เหตุผลที่ Amazon ไม่ใช้ Powerpoint ในการประชุม

20150929_AmazonNoPowerpoint

เชื่อว่าผู้อ่าน Anontawong’s Musings ทุกคนน่าจะรู้จัก Amazon ร้านขายหนังสือออนไลน์ที่ใหญ่ที่สุดในโลก (และตอนนี้กำลังกลายร่างเป็น Everything Store คือขาย “สากกะเบือยันเรือรบ”)

ผู้ก่อตั้งอเมซอนคือ เจฟ เบโซส* (Jeff Bezos) ซึ่งได้ชื่อว่าเป็นห้วหน้าที่เป็นเผด็จการพอตัว เพราะทุกอย่างในอเมซอนต้องทำตามทิศทางของเขาทั้งหมด

สิ่งหนึ่งที่เจฟ เบซอสทำที่อเมซอนคือการ “แบน” Powerpoint ในห้องประชุม

เจฟให้เหตุผลว่า Powerpoint ทำให้ชีวิตของคนพรีเซ้นท์ง่าย แต่ทำให้ชีวิตของคนฟังยาก

เนื้อหาที่อยู่ในสไลด์มักจะมาเป็น bullet points ซึ่งบางทีก็อาจจะกว้างเกินไปหรือตกหล่นเนื้อหายิบย่อยที่มีความสำคัญ

การทำ Powerpoint มักจะทำให้เจ้าของเรื่องใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำสไลด์ให้สวยงาม แทนที่จะเอาเวลามานั่งคิดให้ละเอียดว่าต้องการนำเสนออะไร ดังคำพูดของเจฟที่ว่า

“Now we’ve got highly paid people sitting there formatting slides—spending hours formatting slides—because it’s more fun to do that than concentrate on what you’re going to say. . . . Millions of executives around the world are sitting there going, “Arial? Times Roman? Twenty-four point? Eighteen point?”

“สิ่งที่เกิดขึ้นก็คือพนักงานที่เราจ้างมาแพงๆ ใช้เวลาหลายชั่วโมงนั่งทำสไลด์ เพราะมันสนุกกว่ามานั่งใส่ใจว่าเขาควรจะพูดอะไร (และพูดอย่างไร) ผู้บริหารนับไม่ถ้วนจึงนั่งอยู่หน้าจอคอมแล้วถามตัวเองว่า “จะใช้ฟอนท์ Arial หรือ Times New Roman ดีนะ? จะใช้ฟอนท์ขนาด 24 pts หรือ 18 pts ดีนะ?”

ซึ่งผมก็เห็นด้วยจริงๆ ว่าการเปิดโอกาสให้ทำ Powerpoint มักจะทำให้คนที่ต้องพรีเซ้นท์ไม่ค่อยจะเตรียมตัวอะไรเท่าไหร่ เผลอๆ นั่งทำขึ้นมาก่อนเข้าประชุมนั่นแหละ

สิ่งที่เจฟสั่งให้พนักงานทุกคนในอเมซอนทำก็คือ แทนที่จะใช้สไลด์ คนที่เป็นเจ้าของเรื่องต้องเขียน Narrative Memo ความยาว 6 หน้าแทน

ผมไม่มีข้อมูลว่า Narrative Memo ที่ว่ามีเนื้อหาอย่างไรบ้าง แต่ถ้าให้เดาคงอารมณ์คล้ายๆ รายงาน ที่ต้องบอกรายละเอียดว่าจะนำเสนอเรื่องอะไร มีข้อดี ข้อเสียอย่างไร ทำไมถึงคุ้มที่จะทำโปรเจ็คนี้ ฯลฯ

และ Memo นี้จะได้รับการแจกในที่ประชุม และในช่วง 10-15 นาทีแรกของการประชุม ทุกคนจะนั่งอ่านรายงานนี้อย่างเงียบๆ

คนสัมภาษณ์ถามเจฟว่า ทำไมไม่ส่งรายงานให้อ่านก่อนเข้าประชุมไปเลย

“Time doesn’t come from nowhere. This way you know everyone has the time. The author gets the nice warm feeling of seeing their hard work being read.”

