วิธีจัดการอีเมลหลังกลับมาจากหยุดงานยาวๆ

กลุ่มเป้าหมายของบทความนี้คือพนักงานบริษัทที่ได้รับเมลวันละนับร้อยฉบับครับ

สมมติคุณลางานไปเที่ยวต่างประเทศมาซัก 2 สัปดาห์ กลับมาถึงที่ทำงานวันแรก คุณจะมีเมลนับพันฉบับแน่ๆ แค่นั่งอ่านเมลอย่างเดียวก็หมดวัน แค่คิดก็เครียดแล้ว!

วันนี้จะมาแชร์วิธีที่ผมการจัดการอีเมล์เมื่อต้องเจอสถานการณ์อย่างนี้ครับ

(ที่บริษัทผมใช้ Outlook เป็นโปรแกรมดูแลเมลนะครับ)

นั่งลงที่โต๊ะ หายใจเข้าลึกๆ หายใจออกยาวๆ
สร้าง Folder ขึ้นใหม่ จะตั้งชื่อว่าอะไรก็ได้ สมมติว่าชื่อ ToRead แล้วกัน
ย้ายเมล์ทุกฉบับจาก Inbox มาใส่โฟลเดอร์ ToRead
Sort by sender แล้วอ่านเมล์ของหัวหน้าเราทุกฉบับ เพื่อที่จะได้รู้ว่าหัวหน้าต้องการอะไรจากเราบ้าง
Sort by sender แล้วอ่านเมล์จากคนที่เราต้องทำงานใกล้ชิดด้วย
Sort by priority เพื่อที่จะดูว่าเมลที่ขึ้นธงว่า Important มีเรื่องอะไรบ้าง
จากนั้นก็เริ่มทำงานได้เลยครับ!
ส่วนเมล์อื่นๆ เราค่อยกลับมาอ่านทีหลัง โดยอาจจะกันเวลาไว้วันละ 15-30 นาทีเพื่อสิ่งนี้
โดยวิธีอ่านเมล์ที่ง่ายที่สุดคือให้ Sort by Subject ก่อน แล้วอ่านฉบับล่าสุดอันเดียวพอ ส่วนฉบับก่อนหน้านั้นก็ Mark as read ไปให้หมดครับ

ถ้าทำตามขั้นตอนด้านบน เราจะพร้อมทำงานตั้งแต่วันแรกที่กลับมาเลย เพราะเราได้เลือกอ่านเฉพาะเรื่องที่สำคัญที่สุด จากคนที่สำคัญที่สุดแล้ว

ส่วนเรื่องอื่นๆ คนที่ส่งก็ควรจะรู้อยู่แล้วว่าคุณลางานช่วงนี้ คงไม่ได้หวังให้คุณต้องทำงานอะไรหรอก แค่ส่งให้ไว้เป็นข้อมูลเฉยๆ แต่ถ้ามันมีเรื่องให้เราต้องทำจริงๆ เดี๋ยวเขาก็โทร.มาคุยกับเราเอง

ลองเอาไปใช้กันดูนะครับ

—–

ขอบคุณภาพจาก Pixabay.com

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก Show First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”