกันเป็นภาษาอังกฤษโดยไม่เก้อเขิน
สิ่งที่จะมาเขียนวันนี้ก็เป็นเรื่องที่คนในทีมเสนอมาอีกเช่นกัน ถ้าจำไม่ผิดน่าจะเป็นพี่เอ้ ซึ่งตอนนั้นเป็นผู้หญิงคนเดียวภายในทีม
งานหลักๆ ของซัพพอร์ตคือรับเคสจากลูกค้า ซึ่งทีมเรามีโปรดักท์ที่ต้องดูแลอยู่หลายตัว และแต่ละตัวก็จะมีอย่างน้อยสองคนที่มีความรู้โปรดักท์ตัวนั้นๆ (เพื่อที่ว่าหากใครคนใดคนหนึ่งลางาน ก็ยังมีอีกคนที่สามารถแก้ปัญหาให้ลูกค้าได้)
ดังนั้นจึงมีความจำเป็นระดับหนึ่งที่คนในทีมควรจะรู้ว่า เพื่อนๆ แต่ละคนถือเคสอะไรอยู่บ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหัวหน้าทีมที่ต้องดูภาพรวมว่าเคสไหนต้องการความใส่ใจเป็นพิเศษ และลูกทีมคนไหนงานหนัก-งานเบา
จึงมีการนำเสนอสิ่งที่เรียกว่า Weekly Focus ขึ้นมาครับ
หลักการก็ง่ายๆ เพียงให้ทุกคนลิสต์งานที่ต้องทำ 5-6 อย่างภายในสัปดาห์นี้ แล้วส่งเมล์ให้ทุกคนในทีม คนอื่นๆ ก็ทำเช่นเดียวกันด้วยการ Reply All
นอกจากจะบอกว่าสัปดาห์นี้จะทำอะไรแล้ว ยังให้แปะลงไปด้วยว่า ที่ตั้งใจว่าจะทำเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ได้ทำเสร็จจริงรึเปล่า (อันไหนที่ทำเสร็จก็ย้อมฟอนท์ให้เป็นสีเทา อันไหนไม่เสร็จก็ย้อมฟอนท์ทำให้เป็นสีแดง)
จากอีเมล์ที่มีแต่ Text ธรรมดาก็ค่อยๆ วิวัฒนาการมาเรื่อยๆ จนกลายมาเป็น Template ใน Excel ที่ผมโชว์อยู่ที่ด้านล่างนี้ครับ
สามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้ที่ https://goo.gl/d3Lutx แล้วไปที่ File-> Download as -> Microsoft Excel
ชื่อคอลัมน์ก็มีความหมายดังนี้
Type = งานชิ้นนี้ตกอยู่ใต้ Objective ข้อไหน*
Task Name = ชื่อของงานชิ้นนั้น
Action = สิ่งที่จะทำในสัปดาห์นี้ (สังเกตว่าประโยคจะขึ้นต้นด้วย Verb)
Mon-Fri = จะทำงานชิ้นนี้วันไหน เช้าหรือบ่าย?
* พนักงานทุกคนจะต้องมี Objectives ประจำปีที่ชัดเจน ประมาณ 4-6 ข้อ ดังนั้นงานที่เราทำส่วนใหญ่ควรจะสอดคล้องกับ Objective ข้อใดข้อหนึ่ง โดย Mapping ของ Type/Objective Detail อยู่ในตารางด้านล่างสุดครับ
และแน่นอน ในเทมเพลตเราก็มีตารางสำหรับ Last Week’s Review เพื่อดูว่างานของสัปดาห์ที่แล้วสำเร็จไปมากน้อยแค่ไหน
เมื่อทุกคนในทีมแชร์ว่าตัวเองจะทำอะไรบ้าง (และทำอะไรไปแล้วบ้าง) ความโปร่งใสก็จะเกิดขึ้น หัวหน้าทีมก็จะรู้แล้วว่า สัปดาห์นี้ควรจะดูแลเรื่องไหนเป็นพิเศษ
และหากบางคนตกหล่นเรื่องอะไรไป (หรือเอาเวลาไปลงกับเรื่องที่เรายังไม่เห็นว่าจำเป็นต้องทำตอนนี้) เราก็สามารถไปบอกให้เขาปรับ Weekly Focus ได้
การใช้ Weekly Focus น่าจะเหมาะกับทีมที่คนส่วนใหญ่ยังค่อนข้างใหม่ (ทำงานมาไม่เกิน 5 ปี) ใจกว้างและซื่อสัตย์พอที่จะเปิดเผยงานที่สำเร็จและยังไม่สำเร็จให้เพื่อนๆ ได้รับทราบครับ
(ส่วนคนที่ทำงานมาเป็น 10 ปีแล้ว อาจจะไม่จำเป็น เพราะเก๋าแล้ว รู้ว่าเรื่องไหนควรทำตอนไหนและทำเยอะแค่ไหน)
ใครสนใจ เอาไปใช้ได้เลยนะครับ ไม่คิดค่าลิขสิทธิ์!
—–
ป.ล. ตัวอย่างที่เอามาโชว์นั้นดัดแปลงมาจาก Weekly Focus สมัยที่ผมหันมาทำงานด้าน communication แล้ว เนื้อหาของงานจึงไม่มีอะไรเกี่ยวกับซัพพอร์ต
—–
อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/
อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก See First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)
ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”
นี่ก็ปี 2021 แล้ว ไม่แน่ใจว่าเคยอ่านเรื่องนี้แล้วหรือยัง
ช่วงนี้ได้รู้จักการจดบันทึกแบบ Bullet Journal แรกๆ ก็จด Weekly Plan ในสมุด
รูปแบบคล้าย Weekly Focus ในภาพครับ แต่มีแค่ Task Name, Day และ AM/PM
ตอนนี้ขยับขยายเป็นจดใส่กระดาษ A4 บนคลิบลอร์ดแล้ว จะไปปรับหน้าแรกที่เป็น index
ให้เป็น Weekly Focus แบบนี้ คิดว่า Action จะช่วยติดตามงานง่ายขึ้นแน่ๆ
ขอบคุณสำหรับคำแนะนำครับ
LikeLiked by 1 person
Pingback: จัดระเบียบงานยังไงให้ใจโล่ง - พอดีพอโยคะ