“เวลาไม่ได้หากันได้ง่ายๆ ถ้าเราให้ทุกคนอ่านพร้อมกันในห้องประชุมเราก็แน่ใจได้ว่าทุกคนมีเวลาอ่านแน่นอน แถมคนทำรายงานก็รู้สึกดีด้วยที่เห็นทุกคนนั่งอ่านรายงานที่ตัวเองทุ่มเทเขียนขึ้นมา”

เมื่อต้องมานั่งเขียน Memo ที่ทุกคนจะต้องอ่านและต้องใช้ในการถกเถียง คนที่เป็นเจ้าของเรื่องย่อมต้องใช้ความคิดและความตั้งใจมากกว่าการทำ Powerpoint ซึ่งนั่นก็จะทำให้ความคิดของเขาตกผลึกมากขึ้น และนำเสนอข้อมูลได้ครอบคลุมมากยิ่งขึ้น (โดยที่ความยาวไม่เกิน 6 หน้า)

อีกข้อดีหนึ่งของการทำ Memo ก็คือเราจะไม่เสียเวลากับคำถามที่ไม่จำเป็น

“If you have a traditional ppt presentation, executives interrupt. If you read the whole 6 page memo, on page 2 you have a question but on on page 4 that question is answered.”

“ถ้าคุณพรีเซ้นต์โดยใช้พาวเวอร์พอยท์ ผู้บริหารที่ฟังอยู่มักจะถามคำถามขัดจังหวะอยู่เรื่อยๆ แต่ถ้าคุณนั่งอ่านรายงานเงียบๆ ทั้ง 6 หน้า ตอนคุณอ่านถึงหน้า 2 คุณอาจจะมีคำถาม แต่พออ่านถึงหน้า 4 คุณก็จะได้คำตอบด้วยตัวคุณเอง”

—–

ผมยังไม่เคยได้ยินว่าองค์กรไหนนอกจากอเมซอนใช้วิธีการเขียน Narrative Memo ก่อนเข้าประชุมอย่างนี้นะครับ

(ยิ่งเมืองไทยยิ่งไม่ต้องพูดถึง บางที่ไม่มีวาระการประชุมด้วยซ้ำ)

แต่เห็นว่าเป็นคอนเซ็ปต์ที่น่าสนใจดีเลยอยากเอามาแชร์

ถ้าใครเอาไปลองใช้แล้วได้ผลยังไง กลับมาเล่าให้ฟังบ้างนะครับ

—–

* EDIT: 30 Sep 2015: ตอนแรกผมเขียนชื่อภาษาไทยของ Jeff Bezos ว่า เจฟ เบซอส แต่จริงๆ ควรจะเป็น เจฟ เบโซส มากกว่าครับ ขอบคุณคุณ Choopong Choosamer และ ussatlantis ที่ท้วงติงมาครับ

—–

ขอบคุณข้อมูลจาก Moving People To Action: AMAZON STAFF MEETINGS: “NO POWERPOINT,  Philantropy Daily: Jeff Bezos’ PowerPoint prohibition 

ขอบคุณภาพจาก Pexels.com

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก See First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่

เขียนรายงานการประชุมแบบคนรุ่นใหม่

20150816_MeetingMinutes

สวัสดีครับ

วันนี้จะมานำเสนอทางเลือกในการจดบันทึกการประชุมครับ

การเขียนรายงานการประชุมนี่ถือเป็นเรื่องที่น่าเบื่ออย่างหนึ่ง

แต่การอ่านรายงานการประชุมอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อยิ่งกว่า!

