เชื่อว่าหลายคนคงรู้จักหนังสือ The Seven Habits of Highly Effective People

แต่ไม่แน่ใจว่าเคยอ่านกันมากน้อยแค่ไหน

หนึ่งในบทเรียนที่สำคัญที่สุดในหนังสือเล่มนี้คือเรื่อง 4 Quadrants ครับ

ลองหยิบกระดาษขึ้นมา วาดรูปสี่เหลี่ยมจตุรัสเกือบเต็มพื้นที่กระดาษ แบ่งสี่เหลี่ยมนั้นออกเป็นตารางสี่ช่อง แล้วเขียนคำว่า Important / Not Important  และ Urgent / Not Urgent กำกับ  เสร็จแล้วให้ตั้งชื่อแต่ละช่องว่า Q1, Q2, Q3, Q4

ก็จะได้ตารางประมาณนี้ครับ

สตีเฟ่น โควี่ย์ (Stephen R. Covey) ผู้เขียนหนังสือเล่มนี้กล่าวไว้ว่า กิจกรรมต่างๆ ในชีวิตคนเราแบ่งออกได้สี่แบบ

Q1 คือกิจกรรมที่สำคัญและเร่งด่วน (Urgent  and Important) เช่น ป่วยหนัก จ่ายบัตรเครดิต หรือเตรียมเอกสารสำหรับประชุมด่วนกับประธานบริษัท

Q2 คือกิจกรรมที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน (Important but Not Urgent) เช่น ออกกำลังกาย ออมเงิน พัฒนาคนในทีม

Q3 คือกิจกรรมที่ไม่สำคัญแต่เร่งด่วน (Urgent but Not Important) เช่น ดูหนังที่กำลังจะออกโรง มิดไนท์เซลส์ แฟนโทร.มา

Q4 คือกิจกรรมที่ไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน (Not Urgent and Not Important) เช่น เล่นเฟซบุ๊ค ตอบไลน์ เมาธ์มอย

พอใส่เป็นตาราง ก็จะได้ประมาณนี้ครับ (ขออนุญาตเป็นภาษาอังกฤษนะครับ)

ถ้าคุณเป็นหนึ่งในคนที่รู้สึกว่าใช้ชีวิตภายใต้ความกดดันตลอดเวลา มีงานที่ต้องส่งวันนี้ 5 ชิ้น และงานที่ควรจะส่งตั้งแต่เมื่อวานอีก 5 ชิ้น กลับบ้านสามสี่ทุ่มทุกวัน แสดงว่าคุณกำลังถูกขังอยู่ใน Q1 นะครับ คือทุกอย่างสำคัญ ทุกอย่างเร่งรีบไปหมด

ถ้าคุณรู้สึกว่าทำไมขยันแทบแย่ แต่การงานไม่ก้าวหน้าไปไหนซักที ก็อาจจะเป็นไปได้ว่าคุณใช้เวลากับงานประเภท Q3 มากเกินไป คือทำงานที่เร่งด่วน แต่จริงๆ แล้วมันไม่ค่อยสำคัญหรอก  เช่นเข้าประชุมที่ไม่ค่อยมีประโยชน์ ทำ report ที่ไม่มีคนอ่าน หรืออะไรทำนองนั้น งานเหล่านี้มีเงื่อนไขทางเวลา ว่าควรจะเสร็จเดี๋ยวนั้นเดี๋ยวนี้ แต่ไม่มีคุณค่าต่อองค์กรเท่าไหร่

และถ้าคุณรู้สึกว่า หมดไปหนึ่งวันแล้วงานยังไปไม่ถึงไหนเลย อาจเป็นไปได้ว่าคุณใช้เวลากับกิจกรรม Q4 มากเกินไปนะครับ (วันนี้คุณเล่นเฟซบุ๊คที่ออฟฟิศไปกี่นาที/ชั่วโมง?)

