เมื่อวันอังคารที่ผ่านมาผมสอนวิชา Time Management แล้วเจอสไลด์หนึ่งที่ผมคิดว่าน่าจะเอามาเขียนลงบล็อกซะหน่อย

เป็นข้อคิดที่ได้มาจากการไปสัมภาษณ์ท็อด ชายชาวแคเนเดี้้ยนที่เป็นคนสำคัญในการก่อตั้งศูนย์ซอฟท์แวร์ของรอยเตอร์ที่เมืองไทยเมื่อสิบกว่าปีที่แล้ว และเคยเป็นหัวหน้าของหัวหน้าของหัวหน้าของผม ตอนที่ผมเข้าทำงานที่นี่ใหม่ๆ

ผมถามท็อดว่า มีคำแนะนำอะไรเกี่ยวกับ Time Management มั้ย

เค้าบอกว่าปัญหาเรื่องการจัดสรรเวลานั้น มักจะเกิดกับคนนิสัยดี – “Only nice people have problems with time management”

ส่วนคนนิสัยแย่ๆ ไม่ค่อยมีปัญหาเรื่องนี้หรอก – “Nasty people don’t have this problem – they just say “No” to everything!”

ท็อดบอกว่า คนไทยมักจะไม่ค่อยมีปากเสียงกับพวกฝรั่งเท่าไหร่ เขาขอหรือเขาสั่งอะไรมา เราก็เออออเซย์เยสไปเสียหมด

ซึ่งพอเซย์เยสบ่อยๆ เข้า ก็ย่อมนำมาสู่ปัญหางานล้นมือจนทำไม่ทัน

ดังนั้น ท็อดจึงบอกว่า เราควรจะหัดปฏิเสธให้เป็น แต่ต้องปฏิเสธอย่างมีศิลปะด้วย – “You have to learn to say no with an option”

แล้ว with an option นี่คือยังไงอ่ะ?

ท็อดก็อธิบายต่อว่า สมมติหัวหน้าเอางานชิ้นใหม่มาให้ แล้วถามเราว่าขอพรุ่งนี้ได้มั้ย

ถ้าเราตอบว่า “ได้ครับ” ก็อาจทำให้เราต้องอยู่ดึกเกินไปหรือส่งงานชิ้นอื่นไม่ทัน

หรือถ้าเราตอบว่า “ไม่ได้ครับ” ก็อาจจะทำให้หัวหน้ามองเราไม่ดี

ดังนั้นคำตอบที่น่าจะมีประโยชน์กว่าก็คือ “ถ้าส่งพรุ่งนี้เกรงว่างานจะออกมาไม่ดี ผมขอส่งวันมะรืนนี้แทนได้มั้ยครับ”

นี่คือการ Say No with an Option ซึ่งเป็นสิ่งที่พวกเราอาจจะไม่ค่อยได้ทำกัน

ตัวอย่างเพิ่มเติมสำหรับการ say no with an option ก็เช่น

“ผมจะขอแบ่งงานบางส่วนให้ต้อมทำได้รึเปล่าครับ จะได้แน่ใจว่าเสร็จทันตามกำหนด”

หรือ

“มีส่วนไหนที่หัวหน้าต้องการด่วนที่สุดครับ? ผมขอทำส่วนนั้นส่งให้หัวหน้าภายในพรุ่งนี้ ส่วนงานที่เหลือผมขอทยอยส่งให้ได้มั้ยครับ ช่วงนี้งานเดือดจริงๆ ครับ”

หรือ

“ถ้าเขียนเป็นรายงานทั้งเล่มพรุ่งนี้น่าจะลำบากครับ แต่ถ้าผมทำเฉพาะตัวเลขกับกราฟให้หัวหน้าไปใช้พรีเซ้นก่อน หัวหน้าโอเคมั้ยครับ”

หลักการก็คือ ถ้าเราไม่ไหว ก็อย่าไปตอบรับ แต่ก็ไม่ปฏิเสธอย่างไร้เยื่อใย แต่ควรจะคิดหาทางออกให้กับคนที่มาขอให้เราช่วยด้วย

อ้อ ส่วนใครที่เจอหัวหน้าที่ชอบสั่งงานกระชั้นๆ แล้วทุกอย่างเร่งด่วนและสำคัญไปหมด ท็อดก็บอกว่าเราควรจะถามหัวหน้ากลับว่า

“If it’s so important, why didn’t you tell me earlier?”

ถ้ามันสำคัญขนาดนั้น ทำไมหัวหน้าไม่บอกผมตั้งแต่เนิ่นๆ ล่ะฮะ?

แน่นอน วิธีพูดอย่างนี้ไม่สามารถใช้ได้กับหัวหน้าทุกคน แต่ผมเชื่อว่าเรามีวิธีพูดเป็นนัยๆ ด้วยรูปประโยคอื่น แต่ผมคงไม่สามารถยกประโยคตัวอย่างให้ได้ เพราะสภาพการทำงานของแต่ละที่ไม่เหมือนกัน

อ้อ ทักษะการ say no with an option นี่ไม่จำกัดเฉพาะตอนคุยกับหัวหน้าหรือคุยกับฝรั่งนะครับ เอาไว้คุยกับเพื่อนร่วมงานแผนกอื่นที่มาขอให้เราช่วยเหลือก็ได้เหมือนกัน

ลองแล้วได้ผลยังไงมาเล่าให้ฟังบ้างนะครับ

—–

ขอบคุณภาพจาก Pixabay.com

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก See First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”