เพราะรายงานการประชุมที่เราเห็นๆ กันมักจะยืดยาวและเป็นทางการเอามากๆ ในขณะที่ตอนนี้พวกเราส่วนใหญ่ทำงานแบบส่งอีเมล์คุยกันแล้ว แต่รายงานการประชุมก็ยังยึดรูปแบบสมัยที่เรายังใช้กระดาษโรเนียวกันอยู่เลย

ผมลองกูเกิ้ลคำว่า “รายงานการประชุม” ก็เจอตัวอย่างจาก JobsDB ประมาณนี้:

ผู้ไม่มาประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่ได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งมิได้มาประชุม โดยระบุให้ทราบว่าเป็นผู้แทนจากหน่วยงานใด พร้อมทั้งเหตุผลที่ไม่สามารถมาประชุม ถ้าหากทราบด้วยก็ได้

ผู้เข้าร่วมประชุม ให้ลงชื่อหรือตำแหน่งของผู้ที่มิได้รับการแต่งตั้งเป็นคณะที่ประชุม ซึ่งได้เข้ามาร่วมประชุม และหน่วยงานที่สังกัด (ถ้ามี)

เริ่มประชุม ให้ลงเวลาที่เริ่มประชุม

ข้อความ ให้บันทึกข้อความที่ประชุม โดยปกติให้เริ่มด้วยประธานกล่าวเปิดประชุมและเรื่องที่ประชุมกับมติหรือข้อสรุปของที่ประชุมในแต่ละเรื่อง ประกอบด้วยหัวข้อ ดังนี้

วาระที่ 1 เรื่องที่ประธานแจ้งให้ที่ประชุมทราบ

วาระที่ 2 เรื่องรับรองรายงานการประชุม (กรณีเป็นการประชุมที่ไม่ใช่การประชุมครั้งแรก)

วาระที่ 3 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมทราบ

วาระที่ 4 เรื่องที่เสนอให้ที่ประชุมพิจารณา

วาระที่ 5 เรื่องอื่น ๆ (ถ้ามี)

เลิกประชุมเวลา ให้ลงเวลาที่เลิกประชุม

ผู้จดรายงานการประชุม ให้เลขานุการหรือผู้ซึ่งได้รับมอบหมายให้จดรายงานการประชุมลงลายมือชื่อ พร้อมทั้งพิมพ์ชื่อเต็มและนามสกุล ไว้ใต้ลายมือชื่อในรายงานการประชุมครั้งนั้นด้วย

—–

วิธีการจดการประชุมแบบนี้ดูครบถ้วนก็จริง แต่คำถามคือมันจำเป็นแค่ไหนสำหรับการทำงานในยุคนี้

จำเป็นหรือไม่ที่ต้องระบุว่าใครมาหรือไม่มาประชุมบ้าง (ถ้าการประชุมเกิดขึ้นได้แสดงว่าคนที่สำคัญมาเพียงพอที่จะให้การประชุมเดินหน้าอยู่แล้ว)

เวลาเริ่ม/เลิกประชุม ก็ไม่มีนัยยะอันใด และถ้าเราใช้โปรแกรมพวก Outlook ซึ่งระบุเวลาเริ่มและเลิกอยู่แล้ว ก็ยิ่งไม่จำเป็นต้องใส่ไว้ในนี้

ผู้จดรายงานการประชุมก็ไม่ต้องใส่ เพราะมักจะเป็นคนเดิม และเป็นคนที่ส่งเมล์รายงานการประชุมอยู่แล้วเช่นกัน

ส่วนการบันทึกรายงานการประชุมเป็นวาระๆ ไปนั้น ในแง่หนึ่งก็ดูครบถ้วนดี แต่มันอาจจะไม่ใช่วิธีที่ดีที่สุดที่จะช่วยให้คนที่อ่านรายงานรู้ว่าต้องทำอะไรบ้าง

เพราะการจดรายงานการประชุมมันยืดยาวและไม่มีใครอยากอ่าน คนจดก็เลยไม่ค่อยจะอยากเขียนตามไปด้วย

การเขียนรายงานการประชุมสำหรับองค์กรยุคใหม่จึงควรเป็นกันเอง กระชับ และนำไปใช้ประโยชน์ต่อได้จริงๆ


รายงานการประชุมแบบคนรุ่นใหม่ที่ผมจะมานำเสนอ ผมได้มาจากฟิลลิป คนที่เล่าเรื่องนิทานปั้นหม้อให้อ่านในบล็อกของบริษัทครับ