ก่อนจะอ่านต่อไป ขอทบทวนอีกครั้งนะครับว่า Q1, Q2, Q3, Q4 หมายความว่าอะไร จะได้อ่านได้ลื่นไหล ไม่ต้องวนกลับมาอ่านใหม่

• Q1 คือสำคัญและเร่งด่วน
• Q2 คือสำคัญและไม่เร่งด่วน
• Q3 คือไม่สำคัญแต่เร่งด่วน
• Q4 คือไม่สำคัญและไม่เร่งด่วน

กิจกรรมเดียวกัน คนหนึ่งอาจจะมองว่าอยู่ Q2 ขณะที่อีกคนอาจจะมองว่าอยู่ Q4 ก็ได้ เช่น การหยุดยาว บางคนมองว่าไม่ได้สำคัญมากนัก (Q4) ขณะที่บางคนวางแผนล่วงหน้าเป็นปีๆ เลยว่าจะไปเที่ยวที่ไหนบ้าง (Q2)

หรือผู้หญิงอาจจะมองว่าการไปช็อปปิ้งช่วงแกรนด์เซลส์เป็น Q1 ขณะที่ผู้ชายมองว่าเป็น Q4

ไม่มีอะไรผิด อะไรถูกครับ แล้วแต่ว่าเราจะให้ค่ากับอะไร

พร้อมแล้วนะครับ ผมจะได้คุยต่อถึงประโยคที่ผมถือว่าสำคัญที่สุดในหนังสือ Seven Habits ที่ขายไปแล้วกว่า 25 ล้านเล่มครับ

ประโยคที่ว่านี้คือ

ถ้าคุณอยากจะประสบความสำเร็จในชีวิต จงให้เวลากับกิจกรรม Q2 ให้มากที่สุด

เหตุผลที่เราควรจะโฟกัสกับกิจกรรม Q2 หรือสิ่งที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วนนั้นมีอยู่ 4 ข้อด้วยกันครับ

1. Q2 ช่วยป้องกันให้ไม่เกิด Q1 โดยส่วนใหญ่แล้ว Q1 จะเกิดขึ้นเพราะเราละเลย Q2  เช่นถ้าเราออกกำลังกายสม่ำเสมอ กินอาหารที่มีประโยชน์ พักผ่อนให้เพียงพอ (เป็น Q2 หมดเลย)  โอกาสที่จะป่วยหนักนั้นจะน้อยมาก   หรือบางอย่างมันเคยเป็น Q2 มาก่อน แต่ก็กลายเป็น Q1 เช่นถ้าเราได้บิลบัตรเครดิตแล้วไปจ่ายเสียแต่เนิ่นๆ ก็จะไม่มีปัญหา แต่ถ้าเรารอจนถึงวันที่มันที่ต้องจ่ายแล้ว มันจะกลายเป็น Q1 ทันที

2. กิจกรรม Q2 ให้ผลตอบแทนดีที่สุด (Highest return on investment) ถ้าเจ้านายสั่งให้คุณทำรายงานที่สำคัญมากๆ โดยให้เวลาคุณหนึ่งเดือน แต่คุณทำเสร็จภายในสองสัปดาห์ คุณจะโดดเด่นขึ้นมาทันที แต่ถ้าคุณชะล่าใจรอจนสัปดาห์สุดท้าย คุณก็ต้องมานั่งปั่นงาน ถ้าเสร็จทันเวลาก็เสมอตัว แต่ถ้าเสร็จช้าก็จะโดนเจ้านายเขม่น นั่นคืองาน Q1 นั้น อย่างมากก็ได้แค่เสมอตัวครับ  แต่ถ้าคุณเอาเวลาไปทำเรื่อง Q2 เช่นเรียนพิเศษภาษาอังกฤษ และฝึกด้วยการพูดตามหนังฝรั่งบ่อยๆ  ภาษาอังกฤษที่ดีขึ้นของคุณจะช่วยเปิดโอกาสให้คุณอีกมากมายในอนาคตนะครับ    ส่วน Q3 และ Q4 นั้น ผลตอบแทนน้อยมากหรือไม่มีเลย เพราะว่ามันไม่สำคัญ

3. กิจกรรม Q2 นั้นให้อิสรภาพกับคุณ หมายความว่า คุณมีสิทธิ์ที่จะกำหนดได้ว่าจะทำ Q2 เมื่อไหร่ ในขณะที่ Q1 นั้นไม่ให้สิทธิ์คุณเลือกเลย เพราะคุณโดนบังคับกลายๆ อยู่แล้วว่ามันต้องทำให้เสร็จ หากคุณมีกิจกรรม Q2 เยอะๆ  Q1 น้อยๆ ก็ย่อมจะไม่เครียดเพราะว่าเราจะรู้สึกว่าเราคอนโทรลชีวิตได้ครับ

