เชื่อว่าผู้อ่าน Anontawong’s Musings ทุกคนน่าจะรู้จัก Amazon ร้านขายหนังสือออนไลน์ที่ใหญ่ที่สุดในโลก (และตอนนี้กำลังกลายร่างเป็น Everything Store คือขาย “สากกะเบือยันเรือรบ”)
ผู้ก่อตั้งแอมะซอนคือ เจฟ เบโซส (Jeff Bezos) ซึ่งได้ชื่อว่าเป็นห้วหน้าที่เป็นเผด็จการพอตัว เพราะทุกอย่างในแอมะซอนต้องทำตามทิศทางของเขาทั้งหมด
สิ่งหนึ่งที่เจฟ เบโซสทำที่แอมะซอนคือการ “แบน” PowerPoint ในห้องประชุม
เจฟให้เหตุผลว่า PowerPoint ทำให้ชีวิตของคนพรีเซ้นท์ง่าย แต่ทำให้ชีวิตของคนฟังยาก
เนื้อหาที่อยู่ในสไลด์มักจะมาเป็น bullet points ซึ่งบางทีก็อาจจะกว้างเกินไปหรือตกหล่นเนื้อหายิบย่อยที่มีความสำคัญ
การทำ PowerPoint มักจะทำให้เจ้าของเรื่องใช้เวลาส่วนใหญ่ไปกับการทำสไลด์ให้สวยงาม แทนที่จะเอาเวลามานั่งคิดให้ละเอียดว่าต้องการนำเสนออะไร ดังคำพูดของเจฟที่ว่า
“Now we’ve got highly paid people sitting there formatting slides—spending hours formatting slides—because it’s more fun to do that than concentrate on what you’re going to say. . . . Millions of executives around the world are sitting there going, “Arial? Times Roman? Twenty-four point? Eighteen point?”
“สิ่งที่เกิดขึ้นก็คือพนักงานที่เราจ้างมาแพงๆ ใช้เวลาหลายชั่วโมงนั่งทำสไลด์ เพราะมันสนุกกว่ามานั่งใส่ใจว่าเขาควรจะพูดอะไร (และพูดอย่างไร) ผู้บริหารนับไม่ถ้วนจึงนั่งอยู่หน้าจอคอมแล้วถามตัวเองว่า “จะใช้ฟอนท์ Arial หรือ Times New Roman ดีนะ? จะใช้ฟอนท์ขนาด 24 pts หรือ 18 pts ดีนะ?”
ซึ่งผมก็เห็นด้วยจริงๆ ว่าการเปิดโอกาสให้ทำ PowerPoint มักจะทำให้คนที่ต้องพรีเซ้นท์ไม่ค่อยจะเตรียมตัวอะไรเท่าไหร่ เผลอๆ นั่งทำขึ้นมาก่อนเข้าประชุมนั่นแหละ
สิ่งที่เจฟสั่งให้พนักงานทุกคนในแอมะซอนทำก็คือ แทนที่จะใช้สไลด์ คนที่เป็นเจ้าของเรื่องต้องเขียน Narrative Memo ความยาว 6 หน้าแทน
ผมไม่มีข้อมูลว่า Narrative Memo ที่ว่ามีเนื้อหาอย่างไรบ้าง แต่ถ้าให้เดาคงอารมณ์คล้ายๆ รายงาน ที่ต้องบอกรายละเอียดว่าจะนำเสนอเรื่องอะไร มีข้อดี ข้อเสียอย่างไร ทำไมถึงคุ้มที่จะทำโปรเจ็คนี้ ฯลฯ
และ Memo นี้จะได้รับการแจกในที่ประชุม และในช่วง 10-15 นาทีแรกของการประชุม ทุกคนจะนั่งอ่านรายงานนี้อย่างเงียบๆ
คนสัมภาษณ์ถามเจฟว่า ทำไมไม่ส่งรายงานให้อ่านก่อนเข้าประชุมไปเลย
“Time doesn’t come from nowhere. This way you know everyone has the time. The author gets the nice warm feeling of seeing their hard work being read.”
“เวลาไม่ได้หากันได้ง่ายๆ ถ้าเราให้ทุกคนอ่านพร้อมกันในห้องประชุมเราก็แน่ใจได้ว่าทุกคนมีเวลาอ่านแน่นอน แถมคนทำรายงานก็รู้สึกดีด้วยที่เห็นทุกคนนั่งอ่านรายงานที่ตัวเองทุ่มเทเขียนขึ้นมา”
เมื่อต้องมานั่งเขียน Memo ที่ทุกคนจะต้องอ่านและต้องใช้ในการถกเถียง คนที่เป็นเจ้าของเรื่องย่อมต้องใช้ความคิดและความตั้งใจมากกว่าการทำ PowerPoint ซึ่งนั่นก็จะทำให้ความคิดของเขาตกผลึกมากขึ้น และนำเสนอข้อมูลได้ครอบคลุมมากยิ่งขึ้น (โดยที่ความยาวไม่เกิน 6 หน้า)
อีกข้อดีหนึ่งของการทำ Memo ก็คือเราจะไม่เสียเวลากับคำถามที่ไม่จำเป็น
“If you have a traditional ppt presentation, executives interrupt. If you read the whole 6 page memo, on page 2 you have a question but on on page 4 that question is answered.”
“ถ้าคุณพรีเซ้นต์โดยใช้พาวเวอร์พอยท์ ผู้บริหารที่ฟังอยู่มักจะถามคำถามขัดจังหวะอยู่เรื่อยๆ แต่ถ้าคุณนั่งอ่านรายงานเงียบๆ ทั้ง 6 หน้า ตอนคุณอ่านถึงหน้า 2 คุณอาจจะมีคำถาม แต่พออ่านถึงหน้า 4 คุณก็จะได้คำตอบด้วยตัวคุณเอง”
—–
ผมยังไม่เคยได้ยินว่าองค์กรไหนนอกจากแอมะซอนใช้วิธีการเขียน Narrative Memo ก่อนเข้าประชุมอย่างนี้นะครับ
(ยิ่งเมืองไทยยิ่งไม่ต้องพูดถึง บางที่ไม่มีวาระการประชุมด้วยซ้ำ)
แต่เห็นว่าเป็นคอนเซ็ปต์ที่น่าสนใจดีเลยอยากเอามาแชร์
ถ้าใครเอาไปลองใช้แล้วได้ผลยังไง กลับมาเล่าให้ฟังบ้างนะครับ
—–
* EDIT: 30 Sep 2015: ตอนแรกผมเขียนชื่อภาษาไทยของ Jeff Bezos ว่า เจฟ เบซอส แต่จริงๆ ควรจะเป็น เจฟ เบโซส มากกว่าครับ ขอบคุณคุณ Choopong Choosamer และ ussatlantis ที่ท้วงติงมาครับ
—–
ขอบคุณข้อมูลจาก Moving People To Action: AMAZON STAFF MEETINGS: “NO POWERPOINT, Philantropy Daily: Jeff Bezos’ PowerPoint prohibition
ขอบคุณภาพจาก Pexels.com
อ่านตอนเก่าๆ ได้ที่ https://anontawong.com/archives/
อ่านตอนใหม่ๆ ได้ทุกวันที่ Facebook Page Anontawong’s Musings (ถ้ากด Get Notifications ใต้ปุ่ม Like หรือเลือก See First ใต้ปุ่ม Following ก็จะไม่พลาดตอนใหม่ครับ)
ดาวน์โหลดอีบุ๊ค “เกิดใหม่”
Anontawong's Musings 