ฟิลิปบอกว่าการประชุมมีจุดประสงค์อยู่แค่สามอย่าง คือ

1. Getting in sync about a particular topic แลกเปลี่ยนข้อมูลเพื่อให้ทุกคนมีความเข้าใจที่ตรงกัน

2. Collaborative brainstorming ช่วยกันระดมสมอง

3. Making Decisions ตัดสินใจร่วมกันว่าจะเอายังไงกันต่อ

ดังนั้น รายงานการประชุมจึงควรจะมีสามอย่างนี้

1. Insights (“ah-ha” moments for the participants) ข้อมูลหรือแนวทางสำคัญๆ ที่เกิดจากการพูดคุยกันในที่ประชุม

2. Decisions – สิ่งที่ที่ประชุมตัดสินใจร่วมกัน

3. Action Items – สิ่งที่แต่ละคนต้องทำหลังจากประชุมเสร็จ

ฟิลิปยังเสนออีกเรื่องหนึ่งที่น่าสนใจ คือเราควรจะทำรายงานการประชุมแบบ Realtime ไปเลย โดยอาจจะใช้ Google Docs และฉายขึ้นโปรเจคเตอร์ให้ทุกคนเห็น (หรือส่งลิงค์ให้ทุกคนที่ประชุมเปิดจาก laptop ของตัวเอง)

คนจดรายงานการประชุมก็พิมพ์ไป แต่เป็นหน้าที่ของทุกคนที่จะบอกคนจดรายงานว่า อ๊ะ ตรงนี้ควรจดนะเพราะมันเป็น Insights / Decisions / Action items จะได้ไม่มีอะไรตกหล่น

สมมติว่าผมเป็นคนจดรายงานการประชุมการจัดงานเลี้ยงบริษัท ก็จะได้ Meeting Minutes ประมาณนี้

Annual Party Committee Meeting Minutes
Thursday, 13 August 2015 11:00 a.m.-12:00 p.m.

Insights

  • We could use the hotel foyer for free of charge
  • At the last party, two buckets of beer were not used
  • The proposed schedule is too tight and should be adjusted
  • 500 people have signed up so far

Decisions

  • We will arrange some activities for the staff waiting at the foyer before the party starts
  • We will re-calculate the number of drinks to be ordered
  • We will take one or two activities out of the schedule to make it lighter
  • The proposed lucky draw prizes are good to go

Action Items

  • Rut to adjust the schedule
  • Rut to send out a reminder for staff to sign up for the party
  • Rut to schedule another meeting with an extended team in two weeks
  • Mo to work with First on the sound system quotation & invoice
  • Kan to get approval on the final budget
  • Kan to ensure we get most of lucky draw items by the end of August

เท่านี้ รายงานการประชุมก็จะกระชับ เข้าใจง่าย และทุกคนที่เข้าร่วมประชุมก็จะรู้ว่าต้องทำอะไรบ้างครับ


UPDATE: 25 Aug 2017: เขียนรายงานการประชุมแบบคนรุ่นใหม่ เป็นหนึ่งในหลายเทคนิคที่ผมกล่าวถึงในหนังสือ “Thank God It’s Monday ขอบคุณโลกนี้ที่มีงานประจำ” หนังสือเล่มแรกของผม หาซื้อได้ที่ซีเอ็ด นายอินทร์ คิโนะคุนิยะ เอเชียบุุ๊คส์ บีทูเอส และศูนย์หนังสือจุฬาครับ bit.ly/tgimannounce

BookAdvertise

ขอบคุณภาพจาก Pixabay.com

ขอบคุณตัวอย่างรายงานการประชุมจาก JobsDB

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก Show First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่

สิ่งแรกที่ผมทำทุกเช้าวันจันทร์ (สมัยเป็นหัวหน้า)