4. กิจกรรม Q2 นั้นจะทำให้ Q3 และ Q4 ลดลง เพราะหนึ่งวันมีแค่ 24 ชั่วโมงเท่านั้น ถ้าเราใช้เวลาไปกับ Q1 และ Q2 (ซึ่งสำคัญทั้งคู่) ให้มาก เราก็จะมีเวลาให้ Q3 กับ Q4 น้อยลงไปโดยปริยาย อย่างเช่นตอนนี้ ผมเอาเวลามาลงกับการเขียนบล็อกชิ้นนี้ ทำให้ผมมีเวลาเล่นเฟซบุ๊คน้อยลง ซึ่งก็ถือว่าเป็นเรื่องดี เพราะผมก็อยากจะจำกัดเวลาเล่นเฟซบุ๊คอยู่แล้ว

ผมขอยกตัวอย่างกิจกรรม Q2 ในที่ทำงานนะครับ

• นัดคุยกับหัวหน้าเพื่อให้ฟีดแบ็คเกี่ยวกับงานของเรา (เช่นหัวหน้าให้งานเยอะเกินไป หรือให้งานที่ไม่ตรงกับจริตและทักษะ)
• จัดเวลาสัปดาห์ละหนึ่งชั่วโมงเพื่อพัฒนาขีดความสามารถในด้านที่เราสนใจ
• เก็บโต๊ะให้เรียบร้อย
• ทำความสะอาดเมล์บ๊อกซ์ (ไม่ให้เหลือเมล์ที่ยังไม่ได้อ่าน)
• วางแผนว่าสัปดาห์นี้ควรจะทำงานอะไรให้เสร็จบ้าง
• คิดโปรเจ็คที่จะมีผลบวกกับทีมในระยะยาว

ส่วนกิจกรรม Q2 ที่ไม่เกี่ยวกับงานก็เช่น

• เลิกเล่นมือถือหลังสี่ทุ่ม
• ฝึกสวดมนต์/ นั่งสมาธิ
• ชวนแฟน / เพื่อน ไปเที่ยวญี่ปุ่น
• ขอโทษแม่ที่วันก่อนพูดจาไม่ดีกับท่าน
• โทร.หาเพื่อนเก่า
• ทำความรู้จักกับคนที่เราชื่นชม
• ทำอะไรซักอย่างกับความฝันที่เราผัดวันประกันพรุ่งมานาน

พอจะมีไอเดียแล้วใช่มั้ยครับ?

การที่เราต้องโฟกัสที่ Q2 นั้นเพราะว่าถ้าเราไม่ให้ความสนใจกับมัน  Q2 จะโดน Q1 กับ Q4 กลืนกินครับ

ระหว่างวันเราต้องวิ่งวุ่นกับ Q1 พอหมดวัน เลยรู้สึกว่าต้องให้รางวัลกับตัวเองด้วยการทำกิจกรรม Q4 รู้ตัวอีกทีก็ดึกแล้ว เราจึงไม่ได้ทำ Q2 เลย ทั้งๆ ที่รู้อยู่แก่ใจว่ามันมีความหมายกับชีวิตเราแค่ไหน แต่เราไม่มีเวลาและไม่มีพลังเหลือแล้ว

เริ่มเสียตั้งแต่วันนี้นะครับ ลองหยิบกระดาษหรือเปิด Notes ในมือถือขึ้นมา แล้วลองเขียนดูซิว่า อะไรคือ Q2 ของคุณบ้าง (ส่วนใหญ่แล้วมันคือสิ่งที่คุณ “ว่าจะทำ” มาตั้งนานแล้ว แต่ยังไม่ได้ทำซะทีนั่นแหละ)

เมื่อคิดได้แล้ว ก็เริ่มได้เลยครับ หรือถ้าตอนนี้ดึกแล้ว ก็เริ่มทำพรุ่งนี้เช้าเป็นสิ่งแรกเลยก็ได้ เพราะเป็นตอนที่เรามีเวลาและมีพลังใจเหลือเฟือ

ให้เวลากับ Q2 แค่วันละ 5 นาทีก็ยังดีกว่าไม่ทำอะไรเลยครับ – One year from now, you will wish you had started today.

เมื่อเราทำ Q2 ติดจนเป็นนิสัย เราก็จะมีชีวิตที่มีคุณภาพมากขึ้นเรื่อยๆ

ไม่แน่นะครับ วันหนึ่งตาราง 4 Quadrants ของเราอาจจะหน้าตาเป็นอย่างนี้ก็ได้

นั่นคือ คุณจะได้ใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับสิ่งมีความหมายกับคุณจริงๆ โดยไม่มีใครมาบังคับและไม่มีเงื่อนไขด้านเวลา

ถ้าทำได้คงเจ๋งไปเลยเนอะ!