สวัสดีครับคุณผู้ชม

นี่คือเรื่องที่จะเขียนตั้งแต่เมื่อคืนแต่เผอิญมีเรื่อง “วิธีคลายกังวล” มาแทรกเสียก่อน

ดั่งที่เคยเล่าให้ฟังว่าสมัยก่อนผมเคยทำงานเป็นหัวหน้าทีมซัพพอร์ตด้วย โดยทั้งทีมมีกันอยู่ทั้งหมด 8 คน และแต่ละคนก็จะมีไอเดียดีๆ มานำเสนอให้กับทีมอย่างเช่นโปรเจ็ค I’m Farang ที่ช่วยให้พวกเราคุยกันเป็นภาษาอังกฤษโดยไม่เก้อเขิน

สิ่งที่จะมาเขียนวันนี้ก็เป็นเรื่องที่คนในทีมเสนอมาอีกเช่นกัน ถ้าจำไม่ผิดน่าจะเป็นพี่เอ้ ซึ่งตอนนั้นเป็นผู้หญิงคนเดียวภายในทีม

งานหลักๆ ของซัพพอร์ตคือรับเคสจากลูกค้า ซึ่งทีมเรามีโปรดักท์ที่ต้องดูแลอยู่หลายตัว และแต่ละตัวก็จะมีอย่างน้อยสองคนที่มีความรู้โปรดักท์ตัวนั้นๆ (เพื่อที่ว่าหากใครคนใดคนหนึ่งลางาน ก็ยังมีอีกคนที่สามารถแก้ปัญหาให้ลูกค้าได้)

ดังนั้นจึงมีความจำเป็นระดับหนึ่งที่คนในทีมควรจะรู้ว่า เพื่อนๆ แต่ละคนถือเคสอะไรอยู่บ้าง โดยเฉพาะอย่างยิ่งหัวหน้าทีมที่ต้องดูภาพรวมว่าเคสไหนต้องการความใส่ใจเป็นพิเศษ และลูกทีมคนไหนงานหนัก-งานเบา

จึงมีการนำเสนอสิ่งที่เรียกว่า Weekly Focus ขึ้นมาครับ

หลักการก็ง่ายๆ เพียงให้ทุกคนลิสต์งานที่ต้องทำ 5-6 อย่างภายในสัปดาห์นี้ แล้วส่งเมล์ให้ทุกคนในทีม คนอื่นๆ ก็ทำเช่นเดียวกันด้วยการ Reply All

นอกจากจะบอกว่าสัปดาห์นี้จะทำอะไรแล้ว ยังให้แปะลงไปด้วยว่า ที่ตั้งใจว่าจะทำเมื่อสัปดาห์ที่แล้ว ได้ทำเสร็จจริงรึเปล่า (อันไหนที่ทำเสร็จก็ย้อมฟอนท์ให้เป็นสีเทา อันไหนไม่เสร็จก็ย้อมฟอนท์ทำให้เป็นสีแดง)

จากอีเมล์ที่มีแต่ Text ธรรมดาก็ค่อยๆ วิวัฒนาการมาเรื่อยๆ จนกลายมาเป็น Template ใน Excel ที่ผมโชว์อยู่ที่ด้านล่างนี้ครับ

สามารถดาวน์โหลดไฟล์ได้ที่ https://goo.gl/d3Lutx แล้วไปที่ File-> Download as -> Microsoft Excel

ชื่อคอลัมน์ก็มีความหมายดังนี้

Type = งานชิ้นนี้ตกอยู่ใต้ Objective ข้อไหน*
Task Name = ชื่อของงานชิ้นนั้น
Action = สิ่งที่จะทำในสัปดาห์นี้ (สังเกตว่าประโยคจะขึ้นต้นด้วย Verb)
Mon-Fri = จะทำงานชิ้นนี้วันไหน เช้าหรือบ่าย?

* พนักงานทุกคนจะต้องมี Objectives ประจำปีที่ชัดเจน ประมาณ 4-6 ข้อ ดังนั้นงานที่เราทำส่วนใหญ่ควรจะสอดคล้องกับ Objective ข้อใดข้อหนึ่ง โดย Mapping ของ Type/Objective Detail อยู่ในตารางด้านล่างสุดครับ

และแน่นอน ในเทมเพลตเราก็มีตารางสำหรับ Last Week’s Review เพื่อดูว่างานของสัปดาห์ที่แล้วสำเร็จไปมากน้อยแค่ไหน

เมื่อทุกคนในทีมแชร์ว่าตัวเองจะทำอะไรบ้าง (และทำอะไรไปแล้วบ้าง) ความโปร่งใสก็จะเกิดขึ้น หัวหน้าทีมก็จะรู้แล้วว่า สัปดาห์นี้ควรจะดูแลเรื่องไหนเป็นพิเศษ

และหากบางคนตกหล่นเรื่องอะไรไป (หรือเอาเวลาไปลงกับเรื่องที่เรายังไม่เห็นว่าจำเป็นต้องทำตอนนี้) เราก็สามารถไปบอกให้เขาปรับ Weekly Focus ได้

การใช้ Weekly Focus น่าจะเหมาะกับทีมที่คนส่วนใหญ่ยังค่อนข้างใหม่ (ทำงานมาไม่เกิน 5 ปี) ใจกว้างและซื่อสัตย์พอที่จะเปิดเผยงานที่สำเร็จและยังไม่สำเร็จให้เพื่อนๆ ได้รับทราบครับ

(ส่วนคนที่ทำงานมาเป็น 10 ปีแล้ว อาจจะไม่จำเป็น เพราะเก๋าแล้ว รู้ว่าเรื่องไหนควรทำตอนไหนและทำเยอะแค่ไหน)

ใครสนใจ เอาไปใช้ได้เลยนะครับ ไม่คิดค่าลิขสิทธิ์!

—–

ป.ล. ตัวอย่างที่เอามาโชว์นั้นดัดแปลงมาจาก Weekly Focus สมัยที่ผมหันมาทำงานด้าน communication แล้ว เนื้อหาของงานจึงไม่มีอะไรเกี่ยวกับซัพพอร์ต

—–

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก See First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”

Being busy is a form of laziness – lazy thinking and indiscriminate action

การทำตัวยุ่งก็เป็นรูปแบบหนึ่งของความเกียจคร้าน – เกียจคร้านทางความคิดและลงมือทำโดยไม่ไตร่ตรอง

– Tim Ferriss

—–

เชื่อว่าหลายคนที่ทำงานประจำน่าจะมีเพื่อนร่วมงานประเภท “ยุ่งตลอดเวลา”

ระหว่างวันก็มีแต่เข้าประชุม เวลาอยู่ในห้องประชุมก็ไม่ค่อยมีส่วนร่วมเพราะต้องนั่งทำงานอย่างอื่นไปด้วย เราส่งอีเมล์ไปเขาก็ไม่อ่าน ติดปัญหาอะไรเขาก็ไม่มีเวลามาช่วย แถมยังทำงานดึกๆ ดื่นๆ เป็นอาจิณอีกด้วย

ที่น่าสนใจคือ คนที่มีพฤติกรรมแบบนี้ น้อยคนมากที่จะมีผลงานออกมาดีหรือเป็นที่ชื่นชมของเพื่อนร่วมงาน

ทั้งๆ ที่ทุ่มเทเวลาให้กับงานวันละสิบกว่าชั่วโมงทุกวัน แต่ทำไมผลงานถึงไม่เข้าตากรรมการ?

อาจเพราะว่าเขาใช้เวลาไปกับสิ่งที่ไม่ได้สร้างคุณค่าต่อองค์กรเท่าไหร่นักก็ได้

—–

คุณเคยมีอาการอย่างนี้มั้ย

วิ่งวุ่นทั้งวันจนแทบจะไม่มีเวลาพักหายใจ และทำอะไรไปตั้งหลายอย่าง

แต่พอหมดวันแล้วกลับรู้สึกว่างเปล่า แถมอาจรู้สึกผิดอยู่ลึกๆ เพราะรู้ตัวว่าไม่ได้ทำอะไรเสร็จเป็นชิ้นเป็นอันซักอย่าง

ผมเองก็มีอาการอย่างนี้บ่อยๆ ครับ

ไอ้ความ “เป็นชิ้นเป็นอัน” นี่มันก็นิยามยากอยู่เหมือนกัน เพราะถึงผมจะทำอะไรเสร็จหลายอย่าง แต่ถ้างานนั้นเป็นงานที่ไม่ค่อยมีคุณค่าเท่าไหร่ (ทั้งในสายตาผมและในสายตาของหัวหน้า) ผมก็ไม่ถือว่างานเหล่านั้น “เป็นชิ้นเป็นอัน” อยู่ดี

และเท่าที่สังเกต ความไม่เป็นชิ้นเป็นอัน มักจะเกิดขึ้นเมื่อปัจจัยเหล่านี้เกิดพร้อมกัน (อาจจะบางส่วนหรือทั้งหมด)

– นอนไม่พอ
– สิ่งแรกที่ทำตอนถึงออฟฟิศคือเช็คเมล์หรือเปิดเฟซบุ๊ค
– ไม่เขียน To Do List ว่าวันนี้จะทำอะไร
– ไม่ตัดสินใจว่างานชิ้นไหนคืองานที่สำคัญที่สุดของวันนี้และต้องทำให้เสร็จ
– ทำงานจิ๊บจ๊อยเพื่อจะได้ไม่ต้องทำงานที่สำคัญและยากกว่า
– ทำงานสลับไปสลับมา
– โดนขัดจังหวะตลอดเวลา (จากการประชุม/คนมาหา/เมาธ์มอย)

ถ้าทั้งเจ็ดอย่างอย่างเกิดขึ้นพร้อมกัน ว้นนั้นจะเป็นวันที่ผมโคตร unproductive เลย

แต่ในทางกลับกัน ถ้า “พลิก” ทั้งเจ็ดข้อนี้ได้ วันนั้นก็จะเป็นวันที่เหนื่อยแต่รู้สึกดีสุดๆ เหมือนกัน

– พักผ่อนมาเพียงพอ
– ไม่เปิดเฟซบุ๊คจนกว่าจะทำงานชิ้นแรกเสร็จ (หรืออย่างน้อยวางแผนเสร็จ)
– วางแผนว่าวันนี้จะทำอะไรบ้าง
– รู้ว่าอะไรคืองานที่สำคัญที่สุดของวันนี้
– เอางานสำคัญที่สุดขึ้นมาทำก่อน (ก่อนที่จะโดนคนอื่นหรืองานอื่นเข้ามาแทรก)
– จดจ่อกับงานทีละชิ้น
– ไม่เข้าประชุมที่ไม่จำเป็นและ say no with an option เวลามีคนมาขอความช่วยเหลือในจังหวะที่เรายังไม่สะดวก

ถ้าทำได้ ถึงจะยุ่งเราก็ยุ่งอย่างสบายใจ และทำงานออกมาได้ดีครับ

—–

ขอบคุณภาพจาก Pexels.com

ขอบคุณข้อมูลจาก MindTools และ Educational Business Articles

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก See First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”