20150726_FirstThingOnMonday

วันนี้ขอเล่าประสบการณ์สมัยทำงานทีมซัพพอร์ตอีกเรื่องหนึ่งนะครับ

ทีมผมมีกันอยู่ทั้งหมด 8 คน

ทุกเช้าวันจันทร์ สิ่งที่ผมจะทำเป็นอย่างแรกคือคุยกับทุกคนแบบตัวต่อตัว

โดยผมจะเข้าไปนั่งรอในห้องประชุม แล้วเพื่อนในทีมก็จะผลัดกันเข้าไปในห้อง โดยเรียงตามลำดับตัวอักษรของชื่อแรกในภาษาอังกฤษ

สิ่งที่เราจะคุยกันคือดูว่าสัปดาห์ที่แล้วทำอะไรเสร็จบ้าง และสัปดาห์นี้จะทำอะไรบ้าง ถ้าเห็นว่าเขางานเยอะ เราก็จะคุยกันว่าควรจะทำอะไรก่อนหลังเพื่อให้โดยภาพรวมแล้วเกิดประโยชน์สูงสุด

ผมยังใช้โอกาสนี้ในการชมเชยและแนะนำเรื่องราวที่ต้องปรับปรุงด้วย เช่นถ้าสัปดาห์ที่แล้วทำงานออกมาดี ผมก็จะมาพูดในห้องนี้ หรือถ้าผมเห็นว่ามีอะไรที่เขาทำลงไปแล้วอาจไม่ค่อยถูกต้องนัก ผมก็จะมาบอกเพื่อนร่วมทีมตอนคุยกับแบบหนึ่งต่อหนึ่งนี้เช่นกัน

การคุยทั้งหมดนี้ ส่วนใหญ่ใช้เวลาไม่เกิน 10 นาที โดยเฉพาะกับเพื่อนร่วมทีมที่ประสบการณ์สูงและมีความเป็นผู้ใหญ่อยู่แล้ว

เมื่อคุยเสร็จ คนๆ นั้นก็จะกลับไปนั่งทำงาน คนถัดไปก็จะรู้ตัวแล้วเดินมาหาผมที่ห้อง

การคุยแบบตัวต่อตัวแบบสั้นๆ จะมีจุดหนึ่งที่ผมไม่ชอบก็คือการที่ทุกคนต้องเดินเข้ามาหาผมราวกับนักเรียนเข้ามาพบคุณครู

ตอนแรกผมเองคิดจะใช้วิธีเดินไปคุยที่โต๊ะของเขาเลยเพื่อความเป็นกันเอง แต่วิธีนี้ก็มีจุดอ่อนตรงที่ไม่มีความเป็นส่วนตัว จนอาจจะทำให้พูดเรื่องบางเรื่องไม่ได้ สุดท้ายก็เลยต้องใช้วิธีนั่งรอในห้องประชุมนี่แหละ

ผมชอบการคุยเช้าวันจันทร์มาก เพราะมันเปิดโอกาสให้ผมได้รู้ว่าทุกคนในทีมกำลังทำอะไรอยู่บ้าง และกำลังจัดเรียงลำดับความสำคัญของงานสอดคล้องกับสิ่งที่ผมและเจ้านายของผมตั้งใจจะให้เป็นรึเปล่า

นอกจากนี้ การคุยด้วยวิธีนี้ยังเปิดโอกาสให้ผมได้ให้ฟีดแบ็คสดๆ ร้อนๆ เพราะเรื่องราวทั้งหมดที่เราจะคุยกันเพิ่งจะเกิดขึ้นไปไม่เกินหนึ่งสัปดาห์ ทำให้ทุกอย่างยังชัดเจนอยู่ในความทรงจำของผมและเพื่อนร่วมทีม

เมื่อผมคุยครบทุกคนแล้ว ผมก็จะรู้แล้วว่าสิ่งที่ผมต้องให้ความสำคัญในสัปดาห์นี้คืออะไร ช่วยให้ตัวเองได้วางแผนสัปดาห์นี้ไปด้วยในตัว

ใครที่เป็นหัวหน้าทีมและมีลูกน้องไม่เยอะมาก จะลองเอาวิธีนี้ไปใช้ดูก็ได้นะครับ

—–

ขอบคุณภาพจาก Pexels.com

ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่

อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ Archives

อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings