เช้านี้มีเรื่องน่าดีใจอยู่อย่างหนึ่ง

นั่นคือบทความเรื่อง “กฎสองนาที” ที่ผมเขียนเมื่อสัปดาห์ที่แล้วมีคนแชร์เกินสองพันครั้งแล้ว

พอเห็นกฎสองนาทีขายดีเป็นเทน้ำเทท่าอย่างนี้ก็ชักติดใจ เลยมาแชร์กฏอีกข้อนะครับ ถึงแม้ว่ามันอาจจะมีประโยชน์กับคนแค่บางกลุ่มเท่านั้น

กฎนี้เรียกว่ากฏ 10 วินาที ซึ่งใช้สำหรับการเขียนอีเมล์ในองค์กรครับ ใครที่ไม่ได้ใช้อีเมล์ในการทำงานอยู่ทุกวันก็ข้ามตอนนี้ไปได้เลย

สำหรับองค์กรเอกชน โดยเฉพาะองค์กรข้ามชาติแล้วล่ะก็ ทักษะการเขียนอีเมล์เป็นเรื่องที่สำคัญมาก เพราะเราต้องรับ-ส่งอีเมล์กันวันละเป็นร้อยฉบับ

“กฏ 10 วินาที” หรือ The 10-second rule ก็คือการเขียนเมล์ให้ผู้อ่านรู้ว่าคุณต้องการอะไรภายใน 10 วินาทีแรกที่เปิดเมล์นั้นขึ้นมา

หรือพูดง่ายๆ คือคุณต้องเข้าประเด็นให้เร็วที่สุด ก่อนที่ผู้รับเมล์จะหมดความอดทนและปิดเมล์คุณไปซะก่อน หรืออ่านจนจบแล้วก็ยังไม่เข้าใจว่าคุณต้องการให้เขาทำอะไร

วิธีการที่จะทำให้ผู้อ่านรู้ว่าต้องการอะไรในสิบวินาที มีสิ่งที่ต้องใส่ใจอยู่สองอย่างคือ Subject และประโยคแรกของเนื้อความ

คำที่ผมใช้บ่อยๆ ใน Subject มีดังนี้ (พร้อมตัวอย่างการใช้งาน)

Help Needed: ขอความช่วยเหลือ
Help Needed: Looking for a photographer for our party next Friday

Review Needed: ช่วยอ่านให้หน่อยนะครับว่าโอเครึเปล่า
Review Needed: Bangkok Newsletter – July 2015

Approval Needed: ขออนุมัติ
Approval Needed: Annual Party 2015 budget

Action Required: ให้ทำอะไรบางอย่าง
Action Required: Upgrade your MS Office by 31 July

Reminder: เคยส่งไปแล้ว ครั้งนี้เป็นการเตือนนะฮะ
Reminder: Upgrade your MS Office by 31 July

Final Call: บอกให้รู้ว่านี่เป็นการส่งเมล์เตือนครั้งสุดท้ายแล้วนะ
Final Call: Upgrade your MS Office by 5pm today

Sign up now: ให้ลงทะเบียน
Sign up now: Agile Workshop next Wednesday

20 seats only: บอกให้รู้ว่าที่มีจำกัด รีบมาลงทะเบียนซะล่ะ
20 seats only: Agile Workshop next Wednesday

Take a quiz and win a prize: เชิญชวนมาตอบคำถามเพื่อลุ้นรางวัล
Take this English quiz for a chance to win 2 movie tickets

เมื่อเราจั่วหัวไว้ชัดเจนขนาดนี้ คนส่วนใหญ่ก็จะพอรู้แล้วว่าต้องการให้เค้าทำอะไรโดยใช้เวลาอ่านไม่ถึง 5 วินาทีด้วยซ้ำ

—–

แต่แม้จะเขียน Subject ชัดเจนแล้ว เราก็ยังต้องเขียนประโยคแรกของเราให้ชัดเจนด้วย เพราะบางทีคนก็เปิดอ่านเมล์โดยไม่ทันอ่าน Subject

นี่คือตัวอย่างของคนที่ไม่ได้ใช้กฏ 10 วินาที

Hello John,

As the company’s mission for this year is to hit the revenue of 30 million baht, there is a need to come up with a plan on how to achieve this, and it will involve everyone from R&D, product development, marketing, and sales to work together to deliver the results and win together.

As a manager of R&D team, I was wondering if you will be available to have a meeting with us to discuss our goals, strategy, and concrete actions to take to accomplish our mission.

Please let me know what date and time suit you best so that I can arrange a meeting for us accordingly.

Regards,
Rut

จะเห็นได้ว่าเมล์ก็ไม่ได้แย่อะไรหรอก แต่อาจจะยาวเกินความจำเป็น กว่าคุณจอห์นจะรู้ว่าเราต้องการอะไรจากเขาก็ต้องอ่านจนถึงบรรทัดสุดท้าย แถมดูท่าแล้วต้องเมล์กลับไปกลับมาอีกสองรอบกว่าจะนัดเวลากันได้

ลองปรับวิธีเขียนเป็นอย่างนี้ดูครับ

Hello John,

I’d like to invite you to a meeting to discuss how we can achieve our new revenue target of 30 million baht.

I have checked your calendar and you seem to be available on Friday at 2pm-3pm. I will send out an invitation shortly. Let me know if you’d prefer another date & time though.

See the agenda & more info attached.

Thanks!

Regards,
Rut

อาจจะไม่ใช่ตัวอย่างที่ดีที่สุด แต่น่าจะพอเห็นภาพว่าเราควรจะทำยังไงก็ได้ให้เมล์กระชับที่สุดและมีการโต้ตอบเท่าที่จำเป็นจริงๆ เท่านั้น ไม่มีความจำเป็นต้องอารัมภบทเพราะจอห์นเขารู้ดีอยู่แล้ว

แน่นอนว่าถ้าเราจะเมล์หาใครสักคนที่เราไม่รู้จักมาก่อน เราก็ควรจะแนะนำตัวซักนิด แต่แค่ประโยคเดียวก็พอ และเมื่อขึ้นประโยคที่สองก็บอกไปเลยว่าต้องการให้เขาทำอะไร ยกตัวอย่างเช่น

Hello Jack,

My name is Rut, the sales manager in the Bangkok office.  I am working on an action plan to achieve our new revenue target, and John Cousins recommended that I send this plan to you for your comments

Could you please take a look at our plan attached and let me know by tomorrow if you have any suggestions?

Thank you very much for your help.

Regards,

Rut

อ้อ! แล้วอย่าลืมนะครับว่าบางทีการส่งเมล์ก็ไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดเสมอไป ลองยกหูโทรศัพท์หรือเดินไปคุยกับเขาที่โต๊ะก็อาจจะทำให้งานของเราราบรื่นกว่า ถือเป็นการได้ยืดเส้นยืดสายและพักสายตาไปด้วยในตัวครับ

—–

ขอบคุณภาพจาก Pixabay.com

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ Archives

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings